Интеграция 1С:Документооборот с 1С:ЗУП

Когда в компании параллельно используется несколько систем автоматизации, сотрудникам приходится часть работы выполнять дважды. Например, создание заявки, формирование договора, удаление пользователя, корректировка штатного расписания и т.п. Отдельной сложностью становится организация процедуры согласования документов и постановки задач, особенно если не все участники документооборота являются пользователями «1С:ЗУП».

Решать эти вопросы приходится часто, поскольку «1С:ЗУП» обычно используется только сотрудниками отдела кадров и отдела охраны труда. Расширять число пользователей этой системы нецелесообразно, к тому же, в «1С:ЗУП» хранятся конфиденциальные данные о сотрудниках и их зарплате. «1С:Документооборот» – более универсальная система с широким кругом пользователей. После интеграции пользователи «1С:ДО» смогут персонально и совместно работать над задачами и документами, созданными в «1С:ЗУП».

Благодаря бесшовной интеграции в компании упрощается учет кадровых документов. Трудозатраты на обработку документов, выполнение задач, формирование и актуализацию справочников существенно снижаются. Исключается дублирование данных, уменьшается число ошибок, связанных с человеческим фактором. В результате повышается прозрачность кадрового учета и документооборота, скорость обработки кадровых документов. Вся информация доступна и систематизирована в едином пространстве с удобными инструментами поиска. Можно фильтровать и просматривать исторические данные, включая историю изменения документов и их статусов.

Настройку должен выполнять пользователь, имеющий права администратора как в «1С:ДО», так и в «1С:ЗУП».

Для того, чтобы настройка интеграции стала возможной, предварительно необходимо установить и опубликовать входящий в поставку веб-сервис «1С:ДО» на сторонний сервер. После этого с помощью «Библиотеки интеграции» пользователь сможет работать с документами, задачами и другими объектами в «1С:ЗУП» так, как если бы он работал в «1С:ДО». Чаще всего используются бесплатные Microsoft IIS и Apache HTTP Server, но можно выбрать и другой вариант.

Второй задачей, которую нужно выполнить до того, как вы приступите к настройке интеграции, является синхронизация нормативно-справочной информации. Желательно произвести аудит справочников на предмет актуальности содержащихся данных, их дублирования и других ошибок. Это важно для того, чтобы предусмотреть непредвиденные ситуации при миграции элементов одной базы в другую.

Публикация на веб-сервере выполняется в режиме конфигуратора. Перейдите в «1С:ДО» в пункт меню «Администрирование» → «Публикация на веб-сервере».

Рис.1. Пункт меню «Публикация на веб-сервере»

Откроется окно, в полях которого необходимо указать следующие данные:

• Имя – название публикации, которое станет частью URL и в дальнейшем будет использовано для настройки на стороне «1С:ЗУП».
• Веб-сервер – выбор типа сервера.
• Каталог – поле можно оставить пустым.

Проставьте галочки в пунктах «Публиковать Web-сервисы» и «DMService». Остальные элементы формы можете оставить без изменений. Нажмите кнопку «Опубликовать».

Рис.2. Настройки публикации на веб-сервере

Далее нужно выполнить настройки на стороне «1С:ЗУП». В разделе «Администрирование» перейдите по ссылке «Интеграция с 1С:Документооборотом».

Рис.3. Пункт меню «Интеграция с 1С:Документооборотом»

В открывшемся окне нужно осуществить настройки:

• Отметьте галочкой признак «Интеграция с 1С:Документооборотом».
• В поле «URL» введите адрес базы «1С:ДО», которую опубликовали на предыдущем шаге.
• Отметьте признак «Процессы и задачи», если хотите интегрировать в интерфейс «1С:ЗУП» создание процессов и выполнение задач «1С:ДО», просмотр истории их выполнения.
• Отметьте признак «Связи документов» для просмотра и добавления связей в «1С:ЗУП» между документами «1С:ДО».
• Отметьте признак «Ежедневные отчеты», если вам необходимо получать отчеты по учету рабочего времени.
• Отметьте признак «Электронная почта» для подключения функционала, связанного с просмотром, созданием и отправкой электронных писем через встроенную почту «1С:ДО».
• В блоке «Хранение присоединенных файлов» выберите место хранения прикрепленных файлов. Если вы выбираете вариант «Файлы в отдельных папках», в поле «Максимальный размер файла» задайте ограничение размера файлов, передаваемых в «1С:ДО». По умолчанию выставлено значение в 10 Мб. В поле «Корневая папка для хранения файлов» укажите местоположение папки на диске. При выборе варианта «Файлы прикреплены к документам» понадобится настроить правила интеграции для всех хранимых объектов.
• Отметьте признак «Обновлять связанные объекты» для настройки расписания автоматической синхронизации связанных объектов. По умолчанию задан вариант «Каждый день, каждые 120 секунд». Если вы хотите осуществлять синхронизацию чаще или реже, перейдите по ссылке «Изменить расписание» и укажите необходимые вам интервалы обновления.

