Как контролировать лимиты расходов бюджета до оплаты в едином контуре

Почему контроль лимитов после оплаты уже не работает

Рассмотрим алгоритм работы с лимитами, принятый в большинстве компаний.

Типичная схема выглядит так: Заявка → Договор → Счет → Оплата → Проверка бюджета.

В таком случае на момент проверки:

• обязательства уже приняты;
• поставщик ожидает оплату;
• отказаться от расхода невозможно.

Фактически это превращает установку лимитов в бесполезный процесс — финансисты узнают о превышении лимита тогда, когда деньги уже нужно выплачивать. Проверка соблюдения лимитов сводится к план-факт анализу в конце месяца, но это уже не контроль, а фиксация.

Такой подход имеет комплекс последствий:

• перерасход бюджета;
• срочные платежи вне графика;
• нарушение платежного календаря;
• конфликты между подразделениями и финансовой службой;
• снижение точности БДДС.

Все эти риски снижаются, если включить контроль лимитов до принятия на себя обязательств по оплате. Разберемся, как работает принцип превентивного финансового контроля.

Что такое контроль лимитов расходов до оплаты

Эффективный контроль начинается до возникновения расхода — на этапе заявки на расход или оплату, договора, счета, платежного поручения. Идея проста: контроль должен выполняться не тогда, когда уже нужно платить, а в момент появления потенциального финансового обязательства. По каждому из упомянутых документов до его согласования нужно найти ответ на вопрос «можем ли мы сейчас выполнить операцию или заключить договор, не нарушая утвержденные лимиты, регламент и финансовые ограничения?».

Ошибка может возникать по причине того, что в компании бюджет помечается как использованный только после факта оплаты. Из-за этого происходит искажение: лимит отображается как доступный и кажется, будто свободных средств еще достаточно, когда фактически значительная часть бюджета уже израсходована или зарезервирована. Чтобы этого избежать, нужно использовать инструменты резервирования денежных средств. Зарезервированные суммы отражают обязательства, под которые уже выделен бюджет, даже если оплата еще не произведена. Тогда доступный остаток пересчитывается с учетом не только фактических затрат, но и резервов. Вы точно знаете, какую сумму можно использовать без превышения лимита.

Как связать лимит с ЦФО, статьей бюджета, договором и заявкой

Бюджетное планирование осуществляют в два этапа: либо сверху вниз, когда сначала формируется общий бюджет компании, а потом на его основании бюджеты ЦФО, либо в обратном порядке — снизу вверх. Однако без детализации не получится отследить эффективность инвестиций, выявить убыточные направления, оптимизировать будущие расходы и предотвратить кассовые разрывы. Например, если отделу маркетинга был выделен бюджет в 1 млн рублей и лимит не превышен, это не означает, что дела идут правильно. Из этого факта невозможно сделать определенные выводы о результатах вложений и достижении бизнес-целей. Ситуация меняется, когда вы вводите аналитики, или разрезы финансового учета.

Основные аналитики бюджетного контроля

Контроль лимитов строится на четко заданных аналитических разрезах. Они определяют, по каким правилам формируется бюджет, как устанавливаются лимиты и каким образом отслеживается их исполнение.

Ключевыми аналитиками в бюджетировании являются:

• центр финансовой ответственности (ЦФО);
• проект или направление деятельности;
• договор;
• заявка.

В некоторых случаях, исходя из специфики предприятия, дополнительно используются такие аналитики, как статьи доходов и расходов, регионы, сценарии, валюты управленческого учета, номенклатурные группы, склады, каналы продаж и проч. Аналитические разрезы позволяют связать бюджетные лимиты с договорами, заявками, платежами и фактическими операциями.

Как работает единая цепочка контроля

Предварительный контроль осуществляется на этапе подготовки закупочной и договорной документации, когда формируются графики поставок, работ и платежей и сопоставляются с утвержденным бюджетом. Так отсекаются или пересматриваются обязательства, которые компания сейчас не может на себя взять.

Рассмотрим ситуацию, когда первичный контроль пройден и производится регулирование текущих операций.

