Содержание
Определение казначейства и его роль в финансовом управлении
Значение казначейства для бизнеса
На крупных предприятиях существует отдельная казначейская служба, разгружающая финансового директора от необходимости текущего управления финансами, чтобы он мог сосредоточиться на стратегических задачах. В компаниях меньшего масштаба казначейством занимается финансово-экономический отдел. Специалисты собирают данные из других подразделений, обрабатывает их, строят прогнозы и аналитические модели, регулирует финансовые вопросы в связке с бухгалтерией.
Организация казначейства в компании позволяет компании решить следующие глобальные задачи:
- Консолидированное управление денежными потоками, оптимизация оплат.
- Предотвращение возникновения ошибок и нарушений платежной дисциплины.
- Управление и контроль платежеспособности компании.
- Обеспечение максимальной прозрачности финансовых операций.
- Анализ потенциальных рисков и принятие своевременных мер по их снижению.
- Выполнение долгосрочного и краткосрочного планирования поступлений и расходов денежных средств.
- Ведение финансовой деятельности согласно актуальным нормам законодательства.
- Прогнозирование денежных потоков и оптимизация оборотного капитала.
- Контроль за дебиторской задолженностью, ее реструктуризация.
- Недопущение кассовых разрывов.
Привлечение инвестиций, сотрудничество с зарубежными компаниями, выпуск акций, стремление использовать максимально широкий набор финансовых инструментов – вот несколько причин, по которым современный бизнес стал уделять повышенное внимание казначейской деятельности.
Основные функции казначейства
Мы часто сталкивались с ситуациями недопонимания отличия казначейства от бухгалтерии или бюджетирования. При построении системы казначейства в компании важно разграничить ее функции от задач, выполняемых другими финансовыми службами.
Перечислим основные функции системы казначейства:
- Управление ликвидностью. В эту группу задач входит контроль остатков денежных средств на счетах и управление ими как ресурсами, прогнозирование поступлений и расходов.
- Управление финансовыми рисками. Оно включает управление рисками доходности, изменения процентной ставки, кредитными, валютными и другими рисками компании. Первоочередная задача – выявление, анализ и приоритезация рисков, выработка стратегии управления ими. В дальнейшем осуществляется контроль над операциями и распределением средств для минимизации рисков.
- Управление денежными потоками. Для этого на регулярной основе выполняется анализ движения денежных средств, контроль дебиторской и кредиторской задолженностей, синхронизация финансовых данных между подразделениями. Внимание уделяется снижению количества платежей путем их аккумуляции, уменьшения расходов на осуществление платежей, ускорения их получения и отправки.
- Контроль оборотного капитала. Необходимо производить мониторинг текущего состояние активов, имеющиеся и потенциальные инвестиции и обязательства. Это позволяет понять, какие затраты компания может себе позволить и как быстро удастся привлечь капитал на них.
- Управление финансированием. Вначале специалисты разрабатывают политику финансирования, на основании которой они впоследствии отслеживают денежные потоки, оптимизируют их структуру, разрабатывают планы финансирования, анализируют прошлые периоды, осуществляют бюджетирование.
Таким образом, казначейство способствует стабилизации и укреплению финансового положения компании. Это означает, что компания всегда обладает достаточным объемом финансовых ресурсов для осуществления своей текущей деятельности и развития.
Проблемы традиционного казначейства
Зачастую на первых порах в компании казначейство ведется в MS Excel, а не в специализированной программе. Это обусловлено простотой и привычностью табличного ведения учета. Однако MS Excel не может решить все задачи казначейства: по большей части, этот инструмент позволяет только вести учет, но полноценное планирование, анализ, контроль, сложные операции и расчеты с его помощью неосуществимы. Этот факт ставит руководство компаний перед необходимостью выбора и внедрения автоматизированной системы управления казначейством.
Но и эксплуатация системы автоматизации не является гарантией успешного ведения казначейства. Одной наиболее распространенных проблем казначейства является распределение задач, относящихся к управлению финансами, между различными подразделениями. Из-за отсутствия консолидации и разрозненности действий возникают ошибки в расчетах с контрагентами, оценке рисков, происходят кассовые разрывы, формируются просроченные задолженности. Невозможно долговременное планирование, поскольку между подразделениями нет связанности, общая и целостная структура финансового управления в компании не складывается. Все эти факторы мотивируют компании реализовать полноценную автоматизацию казначейства.
