Сопровождение решений 1С и оптимизация бизнес-процессов для улучшения эффективности работы организаций

Содержание

Что такое сопровождение решений 1С?

Сопровождение включает в себя четыре направления деятельности:

• профилактические мероприятия – своевременное обновление программного обеспечения, тестирование и анализ функционирования системы с последующей корректировкой настроек для предотвращения возможных сбоев;
• реагирование на обращения – фиксация багов и неполадок при подключении и интеграции, доработка функционала;
• консалтинг – организация группового или индивидуального обучения сотрудников, проведение общих и узконаправленных консультаций;
• выполнение любых задач, поставленных руководством компании – настройки систем и интеграций, закрытие периода, выполнение резервного копирования, подключение оборудования и т.д.

Сопровождение осуществляется в соответствии с условиями подписанного договора. В нем указываются сроки реагирования на обращения и выполнения работ, формат и стоимость сопровождения в зависимости от сложности задачи, количества привлекаемых к ее решению специалистов и их квалификации и т.п.

Оптимизация бизнес-процессов компании в рамках сопровождения 1С

После оформления договора на сопровождение с вашей компанией сотрудничают выделенные специалисты, имеющие обширный и релевантный опыт работы с конфигурациями 1С и знающие отраслевую специфику. Их задача не ограничивается откликами на обращения сотрудников. Они изучают бизнес-процессы компании, чтобы лучше понять специфику деятельности и нюансы ее организации. Это помогает быстрее и эффективнее решать поставленные в рамках сопровождения задачи. В процессе проведения аудита бизнес-процессов специалисты выявляют проблемы и узкие места, которые можно оптимизировать.

Часто оптимизация может быть достигнута путем повышения производительности системы – например, за счет изменения настроек, рефакторинга кода и деактивации ненужных компонентов. Также оптимизации способствует подключение расширений и интеграций, своевременные обновления, повышение уровня безопасности. Если необходима комплексная оптимизация, аналитики проделывают работу по описанию бизнес-процессов в текущем состоянии AS IS и моделированию их целевого состояния TO BE, а затем согласовывается план работ по приведению текущей ситуации в соответствие заданным целям. Внедрение новой функциональности – тоже один из способов оптимизации.

Как качественное сопровождение улучшает эффективность работы

Когда вы передаете сопровождение решений 1С на аутсорсинг, вы снимаете с себя большой пласт работ и делегируете ответственность за работоспособность ИТ-инфраструктуры внешним специалистам. Поговорим подробнее о том, какую пользу приносит сопровождение для различных аспектов деятельности компании.

Своевременное реагирование на изменения: как поддержка помогает быстро адаптироваться к изменениям

Некоторые конфигурации 1С обновляются часто. Это связано с изменением норм законодательства, влияющих на функциональность решения, а также с появлением новых технологий и тенденций, позволяющих повысить эффективность работы. Однако не все обновления необходимо сразу устанавливать: некоторые из них не актуальны для конкретной компании. К тому же обновления могут быть «сырыми» и в ряде случаев желательно промониторить обратную связь от других пользователей, чтобы не тратить время на установку неудачного релиза. Специалисты проанализируют необходимость установки обновления и выполнят его сразу или по истечение бета-тестирования, либо аргументированно откажутся от него.

Если обновления, направленные на модернизацию системы, анонсируются заранее и могут быть запланированы, то обновления, связанные с исправлением багов, публикуются в экстренном порядке. Иногда их нужно установить максимально оперативно, и в рамках технического сопровождения специалисты обеспечивают это.

Мониторинг и анализ данных: использование аналитических инструментов для повышения эффективности

В команде технического сопровождения работает хотя бы один аналитик. Он, используя современные технологии – ИИ, машинное обучение, BI-системы и другие аналитические инструменты – собирает данные о реализации бизнес-процессов компании и анализирует их. Для презентации результатов анализа руководству или техническим специалистам компании используются наглядные дашборды и визуализации, демонстрирующие данные в требуемых разрезах.

