Как упростить учет средств индивидуальной защиты (СИЗ) на предприятии

Консультация эксперта

Значение правильного учета СИЗ на предприятии

Они содержат нормы по профессиям и должностям в зависимости от опасностей. Сокращать указанный в документе минимальный набор СИЗ наймодатель не вправе. Ранее Единые типовые нормы выдачи СИЗ были рекомендованными и не носили обязательный характер.

Необеспечение работников СИЗ чревато крупными штрафами на основании ст. 5.27.1 КоАП РФ. Штраф за невыдачу СИЗ 1-го класса, к которым относятся средства простой конструкции, составляет от 2 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и ИП, от 50 000 до 80 000 рублей для юридических лиц. Непредоставление СИЗ второго класса для должностных лиц и ИП влечет штраф от 20 000 до 30 000 рублей, для юридических лиц – от 130 000 до 150 000 рублей. Сотрудник, которому не предоставили положенные СИЗ, может отказаться выходить на работу, и согласно ч. 6 ст. 216.1 ТК РФ предприятие будет вынуждено оплатить ему простой в размере среднего заработка.

Проблемы учета СИЗ

Обязанность работодателя вести учет СИЗ закреплена в ст.221 ТК РФ. Несмотря на то, что нормы содержат исчерпывающую информацию о должностях и профессиях, для которых положено выдавать СИЗ, многие параметры наймодатель должен определять самостоятельно. При принятии решения о том, каким категориям работников надлежит выдавать СИЗ, работодателю нужно ориентироваться не только на типовые нормы, но и на спецоценку условий труда (СОУТ), оценку профрисков (ОПР), мнение профсоюза. Порядок выдачи и перечень СИЗ на предприятии должен быть закреплен документально. Факт выдачи работнику СИЗ необходимо оформлять в личной карточке.

В ходе учета СИЗ часто возникают следующие проблемы:

1. Дублирование выдачи сотруднику СИЗ при совмещении должностей.
2. Противоречия между нормами выдачи в ЕТН, СОУТ и ОПР.
3. Контроль своевременной замены СИЗ по истечении срока годности или установленного срока эксплуатации и их списания.
4. Путаница при наличии аналогов, замене нескольких СИЗ на одно.
5. Раздельный учет индивидуальных и дежурных СИЗ, перевода индивидуальных СИЗ в дежурные.
6. Отражение результатов приемки СИЗ, предусматривающее проверку количества и качества и заполнение документов соответствия.
7. Решение вопросов с учетом обеспечения СИЗ работников подрядных организаций.
8. Нюансы учета СИЗ, выданных сверх нормы, например, в связи с их повышенным расходом из-за погодных условий.
9. Корректное отражение вывода из эксплуатации, замены, списания, утилизации СИЗ.
10. Отражение таких случаев, как отстранение работника в случае его отказа от использования СИЗ или выплата компенсации при необеспечении СИЗ.

При учете СИЗ нужно руководствоваться множеством единых и отраслевых норм, требований и правил, которые периодически обновляются, в результате чего меняются и учетные формы. Необходимо разобраться во всех документах, регулирующих выдачу, списание и другие действия с СИЗ, выработать подробные регламенты и четко следовать им.

Консультация эксперта

Автоматизация учета СИЗ

Автоматизация учета СИЗ имеет и другие преимущества:

1. Оптимизация выдачи СИЗ, их замены, списания, утилизации и т.д.
2. Экономия за счет выбора максимально подходящих вариантов СИЗ для каждой профессии, должности, идентифицируемой опасности, характера работ и т.п.
3. Сохранение данных о размерах и антропометрических измерениях работников для точного подбора СИЗ.
4. Формирование отчетности по наличию и списанию.
5. Мониторинг складских остатков и своевременная закупка СИЗ.
6. Подбор СИЗ, подходящих работникам по совокупности вводных данных, из числа доступных на складе.
7. Контроль соблюдения нормативных сроков службы СИЗ.
8. Анализ эффективности использования СИЗ, по итогам которого возможно внесение корректировок в их порядок выдачи или эксплуатации.

Средства автоматизации позволяют выполнять учет СИЗ, руководствуясь действующими законодательными нормами: разработчики обновляют программные продукты каждый раз, когда происходят изменения в нормативных актах.

Программное обеспечение

На российском рынке существует несколько решений, направленных на автоматизацию производственной безопасности и охраны труда, в состав которых входят инструменты по учету СИЗ. Расскажем про наиболее зрелые и востребованные решения этого класса.

1С:EHS Комплексная производственная безопасность КОРП»

• Формирование справочника СИЗ с указанием единиц измерений, класса, срока службы, производителя и артикула.

• Учет и контроль сроков действия документов, подтверждающих соответствие СИЗ нормам: деклараций, сертификатов, свидетельств о государственной регистрации.

• Учет норм выдачи СИЗ для планирования обеспечения сотрудников, закупок и учета эксплуатации, составления отчетности.

