Содержание
Консультация эксперта
Значение интеграции ERP и HR-систем
Если рассматривать интеграцию ERP и HR-систем, то она способствует следующим процессам:
- разделение зарплатного и финансового контуров учета за счет гибких ограничений прав доступа;
- упрощение обслуживания информационных баз;
- консолидация в ERP-системе данных из HR-системы для повышения прозрачности ведения управленческого и регламентированного учета;
- возможность работы сотрудников в привычной для себя информационной среде без необходимости осваивать новый программный продукт.
Чаще всего интеграция ERP и HR-систем подразумевает совместное использование конфигураций «1С:ERP Управление предприятием» («1С:ERP») и «1С:Зарплата и управление персоналом» («1С:ЗУП»). Это объясняется не только тем, что продукты из линейки 1С – наиболее популярные в российских компаниях системы, но также наличием в них инструментов для штатной интеграции.
Преимущества использования продуктов 1С для автоматизации бизнес-процессов
Программы на базе «1С:Предприятия» давно являются одними из самых востребованных для автоматизации бизнес-процессов в компаниях различного масштаба и отраслей. В последние годы в связи с уходом западных вендоров с российского рынка спрос на решения 1С вырос еще сильнее. Перечислим их ключевые преимущества.
- Широкий функционал для автоматизации учета и управления как типовыми, так и узкоспециализированными бизнес-процессами.
- Гибкость настроек позволяет сконфигурировать функционал так, чтобы он отвечал потребностям конкретной компании и решал именно ее задачи.
- Простой, интуитивно понятный интерфейс. Пункты меню и команды сгруппированы логичным образом, табличная часть схожа с Excel, интерфейс не перегружен лишними элементами.
- Высокая скорость работы. Это позволяет быстро обрабатывать большие объемы данных, проводить их анализ, оперативно формировать отчетность.
- Настройка интеграции и одностороннего или двустороннего обмена данными как с другими системами 1С, так и с другими решениями.
- Безопасность данных благодаря использованию современных средств шифрования, настройкам прав доступа, возможности развертывания системы из коробки или из облака.
- Регулярное обновление конфигураций, учитывающее изменения в законодательстве, потребности бизнеса и актуальные тенденции.
- Наличие широкого спектра отраслевых решений, в которых учтены все особенности конкретной сферы деятельности.
- Модульная структура, позволяющая быстро подключать необходимый дополнительный функционал.
- Наличие как масштабных конфигураций, предназначенных для крупных предприятий и холдингов, так и бюджетных решений со всем необходимым функционалом для малого бизнеса.
В целом компания 1С держит курс на максимальную автоматизацию процессов и нацелена на удовлетворение запросов всех категорий потребителей информационных систем. В каталоге продуктов 1С – десятки учетных систем различной направленности, специализированных и отраслевых решений, вспомогательных сервисов и мобильных приложений. Все они, за исключением отдельных нишевых продуктов, рассчитаны на работу рядовых пользователей, не обладающих навыками программирования или глубокими знаниями в ИТ.
Консультация эксперта
Обзор 1С:ERP и 1С:Зарплата и управление персоналом
«1С:ERP» помогает не только вести учет, но также оптимизировать и координировать взаимодействие подразделений и служб, мониторить и анализировать показатели эффективности работы предприятия в целом, его подразделений и сотрудников. В частности, для этих целей реализован монитор целевых показателей – он позволяет в режиме реального времени анализировать эффективность ключевых процессов предприятия.
«1С:ЗУП» – программа для ведения кадрового учета, расчета зарплаты и других выплат сотрудникам, планирования ФОТ, осуществления начислений НДФЛ и взносов. Основными его пользователями являются сотрудники бухгалтерии и кадровой службы. Решение реализовано с учетом законодательных норм, практики работы предприятий и современных подходов к управлению персоналом. В частности, есть функционал для ведения электронных трудовых книжек, формирования отчетов и справок для предоставления в государственные органы и социальные фонды. Предусмотрена и отчетность в разных аналитических разрезах для внутренних пользователей: руководства, бухгалтеров, HR-специалистов.
«1С:ЗУП» позволяет вести кадровую, управленческую и учетную деятельность нескольких организаций – юридических лиц или ИП, в том числе использующих разные схемы налогообложения.
Консультация эксперта
Основные функции и возможности 1С:ERP
С помощью «1С:ERP» можно автоматизировать следующие контуры деятельности компании:
- Планирование производства на трех уровнях: предприятия, межцеховом, уровне цеха.
- Учет и контроль выполнения этапов графика производства, обеспечения ресурсами, сбора и распределения затрат.
- Пооперационное планирование и диспетчеризация производства.
- Управление материальными, трудовыми и финансовыми затратами, расчет себестоимости выпуска продукции и выполненных работ.
