Формы РКМ в гособоронзаказе

Что такое формы РКМ

Документы, согласно Постановлению Правительства от 2 декабря 2017 г. № 1465, должен подготовить исполнитель ГОЗ. С их помощью осуществляется государственный контроль за ценами на товары и услуги для целей ГОЗ. РКМ включают в себя 23 формы, соответствующие шаблонам, представленным в Приказе ФАС России № 995/22 от 16.12.2022.

Заполнять все 23 формы, как правило, нет необходимости. Список РКМ определяется в зависимости от вида и способа образования цены.

Наиболее часто требуется заполнение следующих РКМ:

• № 1 (1д) — протокол цены единицы продукции;
• № 2 (2д) — плановая калькуляция затрат;
• № 3 (3д) — отчетная калькуляция затрат;
• № 4 (4д) — детализация затрат на сырье и материалы.

Индекс «Д» добавляется к номеру, если технологический цикл производства превышает один год, либо в случае, когда год окончания работ не совпадает с годом их начала. Индекс «А» или «Ад» говорит о том, что для формирования цены используется аналоговый подход.

С 2024 года, после вступления в силу Постановление Правительства РФ № 947, к составлению РКМ применяются более строгие правила. В частности, в Постановлении уточняется метод определения ориентировочной или фиксированной цены на продукцию, порядок индексации цен, сроки рассмотрения госзаказчиком представленных документов и проверки цен, действия в случае согласия и несогласия с ценой. Указано, что при предоставлении РКМ в электронном виде с подписью УКЭП их дублирование на бумажном носителе не требуется.

Кто обязан заполнять формы РКМ

Кратко рассмотрим, как осуществляется работа по гособоронзаказу. Исполнителем ГОЗ может стать любой легальный участник рынка, если его продукция или деятельность востребована для целей ГОЗ. Головной исполнитель может привлекать подрядчиков и субподрядчиков, тем самым формируя кооперацию по ГОЗ. Полную ответственность за выполнение контракта и координацию работ несет головной исполнитель. Однако подрядчики, так же, как и он, обязаны заполнять и представлять РКМ: приказ № 995/22 является обязательным для соблюдения всеми организациями, задействованными в исполнении ГОЗ. В соответствии с п.17 ч.2 ст. 8 275-ФЗ, каждый исполнитель ГОЗ обязан по запросу заказчика или головного исполнителя передать ему пакет документов, в который входят, помимо прочего, РКМ.

Заключение контракта на ГОЗ является обязательным для компаний, занимающих доминирующее положение в соответствии со ст.14 275-ФЗ и включенных в реестр единственных поставщиков или являющихся единственным производителем искомой продукции. Условие обязательности сохраняется, если такие предприятия не имеют обоснованных экономических или технологических причин для отказа в заключении контракта. Все они должны заполнять формы РКМ, даже если это не прописано в контракте: заказчик может запросить их в любом случае. Все остальные компании имеют право отказаться от выполнения ГОЗ и, соответственно, не заполнять РКМ.

Откуда брать данные для заполнения

В РКМ отражаются как плановые, так и фактические данные о затратах на ГОЗ.

Основными источниками информации для заполнения РКМ являются:

• протокол;
• договоры;
• первичные документы по закупке ТМЦ;
• карточки счетов;
• оборотно-сальдовые ведомости;
• сведения о ФОТ;
• расчетно-платежные ведомости;
• РКД на продукцию;
• данные о трудоемкости;
• данные об отгруженных ТМЦ, произведенных работах или оказанных услугах.

Обычно эти данные хранятся в учетных системах предприятия — бухгалтерских и/или производственных, а также в специализированных справочниках. От того, насколько скрупулезно и своевременно ведется учет, зависит правильность заполнения данных. Если при вводе данных в систему допущены ошибки, и такая информация попадает в РКМ, это может привести не только к отказу в принятии документов, но и к административной и даже уголовной ответственности. Поэтому перед заполнением РКМ необходимо провести тщательную проверку данных. Ответственным за заполнение и проверку РКМ часто назначают одного из сотрудников отдела кадров, ИТ-подразделения или службы безопасности.

Все первичные документы, на основании которых заполняются РКМ, необходимо приложить к ним. В ином случае затраты будут считаться неподтвержденными и могут быть не возмещены исполнителю.

Ошибки при заполнении и их последствия

Наша практика показывает, что чаще всего при заполнении РКМ исполнители допускают следующие ошибки:

• Отсутствие отдельных реквизитов.
• Некорректное указание затрат планового и фактического периода.
• Отсутствие взаимосвязанности данных в формах — особенно это касается форм №№ 11, 12, 21, 23.
• Некорректное наименование продукции.
• Несовпадение наименования и требований к продукции с указанными в документах, имеющих отношение к контракту.
• Некорректное заполнение данных по производственной программе.
• Ошибки в группировке и распределении затрат между статьями.
• Избыточное заполнение граф цен в протоколе в то время, как последняя строка предназначена для заполнения заказчиком.
• Отсутствие проверки соответствия прибыли плановой калькуляцией.
• Не вычитание возвратных отходов.
• Не указание дополнительной зарплаты, премий.
• Привязка зарплаты к ФИО, а не к должности.