• Выдача СИЗ новому сотруднику согласно нормам.

• Создание заказов о потребности в индивидуальных и дежурных СИЗ на передачу в эксплуатацию.

• Автоматический расчет перечня выдаваемых СИЗ с учетом норм, антропометрии, остатков, процента износа, предыдущих выдачей.

• Формирование графиков выдачи, ведомости по форме МБ-7.
• Учет возврата СИЗ, расчет перечня СИЗ для возврата в соответствии с нормами выдачи.
• Создание актов осмотра СИЗ для фиксации степени их износа.
• Возврат и выдача СИЗ на сезонное хранение.
• Формирование потребности в СИЗ в количественном и денежном выражении.
• Составление плана закупок СИЗ на основании внутренних заказов.
• Отслеживание остатков на складах, подсчет резерва, расчет минимальных закупочных цен, подбор цен из прайс-листов.

Система «1С:EHS» включает в себя цифровые технологии, обеспечивающие возможность в онлайн-режиме обрабатывать записи с камер видеонаблюдения и отслеживать события, исходя из поставленных задач – в частности, контроль наличия СИЗ, указанных в наряд-допуске, на сотрудниках в зоне выполнения работ.

В случае выявления отсутствия СИЗ система автоматически передает информацию о нарушении ответственным лицам в соответствии с настройками. По результатам обнаруженных нарушений формируется отчетность в разрезе подразделений, где указаны местоположение и количество нарушений.

Консультация эксперта

«1С:Производственная безопасность. Охрана труда»

Рассмотрим реализацию отдельных процессов в системе:

При выдаче СИЗ указывается склад, с которого они поступают, данные о заказе на передачу в эксплуатацию, подразделение, ФИО материально ответственного лица. Основные и альтернативные средства защиты выделены значками.

По результатам перемещений СИЗ ведется учет их наличия на складах.

Личные карточки учета выдачи СИЗ содержат данные о наименовании СИЗ, единицах измерении и количестве, а также о пункте правовых норм, согласно которым осуществляется обеспечение сотрудника СИЗ.

Потребность в СИЗ рассчитывается согласно действующим нормам и сведениям о выданных и возвращенных СИЗ. На основании зарегистрированных потребностей формируется график выдачи СИЗ.

Данные об установленных нормах выдачи можно импортировать из внешнего файла или через специальный мастер загрузки типовых отраслевых норм.

Производится расчет даты возврата СИЗ на склад по истечении срока годности.

Учет цен поставщиков возможен из номенклатуры, занесенной в систему, либо путем импорта из внешнего файла.

Реализована возможность работы в режиме веб-клиента или в облаке, в том числе при низкой скорости соединения.

Консультация эксперта

Решения по охране труда от ОТ Софт

Перечислим ее функциональные возможности:

• Фиксация и учет размеров одежды и антропометрических размеров сотрудников.
• Регистрация норм и, в соответствии с ними, потребности в СИЗ.

• Формирование внутреннего заказа с учетом складских остатков и выявленных потребностей.
• Ведение учета на складах и учета выданных СИЗ по размерам с учетом процента износа и сроков.
• Создание отчетности о поступлении, отгрузке и актуальном количестве СИЗ в разрезе складов в количественном и суммовом выражении.

• Создание отчетности об обеспеченности СИЗ работников, подразделений и рабочих мест с визуальным выделением отсутствующих СИЗ и СИЗ, у которых закончился срок годности.

• Формирование личных карточек учета выдачи СИЗ.
• Продление сроков эксплуатации СИЗ.
• Приемка СИЗ от уволенных сотрудников и при переводе на другую должность.

Предусмотрен обмен данными об учете СИЗ с другими базами данных («1С:Бухгалтерия», «1С:Зарплата и управление персоналом», «SAP» и проч.). Учитываются результаты проведения СОУТ, если были выявлены отклонения от отраслевых норм.

Консультация эксперта

Упрощение процедур выдачи и возврата СИЗ

Автоматизация позволяет своевременно инициировать процедуру возврата использованных СИЗ на место хранения или их утилизацию. Расчет даты возврата производится, исходя из норм, степени износа и срока годности. Возможен также учет результатов экспертизы, определяющей процент износа СИЗ и возможность их дальнейшего применения. Это исключает использование СИЗ, потерявших свои защитные свойства, опасных для работников. В то же время осуществляется экономия: СИЗ, признанные комиссией доброкачественными, можно продолжать использовать.

Использование современных технологий

Для упрощения учета и контроля выдачи СИЗ используются такие технологии, как штрихкодирование и RFID. Маркировка каждого экземпляра СИЗ ускоряет идентификацию, мониторинг соблюдения техники безопасности и инвентаризацию.

Штрих-коды

Маркировка СИЗ штрихкодами представляет собой нанесение этикетки с уникальным идентификатором на каждую единицу СИЗ. Для организации учета СИЗ с помощью штрихкодов понадобится терминал сбора данных (ТСД), подключенный к учетной системе, а также принтер этикеток.

