Блиц-переход: миграция с JDE Oracle на российскую ERP-систему за 90 дней

О компании

ООО «Юнирест», торговая марка Rostics (ранее KFC), представляет собой всемирно известную сеть общественного питания Kentucky Fried Chicken (KFC). С момента своего основания компания завоевала широкое признание благодаря своему уникальному подходу к обслуживанию и высокому качеству продуктов. Она стала символом качественной и вкусной еды, предлагаемой в разнообразных форматах ресторанов, от быстрого обслуживания до уютных семейных заведений. Компания стремится не только удовлетворить вкусовые предпочтения своих клиентов, но и поддерживать высокие стандарты качества и сервиса.

Предпосылки проекта

Перед новыми собственниками компании ООО «Юнирест» (Rostics) встала необходимость в автоматизации процессов в связи со сменой собственника на территории России и последующего ребрендинга. Передача прежней корпоративной учетной системы не была предусмотрена условиями сделки по переходу бизнеса к новому собственнику, что создало необходимость в внедрении новой ERP-системы.

Таким образом, перед руководством компании стала задача внедрения ERP-системы для организации финансового и оперативного учета в сети ресторанов, включая 65 ресторанов, а также для управления бэк-офисом.

Для автоматизации была выбрана связка программных продуктов: «1C:ERP Управление предприятием 2» с модулем «1С:Общепит» для построения комплексной информационной системы, обеспечивающей учет в крупном ресторанном бизнесе. Дополнительно, было принято решение использовать «Бит.Финанс» для решения задач учета по МСФО, обеспечивая полное и точное ведение финансовой отчетности.

На момент присоединения команды Первый Бит к проекту, процесс его реализации уже находился в стадии активного развития. Исходно заказчик решил поручить этот проект другому партнеру по 1С. Однако разработка функционала затянулась, что привело к задержке в запуске системы в опытно-промышленную эксплуатацию. Ситуация стала критической, поскольку времени до отключения предыдущей корпоративной системы оставалось немного (отключение было запланировано на 1 июля 2023 года).

Для минимизации рисков и обеспечения своевременного перехода на новую систему было принято решение привлечь компанию Первый Бит. Это позволило обеспечить эффективную и оперативную реализацию проекта, что было особенно важно с учетом необходимости перехода на новую систему до предстоящего отключения прежней корпоративной системы.

Цели проекта внедрения «1С:ERP»

Основной целью проекта было осуществить оперативный переход с зарубежной системы автоматизации ERP-класса на российское программное обеспечение, начиная с 1 июля 2023 года.

Также в рамках проекта требовалось:

• Гарантировать непрерывную работу предприятия во время перехода с зарубежной информационной системы на российское ПО, минимизируя временные простои и возможные риски для бизнес-процессов.
• Осуществить своевременную сдачу регламентированной отчетности из новой системы, обеспечивая ее точность, полноту и соответствие требованиям законодательства.
• Подготовить управленческую отчетность из новой системы, обеспечивая необходимую информационную базу для анализа и принятия эффективных управленческих решений.
• Перенести и сохранить исторические бизнес-процессы в новой системе, обеспечивая непрерывность работы и сохранение ценных данных, накопленных за предыдущие периоды.
• Обеспечить сохранение качества и достоверности финансовой и управленческой отчетности компании при переходе с существующих решений на новую систему, предотвращая потенциальные ошибки и искажения данных.

Ход внедрения и уникальность проекта

→ Оценка предыдущего внедрения и аудит системы: путь к успешной реализации проекта.

Перед началом внедрения новой ERP-системы необходимо было провести аудит предыдущей работы сотрудников другой компании-подрядчика. Этот аудит и последующие интеграционные тесты, проектирование закупочных процессов и миграции первоначальных данных (остатков и НСИ) стали отправной точкой для проектной команды, позволивших определить уже имеющиеся системы, а также выявить области, требующие доработки или переработки.

