Сопровождение 1С:Документооборот – управление и организация электронного документооборота

Значение эффективного электронного документооборота для бизнеса

«1С:Документооборот» позволяет максимально автоматизировать процессы делопроизводства, снизить нагрузку на сотрудников и избежать ошибок, связанных с человеческим фактором. Решение обеспечивает прозрачность выполнения операций: руководство в режиме реального времени может наблюдать и анализировать полную картину рабочих процессов. Гибкая система уведомлений и статусов позволяет сотрудникам соблюдать сроки выполнения задач и не допускать нарушения дедлайнов. Удобно устроен механизм согласования: можно настроить маршрут любой сложности, после чего система будет по одному клику запускать цепочку согласования документа. Отдельный акцент уделяется настройкам безопасности персональных данных и конфиденциальности, предоставляющим пользователю доступ только к данным, необходимым ему для работы.

Перечислим основные задачи, которые решает автоматизация документооборота:

1. Организация централизованного структурированного хранилища документов компании.
2. Экономия бумаги и места для хранения бумажных документов, отсутствие необходимости их утилизации.
3. Высокая скорость передачи данных.
4. Согласование документов по настроенным маршрутам.
5. Совместная работа сотрудников над документами.
6. Генерация документов по шаблонам, хранение истории изменений и версионности.
7. Разграничение прав доступа к документам на уровне ролей и отдельных пользователей.

Внедрение электронного документооборота значительно ускоряет все процессы, связанные с обработкой документации, и в целом повышает качество работы, гарантируя достоверность, актуальность и защиту данных. Возрастает степень связанности подразделений, минимизируются риски потери документов, сокращаются издержки.

30 часов тест-драйва Сопровождения 1С:Документооборот бесплатно

• Тестовый период для вашего решения 1С на 2 недели, на любые виды работ в рамках услуги Сопровождения 1С
• Реализация доработок – до 5 часов на одну задачу

Заказать тест-драйв

Обзор системы 1С:Документооборот

1. Формирование договоров и других документов на основе шаблонов и связей документов.
2. Разработка маршрутов согласования с использованием условий, параллельного, последовательного или смешанного алгоритма, запуск процесса согласования документов.
3. Планирование, постановка и контроль исполнения задач.
4. Использование готовых шаблонов процессов, создание собственных процессов.
5. Поиск данных – в произвольной форме, по реквизитам, полнотекстовый, по содержимому файлов.
6. Ведение календарей для планирования и учета рабочего времени.
7. Хранение истории электронной переписки, привязка писем к документам, контроль отправки.
8. Автопродление срока действия договора.
9. Поддержка всех видов электронной подписи.
10. Контроль передачи бумажной копии договора на подпись контрагенту и ее возвращения, наличия скан-копий оригиналов.
11. Формирование отчетности по всем или только по истекающим договорам.
12. Учет входящей и исходящей корреспонденции.
13. Сканирование файлов ручным и потоковым способом с автоматическим распознаванием.
14. Штрихкодирование документов, печать штрихкодов.
15. Передача дел в архив с автопроверкой сроков хранения.
16. Отправка уведомлений и напоминаний.
17. Ведение отчетности по анализу процессов и трудозатрат.
18. Бронирование помещений в соответствии с графиками работы сотрудников и кабинетов.

Этапы внедрения 1С:Документооборот

«1С:Документооборот» можно достаточно легко внедрить в ИТ-инфраструктуру компании за счет гибких настроек, высокого уровня автоматизации и бесшовной интеграции с учетными конфигурациями 1С для одностороннего или двустороннего обмена данными.

В ходе внедрения осуществляются следующие шаги:

1. Обследование бизнес-процессов компании.
2. Построение или обновление оргструктуры организации.
3. Разработка шаблонов видов документов и процессов.
4. Анализ информационной базы, выявление и устранение ошибок и дублей.
5. Первоначальное заполнение базы.
6. Настройка интеграций.
7. Настройка маршрутов согласования.
8. Настройка прав доступа пользователей.
9. Обучение пользователей, составление инструкций.
10. Тестирование и запуск в эксплуатацию.

В небольших компаниях, где нет сложных бизнес-процессов и маршрутизации согласования, а также не требуется индивидуальная доработка решения, внедрение можно выполнить по сокращенной схеме, используя Agile (Scrum)-подход.

Сопровождение 1С:Документооборот

Сопровождение «1С:Документооборот» – это сервис, предоставляемый партнерами 1С для обеспечения полноценной и надежной работоспособности системы, адаптации ее под потребности и задачи компании.

Сопровождение включает в себя следующие виды мероприятий:

• профилактические меры – своевременное обновление конфигурации, тестирование и анализ ее функционирования, рефакторинг кода, корректировка настроек для предотвращения возможных сбоев;
• реагирование на обращения – фиксация ошибок и неполадок, возникших у пользователей;
• проведение консультаций и обучения по работе в системе, разработка инструкций и других справочных материалов;
• выполнение отдельных задач – настройка «1С:Документооборот» и интеграций, создание резервных копий, реализация доработок и т.д.