Цепочка действий состоит из следующих шагов:

1. Заявка. Инициатор создает заявку на расходование средств с указанием суммы, статьи, назначения, договора, сроков.
2. Лимит бюджета. Проверяется соответствие заявки утвержденному бюджету на указанную статью.
3. Договор. Сумма заявки сверяется с графиком платежей по заключенному договору.
4. Счет. Осуществляется сверка реквизитов, сумм и НДС между выставленным счетом, условиями договора и заявкой.
5. Платеж. Согласование и исполнение заявки.
6. Факт БДДС. Отражение фактического движения денежных средств в управленческом и казначейском контуре.

Если следовать такому маршруту, где каждый последующий документ проверяет остаток доступного лимита и корректность платежа, риски кассовых разрывов и нецелевого расходования средств снижаются. Нет необходимости выполнять контроль вручную — достаточно настроить систему автоматизации.

Что делать при превышении лимита

Один из самых частых вопросов финансовых директоров: что делать, если лимит закончился?

Есть три основных сценария реагирования:

Как лимиты помогают сократить срочные платежи и хаос в казначействе

Для начала давайте разберемся, откуда появляются срочные платежи. Чаще всего причина не в нехватке денег, а в отсутствии контроля обязательств. Финансовая служба узнает о платеже слишком поздно:

• счет нужно оплачивать сегодня;
• лимит уже превышен;
• приходится перестраивать платежный календарь.

Из-за срочных платежей в казначейских процессах возникает хаос: заявки поступают из разных источников, согласование ведется бессистемно, нарушается очередность платежей. Настройка лимитов и сценариев согласования помогает заранее выявлять внеплановые заявки и не допускать их оплаты без дополнительного контроля. Заявки подаются по заданному графику и маршруту, проходят процедуры контроля и только после этого попадают в финансовую службу.

Что меняется после внедрения лимитов

Перечислим основные изменения, которые отмечают клиенты компании Первый Бит Спортивная, после внедрения лимитов расходов до оплаты:

• Финансисты заранее видят будущие обязательства.
• Платежный календарь становится более точным.
• Снижается количество внеплановых платежей.
• Упрощаются процессы управления ликвидностью.
• Уменьшается риск кассовых разрывов.
• В любой момент виден остаток свободных средств.

Добавим, что контроль лимитов дисциплинирует сотрудников: ЦФО начинают планировать свои потребности заблаговременно, поскольку внеплановые траты становятся невозможными.

Как связаны лимиты расходов, БДДС и казначейство

Почему бюджетирование без казначейства не работает? Бюджет показывает, сколько можно потратить, а казначейство — когда можно заплатить.

Алгоритм действий таков:

1. Планирование. Финансовая служба формирует БДДС на месяц или квартал. В нем расписывается, сколько денег компания может потратить и на какие цели.
2. Установка лимитов. Утвержденный БДДС разбивается на лимиты по каждой из аналитик.
3. Исполнение. Сотрудник создает заявку на расходование средств, тем самым инициируя казначейский процесс. Производится сверка заявки с лимитом и остатком по данной статье и принимается решение о согласовании или отклонении заявки.

Только совместное использование БДДС и лимитов позволяет управлять денежными потоками в режиме реального времени.

Контроль в едином контуре

Бюджетный контроль в едином контуре — это сквозная автоматизация финансов, объединяющая планирование, лимитирование, договоры и платежи в одной системе.

Система должна одновременно учитывать:

• утвержденный бюджет;
• зарезервированные суммы;
• договорные обязательства;
• заявки на оплату;
• фактические платежи;
• исполнение БДДС.

Централизованная экосистема может функционировать на базе учетной системы 1С, а в ряде случаев нужно ее «усилить» специализированной программой для управления финансами.

Когда лимиты можно вести в 1С, а когда нужен Бит.Финанс

В каких обстоятельствах для управления лимитами можно ограничиться типовой корпоративной системой 1С? Как правило, если компания небольшая, имеет простую структуру, работает с ограниченным количеством статей бюджета и имеет небольшой поток заявок и простой маршрут согласования.

При росте масштаба и усложнении процессов базовых возможностей типовой конфигурации может быть недостаточно без доработок или специализированного финансового контура.

Ключевые признаки:

• наличие нескольких ЦФО;
• сложная структура бюджетов;
• многоступенчатое согласование расходов;
• контроль лимитов одновременно по нескольким аналитикам;
• план-фактный анализ БДДС;
• управление казначейством и платежным календарем;
• холдинговая структура.