- Ведение бухгалтерского и налогового учета с формированием регламентированной отчетности.
- Ведение учета и составление отчетности на основе международных стандартов (МСФО).
- Контроль целевых показателей деятельности и анализ их эффективности.
- Кадровый учет, управление персоналом, расчет зарплаты, начислений, удержаний.
- Управление всей цепочкой продаж – от планирования до доставки и оформления возвратов, с учетом сегментации клиентов.
- Управление закупками, планирование запасов, складской учет.
- Финансовое планирование, казначейство и бюджетирование.
- Управление взаимоотношениями с клиентами на основе регулярного сбора и анализа информации о каждом клиенте.
- Организация ремонтной деятельности, учет объектов и показателей эксплуатации.
Модульная структура «1С:ERP» позволяет гибко настроить продукт под потребности конкретной компании. Предусмотрены штатные интеграции с решениями 1С и сторонних производителей – в частности, с системой «Честный знак» и другими ФГИС, маркетплейсами, онлайн-кассами, сайтами и пр.
Основные функции и возможности 1С:Зарплата и управление персоналом
«1С:ЗУП» поддерживает интеграцию с другими системами и сервисами – в том числе для бронирования гостиниц и билетов, импорта резюме с рекрутинговых бирж и т.п.
Консультация эксперта
Как эти системы дополняют друг друга
Несмотря на то, что в «1С:ERP» присутствует подсистема, отвечающий за кадровый учет и зарплатные отчисления, ее возможности уступают функционалу «1С:ЗУП». В версии «1С:ЗУП КОРП» есть дополнительный функционал, которого нет в «1С:ERP».
Перечислим несколько примеров:
- более детализированный интерфейс, наличие расширенного меню и настроек;
- поддержка социальных льгот и компенсаций;
- возможности для адаптации новых сотрудников и организации обучения;
- учет допуска к работам, медосмотров, инструктажей;
- управление кадровый резервом и талантами;
- учет несчастных случаев на производстве;
- упрощенные условия, при которых зарплата считается выплаченной;
- расширенный инструментарий работы с НДФЛ – его можно аккумулировать из нескольких ведомостей в случае межрасчетных начислений;
- опция отключения ведения штатного расписания;
- возможность отслеживания достижения KPI;
- опции подбора персонала.
Интеграция обеспечивает возможность вынесения зарплатного контура и персональных данных сотрудников в отдельную систему без необходимости дублирования данных. Бухгалтеры и кадровики продолжают работать в привычном им интерфейсе «1С:ЗУП», не перегружая «1С:ERP» такими ресурсоемкими операциями, как закрытие месяца или перерасчет итогов.
Основные цели интеграции данных между системами
Совместное использование систем «1С:ERP» и «1С:ЗУП» помогает компании достичь следующих целей:
- минимизировать риски несанкционированного доступа к персональным данным сотрудников и другой конфиденциальной информации;
- оперативное обновление кадровых и бухгалтерских форм в соответствии с актуальными изменениями законодательства;
- экономия ресурсов на обслуживание информационных баз в части добавления надстроек, отчетов, обработок;
- хранение в «1С:ERP» только тех данных по зарплате и кадрам, которые нужны для управленческого и регламентированного учета;
- ведение кадрового учета в полном объеме;
- консолидация расчета зарплаты с регламентированной отчетностью;
- полноценное начисление НДФЛ, корректировка расхождений между исчисленным, удержанным и уплаченным НДФЛ.
Можно настроить односторонний или двусторонний обмен данными между «1С:ERP» и «1С:ЗУП». Как правило, для нормативно-справочной информации подключается двусторонняя синхронизация. Из «1С:ERP» в «1С:ЗУП» поступают документы по выработке сотрудников для расчета зарплаты. В обратном направлении выгружаются документы по выплате зарплаты и ее отражению в учете.
Консультация эксперта
Способы интеграции: API, обмен данными через XML, SOAP и REST
Процесс обмена данными между «1С:ERP» и «1С:ЗУП» реализуется одним из способов, задаваемых при настройке новой синхронизации:
- прямое подключение баз, находящихся на одном компьютере;
- прямое подключение по локальной сети;
- прямое подключение через интернет;
- через локальный или сетевой каталог;
- через FTP-ресурс;
- по электронной почте.
При передаче данных через локальный или сетевой каталог, FTP-ресурс или e-mail, в качестве контейнера сообщения обмена выступают XML-файлы. Также можно осуществить подключение через API, SOAP и REST веб-сервисы.