Рис.4. Настройка интеграции

Для проверки правильности настройки интеграции перезапустите «1С:ЗУП». Если все настроено верно, система будет работать в штатном режиме. Если в настройках обмена допущены ошибки, при запуске отобразится код ошибки, по которому можно выявить проблему.

Далее для выбора объектов, которыми будут обмениваться «1С:ЗУП» и «1С:ДО» в рамках бесшовной интеграции, перейдите по ссылке «Объекты, интегрируемые с 1С:Документооборотом». Программы могут обмениваться документами, связанными с приемом на работу, кадровым переводом, увольнением, восстановлением в должности, а также справочной информацией о сотрудниках. Отметьте галочками те виды документов, которые хотите синхронизировать.

Рис.5. Выбор интегрируемых объектов

Далее нужно настроить правила интеграции. Создайте новый внутренний документ и соответствующий ему шаблон в «1С:ДО».

Рис.6. Создание внутреннего документа

Рис.7. Создание шаблона внутреннего документа

После этого перейдите в «1С:ЗУП». Выберите в списке «Объект 1С:Документооборота» созданный документ, а в списке «По шаблону» – соответствующий ему шаблон. Укажите для него правила заполнения реквизитов: папку, название организации, заголовок, содержание, регистрационный номер, дату регистрации, ФИО исполнителя и т.д.

Рис.8. Настройки правил интеграции в «1С:ЗУП»

Для проверки работы правила интеграции откройте в «1С:ЗУП» форму создания документа, нажмите кнопку «Создать на основании» и в меню выберите пункт «Документооборот: Процесс».

Рис.9. Создание документа в «1С:ЗУП»

Откроется форма выбора шаблона или нового процесса.

Рис.10. Создание процесса для «1С:ДО»

Выберите шаблон, нажмите кнопку «Создать процесс» и в открывшемся окне заполните поля: описание задачи, ФИО сотрудников, срок выполнения. Нажмите кнопку «Стартовать и закрыть».

Рис.11. Окно запуска процесса из «1С:ЗУП» в «1С:ДО»

После этого внутренний документ и процесс отобразятся в «1С:ДО».

Рис.12. Отображение документа, полученного из «1С:ЗУП», в интерфейса «1С:ДО»

Интеграция «1С:Документооборот» и «1С:ЗУП» – штатный функционал, предусмотренный разработчиком и не требующий в общем случае доработок. Однако для правильного выполнения всех настроек нужен профильный специалист, умеющий работать не только с этими программами, но и с веб-серверами и другим ПО, входящим в ИТ-ландшафт предприятия. Специалисты компании «Первый Бит» имеют большой опыт реализации интеграции и применяют комплексный подход в работе. Мы готовы предоставить подробную консультацию по любым вопросам, связанным с интеграцией продуктов 1С.

По итогам консультации вы сможете произвести интеграцию силами своих специалистов или делегировать эту задачу нашей команде. Наши сотрудники перед началом работ произведут обследование бизнес-процессов и ИТ-инфраструктуры вашей компании для учета всех особенностей и взаимозависимостей. Также мы окажем помощь в случаях, когда попытка интеграции, осуществленная вашими ИТ-специалистами или подрядчиками, оказалась неуспешной. Инженеры выявят и исправят допущенные ошибки, наладят и оптимизируют взаимодействие систем.

Компания «Первый Бит» – международный ИТ-интегратор, признанный лидер в сфере автоматизации бизнес-процессов на предприятии. Компания существует с 1997 года и имеет более ста офисов в девяти странах. В штате работает свыше 8500 квалифицированных профессионалов, в том числе специализирующихся на аудите и настройке внутренних и внешних интеграций. Наш опыт позволяет эффективно решать не только стандартные, но и сложные, нетиповые задачи.