Проектное и процессное управление: как совместить для максимальной эффективности

Содержание

Что такое проектное управление

Признаки проектного подхода:

• Уникальный результат деятельности, который отличается от типовых и рутинных процессов;
• Ограничение по времени и ресурсам, у проекта есть начало и дата окончания, выделенный бюджет и команда;
• Привлечение команды разных специалистов, которые могут работать в нескольких отделах и выполнять специфические задачи.

Каждый проект проходит стадию планирования, во время которой происходит декомпозиция составляющих проекта — проектных задач и согласовывается общий план. Согласованная версия плана становится базовым планом проекта. В составе базового плана определяется календарный, финансовый и ресурсный планы, уточняются конечные цели и промежуточные результаты. Далее он переходит в стадию исполнения, в процессе которой руководитель проекта, руководители проектных задач, кураторы и Заказчики контролируют выполнение. На конечном шаге проекта проводят процедуры завершения проекта, которые включают в себя комплекс мероприятий, направленных на подтверждение достижения целей, оценку результатов и извлечение уроков для будущих проектов.

Этапы завершения проекта:

• Сбор, анализ и оценка информации об итогах проекта. Сравниваются результаты с запланированными, анализируются отклонения от планов и прогнозов.
• Подготовка и согласование итогового отчёта. В отчете описываются полученные результаты, риски и меры по их устранению.
• Принятие решения о закрытии проекта. На основании согласования отчета спонсор или заказчик принимает решение о закрытии проекта и проведении постпроектного мониторинга (если проект требует дальнейшего наблюдения).
• Формирование базы знаний и архива проекта. Создаются хранилища информации и документации по проекту.
• Оценка работы команды. Проводится анализ извлеченных уроков и оценка компетенций членов команды.

Такой подход используют для эффективного решения следующих задач:

• Запуск нового продукта;
• Внедрение кардинальных изменений в рабочий процесс;
• Организация научно-исследовательских, конструкторских работ или работ по проектированию;
• Строительство или запуск социальных проектов, мероприятия по слияниям или поглощениям (объединение предприятия) и другие виды инвестиционных проектов;
• Любые активности меньшего масштаба: от организации свадьбы, выставки, концерта и до координации ремонтов.

Например, когда IT-компания занимается интеграцией продуктов 1С в бизнес-процессы клиентов, каждое такое внедрение рассматривается как проект.

Что такое процессное управление

Процесс состоит в том, чтобы качественно выполнять повторяющиеся действия, направленные на достижение бизнес-целей компании в целом.

За счет процессного управления можно:

• Стандартизировать и алгоритмизировать работу персонала;
• Повысить предсказуемость операций;
• Упростить управление бизнесом;
• Снизить временные и ресурсные затраты на конкретные процессы.

Для достижения устойчивой результативности процессов нужно организовать работу так, чтобы все действия были описаны, задокументированы и выполнялись согласно регламенту. Например, для продавцов могут быть написаны скрипты, а для расчетчика заработной платы установлены нормы и сроки расчета, согласования, передачи ведомостей на выплату. У процессного управления существуют свои отличительные признаки, характеристики и правила, благодаря которым достигается эффективное процессное управления.

Как правило, из описанных процессов понятны схемы передачи потоков информации между структурными единицами организации, состав данных, сроки прохождения того или иного процесса, роль в процессном управлении не только владельца процессов, но и тех лиц или подразделений, которые должны быть информированы, или согласуют с тем или иным действием. По такой схеме работает HR-отдел, логистическая служба, бухгалтерия, колл-центры. За счет стандартизации процессов проще масштабировать деятельность и автоматизировать работы, снизить зависимость от команды.

Ключевые отличия каждого подхода

Для понимания сравним процессный и проектный подходы управления в таблице.

Не существует лучшего подхода к организации работы. Проектный подход необходим для внедрения определенных инструментов, вывода новых продуктов, а процессный, в свою очередь, обеспечивает устойчивую и предсказуемую рутинную работу, что не менее важно.

Преимущества и ограничения каждого подхода

Основными особенностями и плюсами процессного управления являются:

• Шаблонирование и стандартизация операций;
• Возможность прогнозируемого достижения как тактических, так и части стратегических задач за счет повторяемых и прогнозируемых действий;
• Устойчивость системы взаимосвязей между подразделениями и выполняемыми ими процессами;
• Устоявшаяся система оценки качества работы сотрудника или подразделения;
• Повышение прозрачности работы всей компании;
• Возможность изменения процессов при необходимости.

