Системное внедрение программного продукта «1С:ERP Управление предприятием 2.5» в Шуртанском газохимическом комплексе

О компании:

Шуртанский газохимический комплекс (ШГХК) — крупное предприятие, занимающее лидерские позиции в нефтегазовой отрасли Республики Узбекистан, имеющее важное значение для ее экономики и развития. Компания более 20-ти лет осуществляет переработку природного газа для дальнейшего производства широкой линейки высокорентабельной продукции. Например, в 3-м квартале 2023-го года объем переработанного комплексом сырьевого газа превысил 3202 млн. м3, очищенного природного газа — 2681 млн. м3. Предприятие постоянно осваивает инновационные производственные технологии и налаживает выпуск новых видов продукции. Количество сотрудников превышает 3670 человек.

Своей основной целью ШГХК ставит производство конкурентоспособной и качественной продукции, соответствующей техническим нормативам, требованиям к безопасности, защите окружающей среды и бережному использованию энергоресурсов, а также запросам и ожиданиям потребителей.

Деятельность предприятия базируется на принципах и подходах управления, описанных в требованиях международных стандартов менеджмента ISO.

Руководство ШГХК, помимо развития сугубо производственных процессов, стремится к реализации социальных программ:

• совершенствование условий труда сотрудников;
• улучшение качества жизни работников и их семей;
• подготовка высококвалифицированных профессионалов для нефтегазовой отрасли;
• создание новых рабочих мест на юго-западе Узбекистана.

Продукция ШГХК, благодаря своей широкой применимости и востребованности, способствует уверенному и эффективному развитию многих отраслей экономики Узбекистана. В свою очередь, это обеспечивает почву для внедрения новых видов производства и технологий, что содействует активному развитию малого и среднего бизнеса, и росту экспорта.

Предпосылки проекта:

Все учетные операции и документооборот компании велись в ручном режиме в Excel. Это требовало больших трудозатрат сотрудников как на ввод и обработку, так и на проверку данных, при этом ошибки, связанные с человеческим фактором, все равно случались, и на устранение их последствий приходилось тратить дополнительное время. Часть задач «повисала» из-за невозможности их своевременного решения, в связи с чем фирма оказывалась в ситуации упущенной выгоды или прямых финансовых потерь.

Управление бюджетом и анализ движения денежных средств были невозможны в связи с отсутствием сбора и учета фактических производственных затрат. Еще одной проблемой являлась обособленность различных учетных систем. Интеграция не была налажена, и для добавления данных в смежные информационные базы нужно было их обрабатывать и вносить вручную.

Руководство ШГХК поставило задачу по росту оперативности, детализации и прозрачности учета. Для решения этой задачи специалисты «Первого Бита» предложили создать и внедрить единую комплексную систему, сочетающую в себе следующие блоки функционала:

• ведения оперативного и управленческого учета;
• сбор и формирование отчетности;
• автоматизация документооборота и других рутинных процедур;
• интерактивный анализ и мониторинг бизнес-процессов.

В качестве базы для системы была выбрана типовая конфигурация «1С:ERP Управлением предприятием».

До начала автоматизации необходимо было сделать следующие:

• разбиение стадий внедрения на этапы;
• подготовка остатков по счетам в различных аналитических срезах для переноса в новую систему;
• подготовка остатков по организациям и контрагентам в разрезах договоров, подразделений и товарно-материальных ценностей;
• унификация справочников и нормализация данных;
• перенос и дообогащение необходимой НСИ из базы системы «1С:Бухгалтерия для Узбекистана»;
• обучение работе в новой системе отдельных ответственных сотрудников;
• ввод первичной информации в систему и ее проверка;
• выявление соответствия управленческого и бухгалтерского плана счетов и аналитики по счетам;
• разработка топологии адресных складов;
• электронная инвентаризация оборудования и ведение НСИ;
• подготовка аппаратной и в целом технической базы для осуществления внедрения системы.

Цели проекта внедрения 1С:ERP

Руководство ШГХК поставило перед проектной командой следующие цели внедрения:

• Автоматизация системы учета и управления компанией на базе «1С:ERP Управление предприятием» на следующих контурах:
  • реализация продукции;
  • управление закупками, складом и запасами, затратами;
  • казначейство;
  • техническое обслуживание и ремонт;
  • регулирование автотранспорта;
  • документооборот;
  • производство.
• Построение сквозного и прозрачного управленческого учета.
• Бесшовная интеграция с «1С:Документооборот».
• Настройка интеграции с «1С:Бухгалтерия для Узбекистана» и «1С:Зарплата и управление предприятием ПРОФ»

Ход внедрения проекта и его особенности

Внедрение «1С:ERP Управление предприятием» вели одновременно две проектные команды «Первого Бита»:

• Офис «Первый Бит Ташкент» отвечал за внедрение блоков «Документооборот» и «Управление автотранспортом».
• Офис «Первый Бит Спортивная» из Москвы взял на себя автоматизацию всех остальных необходимых модулей.