Преимущества автоматизации казначейства
Автоматизация выводит процессы казначейства на новый уровень удобства, скорости, комплексности, систематизации, прозрачности.
Использование в компании специализированных инструментов для автоматизации казначейства влечет за собой следующие плюсы:
- оперативная обработка платежей и поступлений;
- централизованное отражение всех операций в единой системе;
- реализация прогнозов, основанных на фактических данных;
- исключение операционных ошибок, присущих ручной обработке процессов;
- сокращение сроков формирования отчетности;
- безопасность выполнения операций;
- повышение скорости и точности принятия управленческих решений;
- упрощение взаиморасчетов;
- минимизация финансовых рисков, нецелевых трат, кассовых разрывов;
- тщательный контроль платежей, план-факт анализ;
- обмен данными с учетными и другими используемыми в компании информационными системами.
Специализированная система автоматизации казначейства позволяет настроить все процессы именно так, как будет наиболее оптимально именно для вашей компании. Адаптация системы под задачи и специфику компании может занять время и потребовать индивидуальных доработок, но эти затраты окупаются: после внедрения правильно сконфигурированная система позволяет выполнять все операции быстро и корректно.
Технологии автоматизации казначейских процессов
Автоматизация казначейства наиболее часто производится при помощи программных продуктов на базе «1С:Предприятия». Они позволяют цифровизировать процессы казначейства как на моно-предприятиях, так и в холдингах, в том числе со сложной территориально распределенной структурой.
Для отдельных компаний используются технологии, позволяющие автоматизировать следующий спектр задач:
- Планирование поступлений денежных средств и платежей.
- Учет операций по приходу и расходу наличных и безналичных денежных средств.
- Контроль лимитов и соблюдения условий финансовых договоров.
- Контроль наличия и достаточности денежных средств, их целевого использования.
- Управление взаиморасчетами с поставщиками, партнерами, клиентами.
- Ведение операций по списанию и взаимозачету задолженностей.
- Учет денежных документов.
- Выполнение анализа движения денежных средств, поддержания лимитов, доступного остатка, взаимных обязательств и т.п.
Для холдингов и групп компаний предусмотрен дополнительный функционал: он позволяет выстроить централизованное управление финансами всех юридических лиц и подразделений, создать единый расчетно-кассовый центр. Инструменты для реализации корпоративных функций включают расширенное управление финансовыми рисками, ликвидностью, коммерческими договорами и договорами финансирования, лимитами БДДС, валютный контроль. Поддерживается возможность как консолидированного, так и раздельного учета взаиморасчетов по партнерам и контрагентам.
Программные решения и инструменты
Расскажем о программных решениях для автоматизации казначейских функций на примере двух лидирующих продуктов: «1С:ERP Управление предприятием» и «Бит.Финанс». Это разные по архитектуре системы на базе 1С: «1С:ERP» предназначена для комплексной автоматизации всех бизнес-процессов в компании, а «Бит.Финанс» специализирован для автоматизации управленческого учета. Оба решения содержат большой набор инструментов для организации казначейской деятельности, вынесенный в отдельные подсистемы.
1С:ERP Управление предприятием
Подсистема «Казначейство» в «1С:ERP» позволяет организовать управление денежными потоками с наличными и безналичными средствами в различных валютах. Предусмотрены инструменты для планирования поступлений и расходов, контроля сроков выполнения операции, своевременного учета и многостороннего анализа. Осуществляется учет доступных денежных средств, привлеченных, а также выданных подотчетным лицам.
Перечислим ключевые функции решения:
- Разработка финансовых планов с учетом доступных ресурсов и возможностей привлечения капитала.
- Ведение платежного календаря на основе планирования оплат и поступлений.
- Оформление заявок на расходование денежных средств.
- Управление взаиморасчетами с контрагентами и контроль задолженности.
- Контроль лимита расходования денежных средств по предприятию и по подразделениям.
- Учет наличных денежных средств и проведение их инвентаризации.
- Ведение нескольких банковских счетов.
- Двусторонний обмен платежными документами с банками.
- Учет операций по эквайрингу, кредитов, депозитов, займов, денежных документов.
Для анализа финансовых процессов и их дальнейшей оптимизации предусмотрен ряд отчетов: по дебиторской и кредиторской задолженности поставщиков и клиентов, по движению и контролю денежных средств, сверка расчетов.