Генерация инвентарных номеров может осуществляться программным способом. Штрихкоды заносятся в учетную систему, откуда экспортируются в ТСД. При инвентаризации сотрудник склада считывает коды и формирует перечень СИЗ в наличии. Аналогичным способом осуществляется вывод СИЗ из эксплуатации. Данные из ТСД можно выгрузить в бухгалтерский документ, формируемый системой учета.

Методика штрихкодирования имеет свои недостатки: данные на этикетке могут стереться или как-то иначе повредиться, из-за чего идентифицировать СИЗ не получится.

RFID-технологии

Технология RFID представляет собой метод распознавания и определения объектов учета на основе радиочастотного излучения. Данные о СИЗ записываются на носитель – микрочип, который вместе с антенной для считывания закрепляют на элементе СИЗ. В карточке учета СИЗ указывается, какие защитные элементы должны быть на сотруднике, а также срок их эксплуатации. Для считывания устанавливается специальный портал, при прохождении через который система проверяет данные с меток, сверяет их с базой, а затем допускает работника на объект или отказывает в доступе. В случае, если необходимые СИЗ отсутствуют, недостаточны или их срок годности истек, на экране они выделяются цветом.

Метки RFID очень компактные, их можно закрепить в шов или кант. Для их считывания необязателен прямой контакт, дальность чтения составляет до восьми метров. СИЗ с вшитыми метками выдерживают до двухсот стирок.

Консультация эксперта

Регулярная инвентаризация СИЗ

Учет СИЗ, выданных сотрудникам и находящихся у них в личном пользовании, ведется в карточках сотрудников. Для упрощения процедуры инвентаризации допускается составление единого акта, включающего информацию обо всех СИЗ, находящихся в эксплуатации.

Инвентаризационная комиссия, сверяясь со списками, инспектирует фактическое наличие СИЗ по количеству и наименованию в местах эксплуатации и хранения, и заносит данные в описи. Все выявленные отклонения, недостачи и излишки фиксируются в сличительной ведомости. По результатам инвентаризации комиссия оформляет протокол и передает его руководителю. Он принимает решение о регулировании расхождений, после чего фиксируются окончательные итоги инвентаризации.

Ведение документации — стандартизация форм для учета СИЗ

В нормативных актах представлены образцы документов, используемых для учета СИЗ, но они являются рекомендованными, а не жестко зафиксированными. Предприятие может скорректировать формы для своего удобства, но учесть при этом все требования и правила.

При учете СИЗ используется большое количество форм документов:

• Личная карточка учета выдачи СИЗ;
• Внутренний заказ;
• Приходный ордер (форма М-4);
• Требование-накладная (форма М-11);
• Ведомость учета выдачи спецодежды (форма МБ-7);
• Акт продления срока носки спецодежды;
• Накладная на оприходование;
• Акт списания;
• График планирования выдачи СИЗ и т.д.

Системы автоматизации учета СИЗ позволяют настроить шаблоны этих и других форм в соответствии со спецификой предприятия и ее потребностями. Однократное конфигурирование шаблонов достаточно для того, чтобы упростить учет СИЗ, а корректировать их понадобится только в случае изменения нормативных актов, затрагивающих содержание конкретной формы.

Консультация эксперта

Взаимодействие с поставщиками

Взаимодействие с поставщиками СИЗ сводится к необходимости запросить прайс-листы, выбрать подходящего поставщика, заключить с ним договор, принять и распределить поступившие СИЗ. Средства автоматизации позволяют вести учет поставщиков СИЗ, регистрировать их прайс-листы, сопоставлять номенклатуру с прайс-листами, формировать заказы поставщикам на поставку партий СИЗ.

Заказы поставщикам фиксируют условия поставки СИЗ – оплату, график поставок, другие сведения – позволяя контролировать выполнение заказов, управлять запасами и планировать закупки. Формирование заказов поставщикам осуществляется на основе заявок, заказов о потребности, планов закупок. После получения товаров необходимо зафиксировать в системе их поступление с указанием мест хранения, чтобы актуализировать складские остатки, сформировать бухгалтерские проводки и отрегулировать взаиморасчеты с поставщиком. В случае выявления несоответствия в поставке, брака или ошибок, либо одностороннего изменения условий поставки, можно провести корректировку поступлений или оформить возврат товаров поставщику.

Заключение

Оптимальным способом учета СИЗ является использование специализированной системы, позволяющей автоматизировать все необходимые процессы. Это упрощает и ускоряет учет и контроль, снижает количество ошибок, обеспечивает своевременность внесения данных, позволяет избежать штрафов из-за отсутствия СИЗ. Современные инструменты помогают упорядочить взаимосвязи между всеми процессами учета, встроив их в целостную картину деятельности предприятия. Вам не придется мониторить изменения законодательных норм в области учета СИЗ – разработчики актуализируют программы в соответствии с действующими требованиями и рыночными тенденциями.

Консультация эксперта