Ошибки связаны с невнимательностью, отсутствием искомых данных в исходных документах или непониманием правил заполнения РКМ. Ошибки могут исказить итоговый расчет. Они чреваты не только затягиванием сроков согласования контракта и необходимостью заново проверять данные, заполнять и предъявлять формы. Заказчик может отказать в заключении контракта или обосновании цен даже на уже выполненные работы.

Также нужно иметь в виду, что за нарушение условий контракта предусмотрены штрафы, а в некоторых случаях и уголовная ответственность. Например, за непредставление или несвоевременное предоставление РКМ полагается штраф для должностных лиц от 30 тыс.руб. до 50 тыс.руб., для организаций — от 300 тыс.руб. до 500 тыс.руб. А если ошибки в РКМ привели к нарушению условий госконтракта и это повлекло к причинению РФ ущерба в сумме, превышающей 5 млн рублей или 5% от цены контракта, то должностное лицо может быть лишено свободы на срок от пяти до десяти лет согласно ч.2 ст.201.2 УК РФ.

Практические рекомендации по заполнению форм

При заполнении форм РКМ нужно последовательно совершить следующие шаги:

1. Сбор данных из учетных систем и других источников.
2. Проверка соответствия собранных данных утвержденным требованиям ГОЗ.
3. Заполнение протокола информацией о заказчике и исполнителе, основаниями для заключения контракта, сроке его действия, методе определения цены и др.
4. Выполнение плановой и отчетной калькуляции, если цена на продукцию сформирована затратным методом.
5. Заполнение данных о материалах, полуфабрикатах, ПКИ, транспортно-заготовительных расходах.
6. Заполнение данных об основной зарплате — повременной и сдельной.
7. Отражение общепроизводственных и общехозяйственных расходов.
8. Указание прочих расходов: внепроизводственных, командировочных, пусковых, на спецоборудование и спецоснастку и др.
9. Отражение процента рентабельности по каждой статье калькуляции.
10. Расчет трудоемкости.

В процессе заполнения РКМ обязательно нужно проверять данные на наличие ошибок и отклонений от требований. Желательно это сделать еще раз после того, как все формы заполнены. Заполнение и проверка РКМ — это кропотливая работа, требующая высокого уровня усидчивости и внимательности. Для ее упрощения и ускорения разработаны специализированные программные продукты. Рассмотрим их функционал на примере решения «Бит.ГОЗ».

В частности, в документе «Плановая калькуляция» консолидируются данные о затратах с детализацией. Указанные в нем сведения можно использовать в связанных формах. Печатная форма формируется согласно установленному образцу.

В документе «Расшифровка затрат на основную заработную плату (Форма 9)» можно рассчитать трудоемкость изготовления продукции, стоимостные характеристики в базовом периоде, планируемые затраты на основную зарплату. Исходя из итогового значения планируемых затрат осуществляется плановая калькуляция в форме 2.

В документе «Расшифровка затрат на приобретение сырья, материалов и вспомогательных материалов» регистрируются абсолютные и стоимостные показатели базового периода при сохранении связей с документами‑основаниями, если они созданы в учетной системе. При расчете плановых затрат на сырье и материалы применяются индексы цен в соответствии с характеристиками номенклатуры. Затем осуществляется формирование комплекта документов-оснований.

«Бит.ГОЗ» поставляется в трех версиях:

• отдельная программа без интеграций, позволяющая заполнять формы РКМ вручную;
• отдельная программа, содержащая инструменты интеграции с «1С:Бухгалтерией», «1С:Комплексной автоматизацией» и «1С:ERP», и включающая функционал для автоматического заполнения форм РКМ;
• расширение для «1С:Бухгалтерии» с автоматическим заполнением форм РКМ.

«Бит.ГОЗ» обеспечивает безопасное хранение конфиденциальных данных и поддерживает раздельный учет ГОЗ в 1С по нормам законодательства. Возможно создание локализованной настройки механизмов импорта данных из учетных систем и других источников. При интеграции «Бит.ГОЗ» с учетной системой подготовка РКМ значительно облегчается: подтверждающие документы хранятся в электронном виде, данные из них поступают в «Бит.ГОЗ» и заполнение форм происходит автоматически.

Заключение

Внедрение специализированного решения для управления гособоронзаказами позволяет снизить трудозатраты на заполнение РКМ и избежать ошибок. Вам не придется самостоятельно разбираться, как заполнять каждую из форм, где брать данные, как обеспечивать соответствие форм нормативным требованиям и соблюдать оговоренные в контракте сроки. Специалисты компании «Первый Бит» не только внедрят систему автоматизации под ключ, но и при необходимости возьмут на себя подготовку комплекта РКМ на продукт, услугу, серийное изделие, этап НИОКР с индексом «д» или без него. Также мы разработаем пояснительную записку к каждому комплекту документов. Вы можете полностью делегировать нам все процессы по составлению РКМ и сосредоточиться на основной работе по ГОЗ.