Учет и управление договорами в 1С

Как происходит процесс учета договоров

Автоматизация процесса управления договорами

Стабильной деятельности компании и качественному решению задач учета договоров способствует внедрение автоматизированной системы, минимизирующей массу рисков:

• заключение невыгодной, убыточной, ничтожной или оспариваемой сделки;
• потеря документов;
• разглашение конфиденциальной информации;
• чрезмерные трудозатраты на привычные, но неэффективные процедуры заключения договоров;
• отсутствие базы первичных документов;
• неконтролируемое увеличение затрат как результат отсутствия утвержденных лимитов;
• затягивание сроков согласования;
• ошибки в датах, пунктах, реквизитах, приложениях;
• пропуск сроков исполнения и пр.

Автоматизация процесса управления договорами позволяет достичь выполнения следующих задач:

1. Сокращение трудоемкости за счет создания договоров по шаблону, их регистрации и согласования по выверенному алгоритму в электронном виде.
2. Высокая степень контроля.
3. Конфиденциальность, реализованная благодаря гибким настройкам доступа.
4. Ведение электронного хранилища документов с широкими возможностями поиска, механизмом прикрепления к договору первичных документов.
5. Прогнозирование затрат и контроль за бюджетом проекта.
6. Рассылка оповещений об отклонениях от заданных в договоре параметров.
7. Гибкие инструменты заполнения графиков платежей и начислений.

Программа, автоматизирующая управление договорной деятельностью компании, может быть синхронизирована с другими системами – осуществляющими планирование, управление финансами, бюджетирование, бухучет. Ниже рассмотрим два популярных интегрированных решения для автоматизации учета договоров – Бит.Финанс и 1С:Документооборот.

Учет договоров в решении Бит.Финанс

Управление договорами в 1С:Документооборот

Рассмотрим процедуру работы с документами в решении «1С:Документооборот» пошагово:

1. Вначале нужно зафиксировать основные требования к договорам и классифицировать их по видам. Рекомендуем сформировать одноуровневую линейку договоров с 8-12 их вариантами, различающимися нумерацией, реквизитами, параметрами настройки.

_{Рис. 9. Настройка видов документов}


2. Согласно выбранным параметрам, формируется дерево папок для хранения договоров. Его структура должна быть удобной и наглядной.

_{Рис. 10. Структура дерева папок договоров}


3. К каждой папке нужно определить права доступа для сотрудников

_{Рис. 11. Настройка прав доступа к папкам документов}


4. Для корректной классификации документа, добавляемого в дерево папок с договорами, ему надо присвоить признак «Является договором», после чего появятся следующие возможности: ведение классификации договоров по наименованиям контрагентов, режим подписания «Мы и контрагенты», установление срока действия договора, указание финансовых признаков договора и фильтрация неактуальных договоров.

_{Рис. 12. Признак договора}


5. Нужно определиться с необходимостью разграничения прав на уровне всех документов, сопровождающих процесс договорной работы – из-за большого объема таких документов эта опция замедлит работу 1С, поэтому по умолчанию она отключена. Для ее активации нужно проставить галочки «Заполнение рабочей группы является обязательным» и «Автоматически вести состав участников рабочей группы».

_{Рис. 13. Разграничение прав доступа}


6. Для того, чтобы документ был корректно зарегистрирован, нужно указать все его параметры, начиная с нумерации.

_{Рис. 14. Вкладка «Нумерация»}


7. Номер будет присвоен документу автоматически при выполнении задачи «Регистрация». Если вы хотите задать номер вручную, нажмите кнопку «Зарегистрировать». Настройка автоматического нумератора производится в пункте «Нумераторы» раздела «Нормативно-справочная информация».

<sub>Рис. 15. Раздел «Нумераторы»

Рис. 16. Настройка нумерации</sub>


8. Конструктор нумерации позволяет задействовать в номере документа динамические символы, что убыстряет его поиск.

_{Рис. 17. Настройка формата номера договора}


9. Для каждого вида документов можно использовать отдельный нумератор

_{Рис. 18. Нумерация разных видов документов}


10. Для каждого нумератора задается переодичность и соответствующаая ему аналитика

_{Рис. 19. Настройки параметров нумерации}


11. Затем по каждому из видов документов настраиваются шаблоны запрашиваемых параметров.