Настройка обмена данными между системами
Создание и настройка новой синхронизации может начинаться стороне «1С:ERP» или «1С:ЗУП». Для корректной настройки необходимо воспользоваться таблицей соответствия объектов для НСИ и документов. Также перед началом синхронизации систем нужно проверить статьи расходов в «Способах отражения зарплаты в бухгалтерском учете» в «1С:ERP», вручную синхронизировать и выгрузить из «1С:ERP» справочники «Структура предприятия» и «Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете». Рекомендуем проверить, чтобы в «1С:ЗУП» в элементах «Штатного расписания» был заполнен реквизит «Место в структуре предприятия», и выгрузить документы «Отражение зарплаты в учете».
Приведем настройки различных видов НСИ и документов.
- ФИО физических лиц. При добавлении, редактировании или удалении записей в «Истории изменений фамилии, имени, отчества» осуществляется регистрация изменений для соответствующего элемента справочника «Физические лица». Именно он выгружается при обмене.
- Зарплатные проекты. Справочнику «Зарплатные проекты» в «1С:ЗУП» соответствуют справочники «Контрагенты», «Партнеры», «Банковские счета» в «1С:ERP».
- Выработка сотрудников. Документу «Выработка сотрудников» в «1С:ERP» и соответствует документ «Данные для расчета зарплаты» в «1С:ЗУП». Выгрузка данных может осуществляться при использовании распределения по КТУ или при вводе по каждому из сотрудников и видов работ данных об объеме выполненных работ.
- Данные для расчета зарплаты. Они формируются на основании данных о выработке и загружаются в табличную часть «Выполненные работы документа» документа «Данные для расчета зарплаты» в «1С:ЗУП». Вид документа определяется из списка доступных шаблонов ввода исходных данных, заданных в настройках синхронизации. Наибольший приоритет будет иметь шаблон с совпадением наименования организации. Если система не найдет подходящий шаблон, будет произведен поиск по всему справочнику шаблонов.
- Физические лица и сотрудники. В «1С:ERP» данные о выработке сотрудников вводятся по «Физическим лицам», а в «1С:ЗУП» – по «Сотрудникам». Одному «Физическому лицу» может соответствовать несколько «Сотрудников», поэтому система автоматически выбирает сотрудника по соответствию организации и основному месту работы.
- Подразделения организаций. В «1С:ERP» в документе «Выработка сотрудников» указывается подразделение из справочника «Структура предприятия», а в «1С:ЗУП» в документе «Данные для начисления зарплаты» – из справочника «Подразделения», и не может быть заполнено по данным обмена.
- Отражение зарплаты в финансовом учете. Документу «Отражение зарплаты в бухучете» в «1С:ЗУП» соответствует документ «Отражение зарплаты в финансовом учете» в «1С:ERP». Данные из ЗУП выгружаются без детализации по физическим лицам.
- Ведомости на выплату зарплаты. Документу «Заявка на расходование денежных средств» в «1С:ERP» соответствуют документы «Платежное поручение», «Ведомость в банк», «Ведомость в кассу», «Ведомость перечислений на счета», «Ведомость выплаты через раздатчика» в «1С:ЗУП». При загрузке в «1С:ERP» ведомости на выплату зарплаты формируются две заявки на расходование денежных средств – с хозяйственными операциями «Выплата зарплаты» и «Перечисление налога».
- Идентификация заявок на расходование денежных средств. Способ идентификации при загрузке в «1С:ERP» зависит от вида хозяйственной операции – «Выплата зарплаты» или «Перечисление налога». При изменении даты ведомости или платежного поручения в «1С:ЗУП» следует создание новой «Заявки на расходование денежных средств на выплату зарплаты».
Синхронизация значений полей, имеющих тип перечисления «Виды операций по зарплате» или «Виды начислений оплаты труда для налогового учета по налогу на прибыль», производится по наименованию. Если система не обнаружит в базе-приемнике значения перечисления с полученным идентификатором, синхронизируемое поле останется пустым.
Резюме
Настройка интеграции «1С:ERP» и «1С:ЗУП» может производиться штатным образом, однако для ее корректного выполнения нужно учесть множество нюансов. А если хотя бы одна из конфигураций является нетиповой, доработанной, или компания хочет выполнить индивидуальные настройки интеграции, сложность задачи повышается в разы. Успешно ее реализовать может специалист, обладающий необходимой квалификацией и практику работы с обеими системами. Специалисты компании «Первый Бит» имеют большой опыт реализации интеграции и применяют комплексный подход в работе.
Мы предоставим вам подробную консультацию по любым вопросам, связанным с интеграцией продуктов 1С. После этого вы сможете организовать интеграцию силами своих ИТ-специалистов или делегировать эту задачу нашей команде. Перед началом настройки интеграции мы проведем аудит ваших бизнес-процессов и ИТ-инфраструктуры для того, чтобы при выполнении работ учесть все нюансы и взаимосвязи. В рамках договора на техническое сопровождение наши специалисты осуществят оперативную поддержку по любым вопросам, связанным с работоспособностью программ, созданию доработок, фиксацией ошибок.
Консультация эксперта
