Учет и управление договорами в 1С

Как происходит процесс учета договоров

Стандартный процесс учета договоров состоит из последовательности действий:

• создание договора;
• согласование и подписание;
• регистрация;
• исполнение;
• контроль;
• структурированное хранение с возможностью поиска по содержанию документов и просмотра логов.

Порядок ведения и регистрации договоров не регламентирован законом и в каждой организации разрабатывается индивидуально.

При организации учета договоров рекомендуем предусмотреть дополнительные нюансы:

• Оценка обоснованности заключения договора и выбора его сторон.
• Управление списком согласующих договор сторон и их полномочиями.
• Разработка алгоритма, позволяющего согласовывать договоры в максимально короткие сроки.
• Ведение базы контрагентов и договоров с предоставлением уполномоченным сотрудникам доступа к ней из любой точки мира.
• Контроль над исполнением положений договоров и финансовых обязательств по ним.
• Контроль невозможности заключения договоров без согласования всеми заинтересованными лицами.
• Контроль сроков платежей и задолженностей дебиторов.

Перед тем, как приступить к автоматизации, нужно разработать регламент о договорной деятельности компании, определить основные требования к документам и классифицировать их по видам. В регламенте четко определяются все этапы работы с договорами, включая порядок согласования и алгоритм действий ответственных лиц.

1. Порядок согласования договоров и сроков их исполнения.
2. Определение лиц, ответственных за соблюдение положений контрактов.
3. Шаблоны договоров для различных видов сделок.
4. Координация действий вовлеченных сотрудников на этапах движения договора.
5. Учет, хранение, архивирование договоров.
6. Контроль соблюдения положений и сроков.

Помимо создания регламента, перед началом автоматизации процесса учета договоров в компании нужно произвести сегментацию клиентов и сделок для выработки разных сценариев работы с ними. Полезным будет определить диапазон сроков выполнения каждого типового для договоров действия – это пригодится для того, чтобы система могла сигнализировать о приближающемся или пропущенном дедлайне.

Автоматизация процесса управления договорами

Стабильной деятельности компании и качественному решению задач учета договоров способствует внедрение автоматизированной системы, минимизирующей массу рисков:

• заключение невыгодной, убыточной, ничтожной или оспариваемой сделки;
• потеря документов;
• разглашение конфиденциальной информации;
• чрезмерные трудозатраты на привычные, но неэффективные процедуры заключения договоров;
• отсутствие базы первичных документов;
• неконтролируемое увеличение затрат как результат отсутствия утвержденных лимитов;
• затягивание сроков согласования;
• ошибки в датах, пунктах, реквизитах, приложениях;
• пропуск сроков исполнения и пр.

Автоматизация процесса управления договорами позволяет достичь выполнения следующих задач:

1. Сокращение трудоемкости за счет создания договоров по шаблону, их регистрации и согласования по выверенному алгоритму в электронном виде.
2. Высокая степень контроля.
3. Конфиденциальность, реализованная благодаря гибким настройкам доступа.
4. Ведение электронного хранилища документов с широкими возможностями поиска, механизмом прикрепления к договору первичных документов.
5. Прогнозирование затрат и контроль за бюджетом проекта.
6. Рассылка оповещений об отклонениях от заданных в договоре параметров.
7. Гибкие инструменты заполнения графиков платежей и начислений.

Программа, автоматизирующая управление договорной деятельностью компании, может быть синхронизирована с другими системами – осуществляющими планирование, управление финансами, бюджетирование, бухучет. Ниже рассмотрим два популярных интегрированных решения для автоматизации учета договоров – Бит.Финанс и 1С:Документооборот.

Учет договоров в решении Бит.Финанс

Управление договорами в 1С:Документооборот

Рассмотрим процедуру работы с документами в решении «1С:Документооборот» пошагово:

1. Вначале нужно зафиксировать основные требования к договорам и классифицировать их по видам. Рекомендуем сформировать одноуровневую линейку договоров с 8-12 их вариантами, различающимися нумерацией, реквизитами, параметрами настройки.

_{Рис.1. Настройка видов документов}


2. Согласно выбранным параметрам, формируется дерево папок для хранения договоров. Его структура должна быть удобной и наглядной.

_{Рис.2. Структура дерева папок договоров}


3. К каждой папке нужно определить права доступа для сотрудников

_{Рис.3. Настройка прав доступа к папкам документов}


4. Для корректной классификации документа, добавляемого в дерево папок с договорами, ему надо присвоить признак «Является договором», после чего появятся следующие возможности: ведение классификации договоров по наименованиям контрагентов, режим подписания «Мы и контрагенты», установление срока действия договора, указание финансовых признаков договора и фильтрация неактуальных договоров.

_{Рис.4. Признак договора}


5. Нужно определиться с необходимостью разграничения прав на уровне всех документов, сопровождающих процесс договорной работы – из-за большого объема таких документов эта опция замедлит работу 1С, поэтому по умолчанию она отключена. Для ее активации нужно проставить галочки «Заполнение рабочей группы является обязательным» и «Автоматически вести состав участников рабочей группы».