Аудит проекта включал в себя четыре ключевых направления:

1. Анализ архитектурных решений и процессов, что позволило выявить основные проблемные зоны и неэффективности в системе.
2. Оценка качества миграции начальных данных и нормативно-справочной информации (НСИ), что сыграло важную роль в понимании существующей ситуации и в выборе стратегии дальнейших действий.
3. Проведение технического аудита, направленного на анализ используемых подходов к разработке, что позволило выявить потенциальные уязвимости и проблемы в технической части проекта.
4. Оценка проектной технологии и управления проектом, что помогло определить эффективность методов управления и выявить возможные улучшения в этой области.

В результате аудита было сделано обобщение результатов и принято решение о выборе исполнителя проекта, а также определены ключевые направления дальнейших работ для успешной реализации проекта.

→ Эффективный переход системы в опытно-промышленную эксплуатацию.

Система была успешно переведена в опытно-промышленную эксплуатацию уже с 1 июля 2023 года, что произошло всего спустя 3 месяца после присоединения команды Первый Бит к проекту. В результате удачной реализации проекта все 65 ресторанов были успешно переведены на новую систему, обеспечивая бесперебойное функционирование их бизнес-процессов.

→ Разработка и настройка системы для управленческой отчетности по стандартам US GAAP

Проект включал полную разработку и настройку системы управленческой отчетности с нуля с целью соответствия требованиям стандартов US GAAP и сохранения исторического формата данных. Особое внимание уделялось сохранению привычного формата отчетности для руководства компании ООО «Юнирест», что требовало тщательной настройки новой информационной системы на базе 1С для генерации отчетов в соответствии с US GAAP.

→ Эффективное решение проблем и закрытие финансового периода с учетом требований РСБУ и US GAAP.

В процессе опытно-промышленной эксплуатации команда проекта Первый Бит оперативно реагировала на возникающие вопросы и проблемы по системе «1С:ERP». Кроме того, она успешно осуществила процесс закрытия финансового периода (июль 2023) с учетом требований как РСБУ, так и US GAAP. Результатом закрытия месяца стала формирование необходимой отчетности и расчет финансового результата.

Конечная архитектура решения

Проект был построен на основе предыдущей ERP-системы зарубежного вендора, и в нём были сохранены интеграционные связи с внешними системами. Благодаря этому переход на новую учётную платформу прошел максимально гладко: не пришлось перестраивать интерфейсы работы с системами, которые использовались ранее, достаточно было заменить ERP-платформу.

Внедрение проекта на базе платформы «1С:ERP Управление предприятием» позволило полностью автоматизировать процессы бухгалтерского учета и формирования отчетности по российским стандартам (РСБУ) и принципам учета по US GAAP.

Также были заменены две зарубежные системы. В первой системе ранее согласовывались первичные документы от контрагентов и заявки на оплату. А во второй системе вёлся оперативный учёт движения товарно-материальных ценностей и заказов поставщикам в ресторанах. Теперь эти процессы автоматизированы в «1С:ERP Управление предприятием».

Интеграционная архитектура проекта

Функциональная архитектура

Другие результаты проекта

Внедрена комплексная импортозамещающая учетная система, основанная на программных решениях «1C:ERP Управление предприятием 2», «1С:Общепит» и «Бит.Финанс». Это обеспечило комплексную автоматизацию бухгалтерского и оперативного учета, а также учета по стандартам US GAAP.

• Система успешно запущена в опытно-промышленную эксплуатацию за 3 месяца от начала проекта, с успешным закрытием финансового периода (июль 2023 года).
• Успешно внедрен учет по стандартам US GAAP на базе программного решения «Бит.Финанс», обеспечивая соблюдение международных стандартов отчетности.
• Автоматизирован оперативный учет в 65 ресторанах, включая учет закупочных и складских процессов, что повысило эффективность и точность бизнес-операций.
• Благодаря внедрению связки продуктов «1C:ERP Управление предприятием», «Бит.Финанс» и «1С:Общепит модуль для 1С:ERP» были автоматизированы следующие участки бизнеса: бухгалтерский учет и налоговый учет, учет по стандартам US GAAP, казначейство, а также оперативный учет в ресторанах, включая учет закупочных и складских процессов.
• После успешного завершения тестирования системы было проведено обучение будущих пользователей и подготовка проекта к опытно-промышленной эксплуатации, обеспечивая готовность персонала к эффективному использованию новой учетной системы.