Мониторинг и анализ показывают явные и неочевидные ошибки в работе системы, выявляют недостоверные данные, определяют неэффективные алгоритмы действий.

Автоматизация рутинных задач: как сопровождение позволяет фокусироваться на более важных аспектах

Внешние специалисты технической поддержки могут взять на себя выполнение рутинных задач, которые на текущем этапе невозможно полностью автоматизировать. К таким задачам относятся и обращения сотрудников, подразумевающие помощь им в настройках и пользовании системой, и другие процедуры, например, проведение регламентных операций или подготовку управленческой отчетности.

Передача рутинных задач на аутсорсинг помогает разгрузить сотрудников и дать им возможность сосредоточиться на их основной деятельности и развитии компании.

Создание документированных процессов: как избежать ошибок и увеличить скорость выполнения задач

Сопровождение может включать в себя разработку регламентов работы, пользовательской и рабочей документации. Пошаговые инструкции содержат алгоритмы выполнения как типовых действий, так и нестандартных – это помогает быстро сориентироваться в случае возникновения внештатной ситуации. Все это в совокупности позволяет выработать методологию, применение которой в компании приведет к повышению эффективности управления и текущей деятельности.

Также осуществляется логирование всех задач, выполняемых в рамках сопровождения. На основании логов и кейсов успешных решений возникших проблем создается база знаний инцидентов и их решений. Она помогает в будущем быстрее и с минимумом ресурсов закрывать схожие задачи.

Что входит в сопровождение 1С

Услуга по сопровождению 1С подразумевает выделение персонального менеджера и обеспечение круглосуточной поддержки в рамках заключенного договора.

Перечислим основные задачи, которые решает команда сопровождения:

1. Устранение ошибок, сбоев, неполадок.
2. Помощь пользователям в решении технических проблем, консультирование.
3. Обновление типовых и доработанных конфигураций, платформы 1С.
4. Настройка функционала, интерфейса, прав доступа.
5. Индивидуальные доработки системы.
6. Внедрение отдельных модулей и блоков системы.
7. Интеграция с другими системами 1С, сторонними решениями, сайтами, оборудованием.
8. Аудит корректности ведения учета по РСБУ и МСФО.
9. Рефакторинг и оптимизация кода.
10. Создание резервных копий, восстановление данных из копии.
11. Ведение базы знаний инцидентов и их решений.
12. Выполнение регламентных операции.
13. Анализ изменений в релизах, их влияния на ИТ-инфраструктуру компании.
14. Тестирование программных продуктов, поиск и исправление ошибок.
15. Разработка документации, проведение обучения пользователей.

Это примерный перечень задач, которые заказчики чаще всего ставят перед специалистами сопровождения. Задачи варьируются в зависимости от специфики компании, ее бизнес-процессов, используемых программных продуктов, способа организации работы с пользователями, наличия и квалификации штатных ИТ-специалистов. Также имеет значение, на каком этапе компания обратилась за услугой сопровождения. Если интегратор, осуществлявший внедрение системы автоматизации, осуществляет постпроектное сопровождение – это один алгоритм действий, а если команда сопровождения подключается уже в процессе эксплуатации – другой.

Сопровождение решений 1С с помощью специалистов компании Первый Бит

Компания «Первый Бит» – международный ИТ-интегратор, занимающийся автоматизацией бизнеса с 1997 года, один из крупнейших партнеров 1С. Наша команда квалифицированных специалистов осуществляет поддержку, доработку и развитие продуктов 1С в рамках корпоративного сопровождения.