1С:ERP. Управление холдингом
В подсистему «Корпоративное казначейство» включен функционал по консолидации данных и многоаспектной бизнес-аналитике. В дополнение к возможностям казначейства в 1С:ERP она позволяет управлять:
- коммерческими договорами;
- договорами финансирования;
- ликвидностью;
- лимитами БДДС;
- финансовыми рисками;
- корпоративным и валютным контролем.
Централизованное казначейство в 1С:ERP УХ строится на трех ключевых моделях: наблюдатель, контролер и казначей. Модели отличаются зонами ответственности, возможностями влияния, разбивкой по аналитикам, а также ролью, которую выполняет управляющая компания.
1С:Управление холдингом
В ней реализован ряд функций для централизации процессов казначейства:
- Прогнозирование ликвидности.
- Моделирование «Что если?» в платежном календаре.
- Управление мгновенной, краткосрочной и среднесрочной ликвидностью.
- Упрощенное согласование документов по выбранному маршруту.
- Управление кредитными, процентными, валютными рисками.
- Взаимодействие с банками напрямую или посредством «Клиент-Банка».
- Рассылка уведомлений ответственным лицам о значимых событиях.
- Управление полным циклом коммерческих договоров и договоров финансирования.
- Поддержка мультивалютности, работа с валютными договорами.
- Учет операций с собственными и сторонними ценными бумагами.
Бит.Финанс
«Бит.Финанс» – модульное решение, в состав которого включено шесть модулей для автоматизации различных участков финансовой деятельности предприятия: «Казначейство», «Бюджетирование», «Управленческий учет», «Консолидация», «МСФО», «Управление договорами».
Перечислим задачи, решаемые с помощью казначейского модуля:
- Разработка маршрутов согласования заявок – как стандартных, так и многоуровневых.
- Согласование заявок на расходование денежных средств через Telegram, email, мобильное приложение, формирование платежных документов на их основе.
- Установка и проверка лимитов, поддержание неснижаемого остатка.
- Планирование платежей и поступлений денежных средств.
- Ведение платежного календаря в интерактивном формате с детализацией по статьям оборотов.
- Учет кредитов, депозитов и займов.
- Ведение реестра платежей и заявок на согласование, в том числе сводного по нескольким компаниям.
- Визирование реестра платежей по произвольным алгоритмам.
- Формирование план-фактной аналитики по заявкам на расходование денежных средств, по поступлениям, по прогнозам платежей.
- Интеграция с банками.
«Бит.Финанс» позволяет формировать отчетность о движении денежных средств, по текущим и неснижаемым остаткам, по контрольным значениям бюджетов, по планируемому расходу и поступлению средств. Также осуществляется план-фактный анализ заявок на расходование денежных средств, прогнозов платежей, анализ поступлений и т.д.
Использование искусственного интеллекта и аналитики
Современные передовые технологии ИИ и машинного обучения позволяют обрабатывать большие объемы данных и постоянно совершенствуются.
В казначейской деятельности они могут использоваться для решения задач следующих видов:
- выявление факторов финансовых рисков, их прогнозирование и анализ;
- сбор данных о потенциальном контрагенте, анализ его платежеспособности и надежности;
- анализ уровня ликвидности по динамике спроса и предложения и ряду других показателей;
- прогнозирование остатков на счетах и управление ими по заданным критериям;
- интеллектуальный анализ платежей;
- быстрый поиск и агрегация необходимых финансовых данных.
Это не полный список, а только несколько направлений развития. Технологии ИИ и прогнозной аналитики стремительно проникают во все процессы, и в сфере казначейства еще много возможностей для их успешного применения.
Процесс внедрения автоматизации в казначейство
Автоматизация казначейства может казаться глобальной и трудоемкой задачей, однако если ее разделить на этапы, она становится выполнимой.
В процессе внедрения системы автоматизации казначейства можно выделить следующие шаги:
- Аудит финансово-экономических процессов, осуществляемых в компании.
- Определение узких мест и проблемных участков казначейской деятельности, факторов влияния на ее эффективность.
- Формулирование целей и задач автоматизации казначейства.
- Выявление основных финансовых рисков, которые могут возникнуть в результате автоматизации, поиск способов их минимизации.
- Выбор подходящей системы автоматизации.
- Планирование бюджета проекта внедрения.
- Разработка технического задания и дорожной карты проекта внедрения.
- Проектирование будущей системы с учетом всех бизнес-процессов, взаимосвязей, интеграций, источников данных, ролей пользователей и т.п.
- Сбор и унификация НСИ, разработка форм управленческой и финансовой отчетности.