Недостаток состоит в том, что, как правило, процессное управление сложнее адаптировать к изменениям. Также усовершенствование процессов недоступно небольшим компаниям, в которых сотрудники выполняет не одну функцию, а являются универсальными.

У проектного управления также есть свои преимущества и недостатки:

• Основным преимуществом проектного управления является направленность команды не на повторяющееся действие, а на достижение уникального, прорывного, направленного на достижение цели — результата своей деятельности;
• В процессе управления проектом укорачиваются коммуникационные связи, сознательно ускоряется принятие решений.

Работа в проекте повышает уровень компетенций команд, добавляя кругозор и обогащая участников команды новыми методами решения задач. Минусов и рисков в проектной деятельности тоже довольно много, так как изначально проектная деятельность имеет высокую неопределенность и для проектной деятельности характерны: риски нарушения сроков, неверного планирования как трудовых, так и материальных ресурсов, как следствие превышение бюджетов проектов.

В качестве примера можно привести экономические аспекты строительства Исаакиевского Собора в Санкт-Петербурге, изначальный бюджет которого закладывался в 1818 году архитектором Анри де Монферраном, и первая смета расходов составляла 506 300 рублей. А фактический бюджет проекта строительства составил к 1864 году 23,26 млн рублей серебром.

Подобные примеры есть и в наши дни, и они касаются не только строительства, но и ИТ проектов. Превышение изначальных бюджетов происходит в среднем в каждом пятом проекте. И при инициации проекта следует это учитывать и выбирать опытного руководителя проекта и зарекомендовавшие себя команды для исполнения амбициозных задач.

Типовые задачи для каждого метода

Проектное управление используют, когда нужно реализовать уникальный проект, который в том же виде больше не повторяется. Даже если реализовывать подобные проекты многократно, каждый случай будет особенным и адаптированным под конкретные внешние и внутренние факторы.

Кроме того, проектный подход используется, когда важны сроки выполнения задачи и координация между специалистами из разных подразделений. Примеры:

• Разработка мобильного приложения для заказчика;
• Внедрение CRM или ERP-системы в работу клиента;
• Открытие нового подразделения компании;
• Подготовка к выставке.

Процессное управление применяется для задач, которые являются неотъемлемой частью работы компании и повторяются непрерывно.

Примеры таких работ:

• Прием заказов с сайта интернет-магазина и их отправка покупателям;
• Обработка звонков службы технической поддержки в колл-центре;
• Покупка сырья и материалов для производства;
• Продажа товаров в магазине;
• Ведение бухгалтерского учета;
• Организация питания сотрудников на производстве.

Взаимодействие и сочетание подходов

Наибольшей эффективности можно достичь, если не дифференцировать подходы, а комбинировать их друг с другом. В этом случае работа компании будет гибкой, но при этом прозрачной и хорошо управляемой. Можно достичь стратегических целей, не жертвуя операционными задачами.

Каким образом сочетаются два подхода:

1. Процессы, которые работают на проекты. В этом случае типовые бизнес-операции будут обеспечивать реализацию сложных и нестандартных проектов. Например, закупка материалов для строительства дома, начисление зарплаты для задействованных в команде сотрудников.
2. Проекты, которые улучшают типовые процессы. Например, руководитель собрал команду специалистов, которые автоматизируют процесс приема и обработки заявок. Для этого они выбирают приложение, интегрируют его в работу и т.п. После завершения проекта появятся стандартные процессы для других сотрудников. В результате работа компании станет более прозрачной и рентабельной.

Например, небольшая компания продавала стройматериалы в интернет-магазине. По мере ведения бизнеса поток заказов стал слишком большим. Руководитель принял решение о внедрении CRM и запустил проект, который реализовали его IT-специалисты. После завершения их работы появились бизнес-процессы по приему и обработке заказов. Далее можно создавать другой проект, например, рекламные кампании для расширения рынков сбыта или разработку нового, более удобного сайта интернет-магазина.

Чаще всего функционируют гибридные модели, например, появление мини-проектов в рамках устоявшихся бизнес-процессов либо исполнение рутинных процессов в рамках одного проекта.

При этом проект не может существовать изолированно. Например, компания не может построить дом, если этот процесс не будет обеспечен материалами. В первом случае работа рассматривается как проект, во втором — процесс. Возможна и обратная ситуация, когда в процессах часто возникают проектные задачи. В этом случае деятельность компании замедляется, снижается производительность труда и растут затраты.