На выбор предлагается три формата сопровождения:

1. Почасовой формат. Этот формат оптимален, если вы планируете обращаться за сопровождением разово, в отдельных случаях. Почасовое сопровождение часто выбирают компании, в которых есть штат своих ИТ-специалистов, но для решения конкретных задач у них не хватает квалификации, либо они все загружены, а задачу нужно решить срочно.
2. Абонентский формат. Заключается договор на определенное количество часов работы специалистов поддержки в месяц. Заказчику приходят уведомления о расходовании пакета часов, перенос остатков не предусмотрен. Стоимость в пересчете на час работы ниже, чем при почасовом сопровождении. Такой формат удобен для компаний, которым сопровождение необходимо на регулярной основе. Он позволяет составлять план работ и фиксировать бюджет на поддержку.
3. SLA. В рамках SLA специалисты не только решают экстренные и запланированные задачи, но и проводят комплексный анализ, оценку эффективности и оптимизацию процессов. SLA – это формат, в котором заказчик и исполнитель являются партнерами, исполнитель активно вовлечен в деятельность заказчика и несет финансовую ответственность за качество оказанных услуг. Все выполненные в рамках SLA задачи оцениваются по ряду конкретных параметров. Скорость решения задач в рамках SLA в среднем в три раза выше, чем при абонентском сопровождении.

Предусмотрено три линии поддержки:

• На 1-й линии менеджер обрабатывает поступившую задачу и делегирует ее аналитику.
• На 2-й линии аналитик приступает к выполнению задачи, находясь на связи с заказчиком.
• На 3-й линии разработчик выполняет задание, сформулированное аналитиком. 3-я линия подключается, когда задача предусматривает обновления, доработки, создание нового функционала, сложные настройки и интеграции и т.п.

Специалисты по сопровождению компании «Первый Бит» реагируют на заявку, поступившую через систему ServiceDesk или по e-mail, в течение 30-ти минут. После оперативной классификации заявки, оценки трудоемкости и уточнения, мы приступаем к работе над ней в удаленном режиме или на территории заказчика. Ежемесячно или по завершении действия договора мы предоставляем детализированный отчет по сопровождению.

Сопровождение решений 1С:ERP

Сопровождение 1С:Управление холдингом

«1С:Управление холдингом» – решение CPM-класса, адаптированное для групп компаний, холдингов и корпораций. Специфика сопровождения этого решения состоит в том, что нужно консолидировать данные из компаний и подразделений, где учет и управление часто ведутся разрозненно, децентрализованно. Наши специалисты осуществляют сопровождение «1С:Управление холдингом» как в типовых условиях, так и в многоотраслевых холдингах со сложной оргструктурой и территориальным распределением компаний.

Сопровождение 1С:Документооборот

Сопровождение 1С:Бухгалтерия КОРП

Специфика систем автоматизации бухгалтерии – частые изменения в законодательных нормах, что отражается на функционале и настройках. Для того, чтобы регламентная отчетность соответствовала всем требованиям актуального законодательства, необходимо держать руку на пульсе и не только регулярно устанавливать новые версии «1С:Бухгалтерия КОРП», но и выполнять специфические настройки. Наши специалисты помогут как с этими, так и с другими задачами, включая закрытие отчетного периода и периодический аудит корректности ведения учета.

Сопровождение 1С:Комплексная автоматизация

Сопровождение 1С:ЗУП

Для того, чтобы в полной мере использовать возможности решения «1С:Зарплата и управление персоналом», необходимо отредактировать и доработать под специфику вашего бизнеса шаблоны, формы, отчеты. Важно следить за обновлениями версий и устанавливать те из них, которые отражают изменения в законодательстве. В «1С:ЗУП» хранятся персональные данные сотрудников, поэтому нужно серьезно соблюдать требования к конфиденциальности и разграничению прав доступа. Специалисты «Первого Бита» обеспечат безопасность, надежность и высокую скорость работы в «1С:ЗУП».

Сопровождение решений Бит.Финанс

Сопровождение 1С после внедрения

• Проблематика организации сопровождения в компании.
• Специфика постпроектного сопровождения.
• Модель организаци технической поддержки Первого Бита.
• Формирование поддержки с нуля.
• Подрядчик или штат: специфика каждого решения.

Практические примеры

Расскажем о том, как осуществляется корпоративное сопровождение, на примере нескольких кейсов.