_{Рис.5. Разграничение прав доступа}


6. Для того, чтобы документ был корректно зарегистрирован, нужно указать все его параметры, начиная с нумерации.

_{Рис.6. Вкладка «Нумерация»}


7. Номер будет присвоен документу автоматически при выполнении задачи «Регистрация». Если вы хотите задать номер вручную, нажмите кнопку «Зарегистрировать». Настройка автоматического нумератора производится в пункте «Нумераторы» раздела «Нормативно-справочная информация».

<sub>Рис.7. Раздел «Нумераторы»

Рис.8. Настройка нумерации</sub>


8. Конструктор нумерации позволяет задействовать в номере документа динамические символы, что убыстряет его поиск.

_{Рис.9. Настройка формата номера договора}


9. Для каждого вида документов можно использовать отдельный нумератор

_{Рис.10. Нумерация разных видов документов}


10. Для каждого нумератора задается переодичность и соответствующаая ему аналитика

_{Рис.11. Настройки параметров нумерации}


11. Затем по каждому из видов документов настраиваются шаблоны запрашиваемых параметров.

_{Рис.12. Настройка шаблонов параметров нумерации}


12. Конкретному виду документов можно присвоить один или несколько шаблонов, содержащих запрос реквизитов и файлов.

_{Рис.13. Присвоение шаблонов документов}


13. Шаблон представляет собой набор ограничений, согласно которым будет осуществляться поиск документа. Также он задает права доступа.

_{Рис.14. Настройка ограничений и прав доступа в шаблоне}


14. Далее нужно настроить реквизиты для шаблона.

_{Рис.15. Настройка реквизитов шаблона}


15. Создавать наименования документов также можно в конструкторе.

<sub>Рис.16. Шаблон наименования


Рис.17. Пометка об автоматическом наименовании</sub>


16. На вкладке «Файлы» можно приложить один или несколько шаблонов электронной формы договора.

_{Рис.18. Вкладка «Файлы»}


17. Конструктор подготовки типовых договоров способствует минимизации ошибок и уменьшению сроков подготовки документов.

<sub>Рис.19. Подбор согласующих лиц

Рис.20. Формирование рабочей группы документа</sub>


18. Настройка доступности по состоянию дает возможность менять реквизиты или содержание договора в зависимости от назначенных прав доступа. У пользователей есть возможность редактировать, добавлять или убирать файлы, входящие в структуру документа.

_{Рис.21. Настройки доступности для вида документа}


19. Настройка прав доступа осуществляется в разделе «Настройка и администрирование», пункт «Настройка доступности по состоянию».

<sub>Рис.22. Пункт «Настройки доступности по состоянию»

Рис.23. Общие настройки доступности</sub>


20. Можно установить доступность каждого поля для конкретного пользователя в зависимости от статуса документа.

_{Рис.24. Настройка доступности для пользователей}


21. Формируется список сотрудников, для которых будут действовать введенные ограничения.

_{Рис.25. Выбор сотрудников для настроек доступности}


22. Нужно составить перечень видов документов, доступ к которым ограничен.

_{Рис.26. Виды документов и ограничения доступа}


23. После осуществления настроек готов шаблон договора.

_{Рис.27. Создание шаблона договора}


24. При создании нового договора сначала открывается вкладка «Реквизиты».

_{Рис.28. Вкладка «Реквизиты»}


25. При указании контрагента в шаблоне будет сформировано наименование договора, после чего его можно сохранить.

<sub>Рис.29. Выбор контрагента в шаблоне


Рис.30. Сохранение договора</sub>


26. Если открыть ранее сохраненный договор, через вкладку «Обзор» можно просмотреть все сведения о договоре, включая файлы вложений с дополнительными статусами, активные процессы согласования, состояние контроля договора, а также перейти к обсуждению на внутреннем форуме.

_{Рис.31. Просмотр договора}


27. Предусмотрено два способа обработки документов: простые дискретные процессы последовательно проходят процедуры согласования, подписания, регистрации, рассмотрения, исполнения/ознакомления и комплексные процессы, подходящие для нестандартных ситуаций, где нужно указывать условия маршрутизации, эскалации, нестандартные реквизиты, осуществлять проверку условий выполнения и пр.

_{Рис.32. Изменение статуса согласования}


28. В случае комплексного бизнес-процесса нужно сформировать его шаблон в разделе «Управление бизнес-процессами», пункт «Шаблоны процессов».

<sub>Рис.33. Создание шаблона процесса, шаг 1

Рис.34. Создание шаблона процесса, шаг 2</sub>


29. Процесс обработки договора состоит из последовательности шагов:

<sub>Рис.35. Согласование контрагента

Рис.36. Настройки процесса


Рис.37. Обработка договора в схематичном виде


Рис.38. Предметы процесса</sub>


30. Согласования контрагента может быть как частью комплексного процесса, так и вынесен на предварительную стадию.


_{Рис.39. Согласование контрагента}