Сопровождение осуществляется согласно условиям договора между компанией-заказчиком и интегратором. В договоре прописывают спектр задач, решаемых в рамках сопровождения, сроки реагирования на заявки и выполнения работ, формат и стоимость сопровождения. Как правило, корпоративное сопровождение «1С:Документооборот» производит выделенная команда, которая изучает и анализирует бизнес-процессы компании, и не только обрабатывает заявки, но и действует проактивно, предлагая различные варианты оптимизации. Предложенные рекомендации могут быть не связаны напрямую с функционалом «1С:ДО», но они влияют на удобство и скорость работы. Например, специалисты могут зафиксировать, что устаревшая операционная система, одновременный запуск большого количества программ или антивирус существенно замедляют процессы.

Сопровождение 1С после внедрения

• Проблематика организации сопровождения в компании.
• Специфика постпроектного сопровождения.
• Модель организаци технической поддержки Первого Бита.
• Формирование поддержки с нуля.
• Подрядчик или штат: специфика каждого решения.

Организация эффективного электронного документооборота в компании

Проведения процедуры внедрения и запуска в эксплуатацию системы «1С:Документооборот» недостаточно для того, чтобы комплексно организовать эффективный процесс хранения, учета, контроля и анализа документов в компании.

В целях продуктивной и бесперебойной работы системы электронного документооборота нужно придерживаться ряда правил:

1. Сформулировать задачи, которые должна решать система, и определить измеримые результаты ее внедрения. Мониторить целевые показатели, анализировать их, и в случае необходимости корректировать факторы, влияющие на производительность.
2. Выполнить настройки программы, соответствующие задачам компании. К ним относятся настройки бизнес-процессов, шаблонов, маршрутов согласования, прав доступа, интерфейса, отчетов и т.п.
3. Настроить односторонний или двусторонний обмен данными с другими системами, эксплуатируемыми в компании.
4. Устанавливать обновления конфигурации, содержащие важные изменения, и обновления платформы.
5. Провести обучение пользователей, составить понятные и простые инструкции по работе в программе.
6. Организовать техническое и консультационное сопровождение, направленное на исправление ошибок, предотвращение сбоев, оптимизацию работы.

Функционал «1С:Документооборот» включает достаточное количество аналитических инструментов для формирования отчетности, позволяющей оценить эффективность работы сотрудников и подразделений в различных срезах.

Анализ и повышение эффективности электронного документооборота

Высокая продуктивность работы в системе «1С:ДО», особенно в крупных компаниях с сотнями пользователей, напрямую зависит от производительности. Замедление скорости работы может быть связано с большим объемом базы, отсутствием обновлений, неоптимальными настройками, характеристиками аппаратного обеспечения. Штатные или привлеченные специалисты, осуществляющие техническое сопровождение системы, производят анализ, выявляют причины снижения производительности и принимают необходимые меры. В частности, на регулярной основе очищают кэш и дубликаты, отключают неиспользуемый функционал, создают бэкап.

Отметим, что не все выпускаемые обновления конфигурации нужно сразу же устанавливать. Оптимален подход, когда команда техподдержки изучает список изменений и принимает решение о необходимости установки, если обновление полезно для компании. В таком случае рекомендуется в тестовом режиме проверить новую версию. Может оказаться, что она «сырая» и содержит ошибки, тогда ее установка во всей компании станет потерей времени: придется восстанавливать бэкап или дожидаться, пока разработчики выпустят новую версию с фиксацией багов.

Еще одна из задач специалистов сопровождения «1С:Документооборот» – выявление процессов обработки и управления документов, которые не автоматизированы или работают не самым удовлетворительным образом, и поиск возможностей для их оптимизации. Особенно это востребовано при масштабировании компании, когда требуется оцифровать новые процессы. К тому же появляются новые технологии, которые можно использовать для дополнительных интеграций, добавления механизмов искусственного интеллекта, расширения аналитических возможностей и функций контроля и т.п. В ряде случаев для повышения эффективности системы достаточно отрегулировать настройки, а в других требуется выполнение индивидуальных доработок системы.

Устойчивость и безопасность данных

Архитектура системы «1С:ДО» обеспечивает высокий уровень конфиденциальности и защиты данных. Это достигается посредством использования зашифрованных каналов для передачи документов и настроек прав доступа различных ролей пользователей. Можно создавать резервные копии электронных документов и хранить их на безопасных серверах, что гарантирует защиту от потери и повреждения, минимизирует риски несанкционированного доступа и утечки данных.

Осуществляется разграничение и контроль доступа к данным на уровне записей и полей базы данных, сохраняется история изменений. Предусмотрен механизм поддержки криптографии. Поддерживаются различные способы аутентификации пользователей, включая двухфакторную и биометрическую.

Заключение

Для организации корпоративного сопровождения «1С:Документооборот» и других систем 1С вы можете обратиться в компанию «Первый Бит». «Первый Бит» – один из крупнейших партнеров 1С, профессионально занимающийся автоматизацией бизнеса в России и на международном уровне с 1997 года. Специалисты «Первого Бита» осуществляют сопровождение корпоративных систем в формате абонентского обслуживания или SLA, а также с почасовой тарификацией. Вы можете выбрать наиболее удобную для вашей компании схему и воспользоваться всеми преимуществами поддержки 24/7 с персональным менеджером, квалифицированными специалистами, выстроенным в соответствии с вашими процессами и потребностями регламентом.