Как построить процессную и проектную работу параллельно

Чтобы сочетать оба подхода, необходимо придерживаться следующих правил:

1. Разделить задачи на проектные и процессные. К первым отнести нетиповые, по которым можно установить срок и выделить бюджет. К процессам нужно отнести регулярные действия, без которых команда проекта работать не может.
2. Использовать единую систему планирования. Несмотря на разделение методов, планировать работу нужно в одной системе. Для этого используются специальные приложения, например, Битрикс24 или системы по управлению задачами, такие как Mantis или Yandex Tracker.
3. Назначить ответственных. Каждый проект и процесс должен иметь «владельца», чтобы избежать конфликта между персоналом, пересечения ресурсов и графиков исполнения.

В некоторых случаях для удобства процессные задачи можно учитывать как мини-проекты. В этом случае сроком их исполнения будет календарный месяц. Например, проект по разработке и настройке отчетности, проект по переносу данных в новую учетную систему, проект проведения выставки. Результатом будут запланированные и выполненные задачи с достижением быстрого результата.

Как объединить подходы на уровне ИТ-инструментов

Лучший способ объединить процессный и проектный подход в управлении — использовать IT-инструменты. В России популярностью пользуются такие решения:

1С:РМ Управление проектами. Линейка программных продуктов ориентирована на проектно-ориентированные компании. В них можно гибко управлять конкретными проектами, но при этом интегрированы и инструменты для управления персоналом, финансами, закупками. В линейке 1С:PM Управление проектами представлены решения как для небольших компаний, так и для крупных территориально-распределенных предприятий. Возможности решений можно расширить за счет обмена данными с другими программами 1С.

Расчет цены контракта

Планирование содержания и сроков проекта

План-фактный анализ проекта

Управление загрузкой и рабочим временем по проектам

Управление коммуникациями проекта

Прогноз трудозатрат по ролям

Диаграмма Ганта по портфелям проектов

Расчет цены контракта

Планирование содержания и сроков проекта

PIX Процессы. Комплекс инструментов классов BPM, Process Mining и Task Mining, обеспечивающий выполнение всех задач процессного управления в единой экосистеме: от выявления процессов и их ручного или автоматического описания до систематизации, оценки, анализа и оптимизации.

Платформа PIX Процессы состоит из трех модулей:

• PIX Процессная студия. Инструмент для проектирования и визуализации бизнес-процессов.
• PIX Монитор задач. Инструмент для мониторинга и анализа бизнес-операций на основе действий пользователей за их компьютерами (класс Task Mining).
• PIX Аналитик процессов. Инструмент для анализа бизнес-процессов на основе логов корпоративных систем (класс Process Mining).

Отрисовка бизнес-процессов в «PIX Процессная студия»

Отрисовка бизнес-процессов в «PIX Процессная студия»

Отображение эффективного и неэффективного времени сотрудников в «PIX Монитор задач»

Мониторинг параметров бизнес-процессов в «PIX Процессы»

Формирование сквозного процесса

Реестр бизнес-процессов

Отображение всех мониторов на компьютерах пользователей

Разметка логов

Битрикс24. Облачная или коробочная платформа, которая одновременно играет роль CRM, может управлять проектами и процессами. Для проектного подхода в ней можно использовать функции проектов и рабочих групп, канбан-доски, контроль сроков. Для процессного подхода в ней реализован визуальный конструктор, роботы и триггеры, календари и расписание.

Также некоторые компании все еще используются иностранные разработки, вроде Jira, ClickUP, Microsoft Project, по-другому организовывают управление проектами.

Для объединения двух подходов важно интегрировать системы друг с другом. Например, можно использовать ERP-систему для управления ресурсами и дополнить ее специальным модулем 1С:PM Управление проектами для контроля проектной деятельности. Также, например, проекты ранее запланированные в Microsoft Project могут быть загружены в 1С:PM или интегрированы с Битрикс24.

Для удобства эксплуатации таких решений желательно создать модель деятельности в автоматизированной системе, провести обучение персонала, настроить интерфейсы и права н каждой группы пользователей, обеспечивая конфиденциальность информации и ее доступность для определенных групп пользователей. Например, можно разделить проекты, и руководитель одного не сможет перепланировать проект другого руководителя проекта, а оба они не смогут осуществить отражение банковской выписки.

Заключение

Процессное и проектное управление одновременно используется в работе компаний независимо от вида их деятельности. Даже если организация разрабатывает ПО или строит дома, завершить проект без его обеспечения и подкрепления процессами невозможно.

Задача руководителя — гибко объединить оба подхода, используя преимущества обоих вариантов. В этом ему помогают специальные IT-инструменты, а специалисты компании Первый Бит готовы помочь с внедрением программного продукта для управления проектами в процессы компании.