Процесс внедрения «1С:ERP», согласно предложению и плану экспертов компании «Первый Бит», осуществлялся посредством технологии ведения проектов Scrum с использованием методологии Agile. Такой выбор мотивирован тем фактом, что руководство ШГХК стремилось к максимально быстрому вводу в эксплуатацию новой системы. Благодаря Agile и Scrum конечные пользователи — сотрудники компании — смогли начать работу в модулях новой информационной системы по мере их готовности. Это также способствовало получению проектной командой оперативной обратной связи от пользователей:

• о полноте функционала блоков системы — например, в ходе работы могло оказаться, что на этапе проектирования не учли какую-то полезную функцию;
• об удобстве интерфейса;
• об ошибках в работе системы.

Благодаря такому подходу разработчики вносили изменения в программный продукт до его ввода в опытно-промышленную эксплуатацию — это позволило сэкономить время и материальные ресурсы.

Что такое Agile и Scrum?

Agile — это методология управления проектами и разработки программных продуктов, основанная на принципах и правилах, помогающих команде быстро получить обратную связь от пользователей, проанализировать ее и внести изменения в процессе работы: дополнить техническое задание, конкретизировать цели, исправить интерфейс, внести дополнительный функционал и многое другое. Акцент в Agile ставится на людей и командное взаимодействие, при этом представители заказчика находятся в плотном контакте с разработчиками. Agile подразумевает фиксацию ресурсов и времени, но гибкий подход к процессу работы.

Scrum — это технология управления проектами, построенная на Agile-методологии, позволяющая команде структурировать работу посредством коротких циклов разработки длительностью от 1 до 4-х недель и частых совещаний. По итогам каждого этапа заказчику предоставляется готовый вариант работающего продукта с новыми бизнес-возможностями. По Scrum есть подробная и понятная документация, эта технология используется для решения комплексных задач в любой сфере. Таким образом получается, что Scrum совмещает в себе гибкость и адаптивность Agile, и создает структуру, не дающую превратить процесс работы над проектом в хаос.

Конечная архитектура решения

Выбранные информационные системы

Основной системой, на которой базируется решение, выбрана «1С:ERP Управление предприятием». Конфигурация «1С:ERP» в полном объеме соответствует требованиям заказчика к инструменту управления производством. Она позволяет вести оперативный учет и определять ресурсную спецификацию готовой продукции в разрезе размерных рядов и матриц.

В дополнение к «1С:ERP» в информационное пространство ШГХК был внедрен комплекс смежных систем:

1. «1С:Зарплата и управление персоналом»
2. «1C:Бухгалтерия для Республики Узбекистан»
3. «1С:Документооборот»
4. «1С:Договоры»
5. Складское оборудование

Конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом» используется для автоматизации кадрового учета, расчета и персонального учета зарплаты, начислений НДФЛ и страховых взносов. Выделение зарплатного контура в отдельную информационную систему позволило предоставить доступ к личной информации только определенному кругу сотрудников, что нивелирует риски раскрытия персональных данных в случае сбоя настроек прав доступа.

«1С:Бухгалтерия для Республики Узбекистан» используется для ведения регламентированного учета в соответствии с законодательством Узбекистана, стандартами НСБУ и МСФО. В систему из «1С:ERP» автоматически импортируются документы оперативного учета. База системы может полностью выгружаться для предоставления в контролирующие органы.

«1С:Документооборот» используется для автоматизации жизненного цикла документов на предприятии, сокращения сроков их согласования, обеспечения контроля исполнения задач, управления командной работой сотрудников.

Корпоративная система «1С:Договоры» используется в холдинге АО «Узбекнефтегаз», в который входит ШГХК, для централизованной подготовки, отслеживания и контроля исполнения казначейских операций и договоров.

Складское оборудование используется для автоматизации работы на адресных складах предприятия.

Другие результаты проекта

• Увеличена полнота и достоверность управленческой информации. Она поставляется руководству в наглядном представлении и содержит требуемый срез данных с необходимой степенью детализации.
• Разработана системотехническая основа для интеграции новой учетной системы в единое информационно-телекоммуникационное пространство ШГХК. Учтены особенности, связанные с территориально распределенной оргструктурой предприятия.
• Настроена интеграции со сторонними системами — «1С:Бухгалтерия для Узбекистана», «1С:Зарплата и управление персоналом» и другими.
• Стартовала процедура нормализации НСИ в рамках всего холдинга. Для этого в нем были созданы специализированные структурные подразделения. Необходимость этой работы была выявлена в процессе внедрения системы.
• Начало работы конечных пользователей в системе произошло спустя месяц после старта проекта внедрения. Это стало возможно благодаря слаженной работе двух команд внедрения «Первого Бита» и использованию проектной технологии Scrum + Agile. Оперативная и полная обратная связь помогла выявить необходимость в точечных доработках до завершения внедрения каждого контура системы автоматизации.