Если ваша компания соответствует двум и более критериям из этого списка, стоит рассмотреть специализированное решение для контроля лимитов, бюджетирования и казначейства

Как Бит.Финанс помогает контролировать лимиты расходов

«Бит.Финанс» связывает стратегические бизнес-цели и повседневную операционную деятельность с помощью планов продаж и производства, БДР, БДДС, управленческого баланса и других инструментов для планирования и анализа. Руководство в режиме реального времени получает прозрачную и полную картину текущей деятельности с план-факт анализом по ключевым показателям, отклонениям и финансовым рискам. Вы сможете оценивать влияние решений на прибыльность и ликвидность и корректировать финансовую стратегию до возникновения критических рисков.

«Бит.Финанс» помогает реализовать эффективный и управляемый бюджетный процесс: настроить бюджетную модель, регламенты согласования, лимиты, сценарии планирования. Система распределяет финансовую ответственность по ЦФО, проектам, направлениям и другим аналитикам. Доступно не только планирование, но и прогнозирование исполнения бюджетов на основе расчетных показателей и фактических данных.

Для контроля лимита расходов используются инструменты:

• Проверка лимитов еще на этапе заявки.
• Автоматическое резервирование бюджета.
• Контроль по ЦФО и статьям бюджета.
• Маршруты согласования превышений.
• Интеграция бюджетирования и казначейства.
• Контроль заявок на оплату в режиме реального времени.
• План-фактный анализ исполнения БДДС.
• Управление платежным календарем.

Если возникает ситуация, когда надо скорректировать лимиты, «Бит.Финанс» позволяет это выполнить без изменения исходного бюджета, что важно для сохранения истории планирования. Например, можно перенести неизрасходованный лимит на другой период, перераспределить лимит между статьями затрат, изменить лимит по конкретному ЦФО. Для утверждения изменений и обеспечения прозрачности в системе фиксируются все решения и согласования.

Для план-фактный анализа и сопоставления фактического исполнения бюджета с заданными лимитами предусмотрены отчеты:

• «Контрольные значения бюджета».
• «Обороты бюджета и остатки по счетам».
• «План-фактный анализ бюджета и остатки по счетам».
• «Бюджет с расчетами по статьям с иерархией».
• «Бюджет с расчетами по ЦФО».
• «Соответствия аналитик» и проч.

«Контрольные значения бюджета» — основной отчет, используемый для анализа расходования лимитов по бюджетам. Он показывает установленные лимиты, суммы списания, суммы сверх лимита и отклонения между заданными и списанными лимитами. Расчет остатка лимита может выполняться с учетом или без учета сверхбюджетных платежей.

Посмотрите, как работает контроль лимитов в Бит.Финанс?

от заявки на расходование денежных средств

до проверки бюджета и резервирования лимита

согласования превышений

формирования платежного календаря

план-фактного анализа БДДС

Оставьте заявку

Заключение

Контроль бюджетных лимитов — одна из ключевых задач финансового директора. Для ее выполнения важно выстроить механизм превентивной проверки до заключения договоров — при формировании заявок и на этапе планирования платежей. С этой целью бюджеты, договоры, заявки и фактические данные объединяются в единую модель. Управлять такой моделью можно в типовой учетной конфигурации 1С, но если у вас сложная структура бюджетов и несколько ЦФО, рекомендуем включить в вашу ИТ-инфраструктуру систему «Бит.Финанс».

Наши клиенты отмечают, что внедрение «Бит.Финанс» привело к качественным изменениям в финансовом управлении:

• Бюджетные ограничения стали работать на стадии планирования обязательств.
• Автоматизировано резервирование лимитов бюджета под будущие заявки.
• Снижен объем ручной работы.
• Актуальные статусы договоров («На бюджетном контроле», «Контроль пройден», «Отклонено») и комментарии по причинам отклонений позволяют видеть полную финансовую картину в реальном времени.
• На основе данных по исполнению бюджета и первичных документов формируется корректный план-фактный анализ.
• Обеспечен бесшовный переход от финансового планирования к юридическому оформлению в системе документооборота и далее к исполнению в бухгалтерии без рисков ошибок при переносе данных.