Руководство сети гипермаркетов «Зельгрос» обратилось в компанию «Первый Бит» с запросом на импортозамещение системы SAP на конфигурацию «1С:Бухгалтерию КОРП», а также интеграцию с ней самописной системы. Поскольку поддержка самописной системы не осуществлялась и файлов обмена не было, работа была значительно затруднена. Специалисты «Первого Бита» расшифровывали разрозненные файлы и данные обмена экспериментальными методами. Для каждого счета учета остатков разработчики создавали отдельную обработку или вводили данные вручную. Мэппинг между проводками по счетам учета РСБУ и операциями по кодам проводок в системе SAP также пришлось реализовать нестандартным способом. Была проделана большая и кропотливая работа, потребовавшая от команды не только экспертных навыков, но и построения инновационного подхода к решению уникальной задачи.

В компании Cersanit, производящей сантехнику и керамическую плитку, специалисты «Первого Бита» осуществили методологическое и техническое решение вопросов по курсовым разницам в решении «1С:УПП», произвели доработки по корректировке документов, переоценке, оптимизации расчетов. В алмазодобывающей компании «Алроса» индивидуальные доработки, выполненные в ходе корпоративного сопровождения, привели к значительному сокращению времени расчетов, повышению общей производительности и эффективности отдела кадров.

Как организовать качественное сопровождение 1С для повышения эффективности бизнеса

Компания «Первый Бит» осуществляет процесс корпоративного сопровождения 1С по следующей схеме работы:

1. Пользователь – сотрудник компании-заказчика – регистрируется в системе ServiceDesk.
2. Пользователь оставляет заявку в ServiceDesk через личный кабинет или по электронной почте.
3. Менеджер распределяет заявку на аналитика, имеющего необходимые компетенции для решения задачи.
4. Аналитик изучает заявку и составляет документ – постановку задачи для технического специалиста.
5. Специалист моделирует решение согласно постановке задачи.
6. Специалист предоставляет пользователю решение его задачи, прикрепляя сопутствующие документы: инструкцию, техническое задание и т.п.
7. Менеджер фиксирует результат, получает обратную связь от аналитика, рассчитывает трудозатраты по заявке.
8. Менеджер в конце месяца направляет заказчику подробный отчет по всем заявкам.

Мы предлагаем вам воспользоваться уникальным предложением – 2-недельным бесплатным тестовым периодом поддержки. За это время вы сможете увидеть на практике компетенции и подход к работе специалистов «Первого Бита» и рационально принять решение о будущем сотрудничестве. Мы подписываем NDA, подключаем ваших сотрудников к ServiceDesk, разрабатываем под вас регламент технической поддержки, закрепляем команду технических специалистов, менеджера, и приступаем к работе. От вас мы ждем прав доступа к продуктивной и тестовой базам посредством RDP (или других протоколов, за исключением AnyDesk и аналогов) для качественной проработки задач.

Заключение

Компания «Первый Бит» оказывает квалифицированное корпоративное сопровождение решений 1С и других программных продуктов. Мы гибко подстраиваемся под ваши потребности и специфику, предлагая различные форматы и схемы сопровождения. В работе мы не ограничиваемся консультациями и исправлением багов. Наша команда практикует комплексный подход: мы детально и глубоко изучаем процессы, анализируем их эффективность, предлагаем решения по оптимизации и реализуем их по согласованию с вами.

В рамках корпоративного сопровождения выделенные специалисты «Первого Бита» интегрируются в деятельность компании и вместе со штатными сотрудниками способствуют ее развитию и масштабированию. Мы не только устанавливаем обновления, но и выполняем доработки, интеграции, кастомизацию, внедряем новые модули. Мы мониторим результаты выполнения задач по сопровождению и объективно оцениваем их влияние на качество работы компании. При реализации масштабных обновлений наши специалисты проводят обучение пользователей в подходящем формате. Регулярная отчетность демонстрирует прозрачную картину выполненных нами работ по корпоративному сопровождению.