_{Рис. 20. Настройка шаблонов параметров нумерации}


12. Конкретному виду документов можно присвоить один или несколько шаблонов, содержащих запрос реквизитов и файлов.

_{Рис. 21. Присвоение шаблонов документов}


13. Шаблон представляет собой набор ограничений, согласно которым будет осуществляться поиск документа. Также он задает права доступа.

_{Рис. 22. Настройка ограничений и прав доступа в шаблоне}


14. Далее нужно настроить реквизиты для шаблона.

_{Рис. 23. Настройка реквизитов шаблона}


15. Создавать наименования документов также можно в конструкторе.

<sub>Рис. 24. Шаблон наименования


Рис. 25. Пометка об автоматическом наименовании</sub>


16. На вкладке «Файлы» можно приложить один или несколько шаблонов электронной формы договора.

_{Рис. 26. Вкладка «Файлы»}


17. Конструктор подготовки типовых договоров способствует минимизации ошибок и уменьшению сроков подготовки документов.

<sub>Рис. 27. Подбор согласующих лиц

Рис. 28. Формирование рабочей группы документа</sub>


18. Настройка доступности по состоянию дает возможность менять реквизиты или содержание договора в зависимости от назначенных прав доступа. У пользователей есть возможность редактировать, добавлять или убирать файлы, входящие в структуру документа.

_{Рис. 29. Настройки доступности для вида документа}


19. Настройка прав доступа осуществляется в разделе «Настройка и администрирование», пункт «Настройка доступности по состоянию».

<sub>Рис. 30. Пункт «Настройки доступности по состоянию»

Рис. 31. Общие настройки доступности</sub>


20. Можно установить доступность каждого поля для конкретного пользователя в зависимости от статуса документа.

_{Рис. 32. Настройка доступности для пользователей}


21. Формируется список сотрудников, для которых будут действовать введенные ограничения.

_{Рис. 33. Выбор сотрудников для настроек доступности}


22. Нужно составить перечень видов документов, доступ к которым ограничен.

_{Рис. 34. Виды документов и ограничения доступа}


23. После осуществления настроек готов шаблон договора.

_{Рис. 35. Создание шаблона договора}


24. При создании нового договора сначала открывается вкладка «Реквизиты».

_{Рис. 36. Вкладка «Реквизиты»}


25. При указании контрагента в шаблоне будет сформировано наименование договора, после чего его можно сохранить.

<sub>Рис. 37. Выбор контрагента в шаблоне


Рис. 38. Сохранение договора</sub>


26. Если открыть ранее сохраненный договор, через вкладку «Обзор» можно просмотреть все сведения о договоре, включая файлы вложений с дополнительными статусами, активные процессы согласования, состояние контроля договора, а также перейти к обсуждению на внутреннем форуме.

_{Рис. 39. Просмотр договора}


27. Предусмотрено два способа обработки документов: простые дискретные процессы последовательно проходят процедуры согласования, подписания, регистрации, рассмотрения, исполнения/ознакомления и комплексные процессы, подходящие для нестандартных ситуаций, где нужно указывать условия маршрутизации, эскалации, нестандартные реквизиты, осуществлять проверку условий выполнения и пр.

_{Рис. 40. Изменение статуса согласования}


28. В случае комплексного бизнес-процесса нужно сформировать его шаблон в разделе «Управление бизнес-процессами», пункт «Шаблоны процессов».

<sub>Рис. 41. Создание шаблона процесса, шаг 1

Рис. 42. Создание шаблона процесса, шаг 2</sub>


29. Процесс обработки договора состоит из последовательности шагов:

<sub>Рис. 43. Согласование контрагента

Рис. 44. Настройки процесса


Рис. 45. Обработка договора в схематичном виде


Рис. 46. Предметы процесса</sub>


30. Согласования контрагента может быть как частью комплексного процесса, так и вынесен на предварительную стадию.


_{Рис. 47. Согласование контрагента}