- Установка системы автоматизации, ее конфигурирование, доработка при необходимости.
- Наполнение системы начальными данными.
- Тестирование системы.
- Проведение обучения пользователей системы, разработка инструкций и другой документации.
- Запуск системы в эксплуатацию.
- Техническое и консультационное сопровождение системы.
В ряде случаев проект внедрения можно осуществить по сокращенному сценарию, используя преимущества подхода Agile (Scrum). В таком случае подготовительные фазы обследования, планирования и проектирования реализуются быстрее, а разработка и настройка выполняются итерациями, за которыми следует тестирование, уточнение концепции и выход на новый цикл.
Примеры успешных кейсов автоматизации в компаниях
Приведем несколько примеров успешного внедрения систем автоматизации казначейства, выполненных специалистами компании «Первый Бит».
ГК «Алькор» – одна из крупнейших строительных компаний – обратилась с запросом на автоматизацию казначейства, бюджетирования и управленческого учета. Ранее управленческая отчетность формировалась в MS Excel и вручную загружалась в BI-систему, что требовало выгрузки оборотно-сальдовых ведомостей, проведения реклассификации расходов и консолидации данных вручную. После внедрения системы «БИТ.Финанс» было автоматизировано согласование заявок и реестра платежей, проверки лимитов и план-фактного анализа БДДС, формирование заявок на расходование денежных средств, заполнение аналитик. В результате платежные поручения формируются на основании заявок без участия сотрудников, а данные по движению денежных средств при проведении банковских выписок заполняются автоматически из заявок на расходование. Трудозатраты значительно сократились, скорость получения управленческой отчетности выросла на 20%.
У крупнейшего поставщика спецтехники из Китая SINOWAY Group не была налажена система управления финансовыми потоками. Счета неструктурированно хранились и согласовывались в Whatsapp, плановые данные отсутствовали, факт собирался вручную из отдельных файлов и программ. Для автоматизации была выбрана программа «БИТ.Финанс» с поэтапным внедрением модулей. В первую очередь специалисты компании «Первый Бит» автоматизировали платежный календарь и механизм сбора фактических данных по БДДС. Для каждого пользователя было развернуто автоматизированное место казначея, настроен экспорт и хранение всех заявок на расходование денежных средств в едином реестре платежей, их контроль. Также было настроено универсальное визирование заявок и процесс согласования теперь занимает не более 30-ти минут. Автоматизация казначейства заняла один месяц.
На производственном предприятии «Хоупак» процессы казначейства были автоматизированы в ходе комплексного внедрения «1С:ERP» вместо устаревшей конфигурации «1С:УПП». Настроен обмен с клиент-банком, исключено ручное заведение и разнесение платежных документов, автоматизировано ведение платежного календаря, изменено и оптимизировано структурирование затрат. Расчет себестоимости и формирование финансового результата также осуществляется автоматически.
Значение цифровизации для финансового контроля и стратегического управления
Прогресс в сфере цифровизации и информационных технологий позволяет существенно ускорить сбор, хранение, контроль и использование финансовой информации, расширить возможности формирования аналитической отчетности в любых срезах. Необходимые финансовые данные как из других подразделений компании, так и от контрагентов поступают мгновенно, все операции осуществляются оперативно, с высокой степенью точности и достоверности. Это позволяет составлять качественные прогнозы ликвидности, выстраивать управление рисками, кредиторской и дебиторской задолженностью.
Благодаря такому подходу растет и укрепляется репутация компании, формируется доверие и интерес к ней со стороны инвесторов и партнеров как на российском, так и на международном уровне. Это способствует достижению такой важной стратегической цели, как получение и сохранение доступа на финансовые рынки, приобретение и развитие прочных связей в финансовом мире.
Заключение
Правильная организация казначейской деятельности в бизнесе, особенно в крупном, играет ключевую роль в обеспечении финансовой стабильности и устойчивости. Эффективное управление активами улучшает ликвидность компании и повышает ее инвестиционную привлекательность, минимизируя расходы на обслуживание заемных средств и быстро адаптируясь к изменениям на рынке.
В штате компании «Первый Бит» есть специалисты, компетентные в вопросах финансового управления и имеющие большой опыт автоматизации казначейства в компаниях различного масштаба и сфер деятельности. Если вы планируете внедрить систему автоматизации казначейства, наши специалисты готовы оказать в этом всестороннее содействие: от консультации и подбора наиболее подходящего для вашей компании решения до запуска в эксплуатацию и корпоративного сопровождения.
