Переход с 1С:УПП на 1С:ERP в НПФ «Экопром»
В рамках масштабной цифровой трансформации «Экопром» перешёл с устаревшей 1С:УПП на современную 1С:ERP, объединил разрозненные системы в единую информационную среду, полностью автоматизировал ключевые бизнес-процессы и внедрил инструменты для финансового планирования, контроля и аналитики.
Компания «Экопром»:
- Объединила разрозненные системы в единую информационную среду.
- Полностью автоматизировала ключевые бизнес-процессы.
- Внедрила инструменты для финансового планирования, контроля и аналитики.
- Повысила точность расчётов и отчётности.
- Ускорила принятие управленческих решений.
Цель проекта: Автоматизация для роста
Автоматизация бизнес-процессов компании для повышения точности учёта, оптимизации работы, снижения затрат и роста прибыли.
Задачи проекта:
- Автоматизация, унификация и оптимизация учётных процедур.
- Повышение оперативности, достоверности и качества данных.
- Ускорение отчётности для быстрого реагирования на изменения.
- Упорядочивание информационных потоков между подразделениями.
- Создание единой интегрированной информационной среды.
- Обеспечение сохранности данных и формирование базы для аналитики.
О Экопром
НПФ «Экопром» – надежный партнер в сфере ветеринарии с 24-летним опытом. Компания прошла путь от небольшого производства до современного высокотехнологичного предприятия. Сегодня «Экопром» разрабатывает и выпускает эффективные ветеринарные препараты, сочетая научные достижения с передовыми производственными стандартами.
Как ручные процессы тормозили рост компании
На протяжении многих лет НПФ «Экопром» успешно развивался, используя индивидуальные решения на базе 1С:УПП, которые создавались поэтапно в соответствии с потребностями растущего бизнеса. Однако со временем перед компанией встали новые вызовы:
- Разрозненность данных – каждая из используемых учетных систем (учёт продаж, производство и логистика, управленческая отчётность) работала автономно
- Ручные операции – часть критически важных процессов требовала ручного ввода данных
- Потребность в оперативной аналитике – существующая система не позволяла быстро получать консолидированную отчетность
Эти факторы стали стимулом для модернизации IT-инфраструктуры с целью:
- Обеспечить сквозную прозрачность бизнес-процессов
- Повысить точность и оперативность управленческих решений
- Создать единое информационное пространство для всех подразделений
Осознавая важность цифровой трансформации, руководство компании инициировало проект по комплексной автоматизации, который должен был вывести управление бизнесом на качественно новый уровень.
Комплексная автоматизация для роста бизнеса: уникальные доработки
Автоматизация товарного планирования
Реализованы ключевые процессы планирования:
- Планы продаж – загрузка из Excel с детализацией по номенклатуре, направлениям деятельности, количеству и суммам реализации
- План производства – автоматический расчет в АРМ «Производство» для основной продукции и полуфабрикатов
- План закупок – автоматический расчет потребности в сырье с оценкой стоимости по плановым ценам
Особенности реализации:
- Внедрение новых алгоритмов потребовало адаптации процессов в подразделениях
- Все планы интегрированы с бюджетной системой компании
Автоматизация трудового планирования:
- Расчет ФОТ (базовый + сдельный) с индексацией
- Начисление налогов и взносов с учетом регрессивной шкалы
- Детализация по подразделениям, должностям и категориям персонала
- Создание эталонной оргструктуры в 1С:ERP для дальнейшей интеграции с 1С:ЗУП
Управление затратами:
- Прямые материальные затраты рассчитываются автоматически на основе плановой калькуляции
- Общепроизводственные, управленческие и коммерческие расходы распределяются по утвержденным правилам
Методика распределения затрат:
- Общепроизводственные – по прямым затратам труда и объему выпуска
- Управленческие – по маржинальному доходу
- Коммерческие – по выручке и объему реализации
Результат: точный контроль расходов на всех уровнях и повышение качества управленческих решений.
Оптимизация расчета маржинального дохода
В рамках проекта была пересмотрена методика учета коммерческих расходов:
- Часть затрат переклассифицирована в прямые расходы
- Учтена в расчете маржинальности продукции
- Обеспечена детализация по номенклатурным позициям
Реализация через бюджетную систему:
1. Мастер-бюджет «Доходы и расходы»
- Включены корректировки по перераспределению затрат
- Отражает влияние изменений на маржинальную прибыль
- Формирует план-фактный отчет по предприятию
- Анализ по направлениям деятельности
2. Вспомогательный бюджет «Расчет маржи»
- Детализация до уровня конкретной продукции
- Выявление наиболее рентабельных товарных групп
- Анализ по бизнес-направлениям
Результаты:
- Повышение точности калькуляции маржи
- Возможность точечного анализа прибыльности
- Улучшение качества управленческих решений
- Оперативный контроль финансовых результатов
Новая система позволяет руководству:
- Точно оценивать рентабельность продуктов
- Оптимизировать ассортиментную политику
- Повышать общую прибыльность бизнеса
Мастер-бюджет «ДДС» обеспечивает:
- План-фактный анализ денежных потоков с детализацией по видам деятельности и ЦФО
- Точно прогнозирует расходы на основе актуальных и плановых данных
- Позволяет предотвращать кассовые разрывы
- Обеспечивает контроль движения средств по всем сегментам бизнеса
Ключевые результаты автоматизации бюджетирования:
1. Интеграция с Казначейством:
- Бюджет ДДС используется для установки лимитов
- Обеспечен контроль денежных потоков в рамках бюджетных ограничений
2. Система контроля:
- Настроены матрицы ролей
- Разработаны специализированные отчеты для ЦФО
3. Полученные преимущества:
- Автоматизированное планирование потребностей ЦФО
- Точный расчет себестоимости и маржинальности (до уровня номенклатуры)
- Оперативный контроль отклонений
- Автоматизированная отчетность
- Управление расходами через лимитирование
Реализовано без увеличения штата финансовой службы (3 сотрудника), что подтверждает эффективность решения.
Блок Казначейство
В части Заявок на расходование денежных средств было внедрено требование Заказчика для контроля с учетом аналитик по статье бюджетирования. В рамках этой задачи был доработан документ «Заявка на расходование денежных средств», в котором был добавлен выбор статьи бюджета с обязательным заполнением аналитик по статье бюджета. Этот процесс обеспечивает более детализированное и точное управление расходами.
Также была реализована возможность получения отчета по лимитам в разрезе аналитик по статьям бюджетов, что позволяет контролировать и отслеживать использование средств в рамках установленных лимитов с более детализированным учетом. Это улучшает процесс управления расходами, помогает оперативно выявлять отклонения и своевременно принимать меры для корректировки бюджетных показателей.
В компании Заказчика внедрено еженедельное планирование поступлений и расходования денежных средств, что является важной частью финансового контроля. Этот процесс был также автоматизирован с помощью кастомной доработки отчета «Реестр платежей», который позволяет наглядно и оперативно отслеживать все денежные потоки компании, минимизируя риски финансовых нарушений и улучшая планирование и управление средствами на всех уровнях.
Данные по статьям бюджета собираются на основе произвольной схемы компоновки данных, что позволяет гибко и точно настраивать правила получения фактических данных.
Для управления доступом к финансовым документам была настроена матрица ролей в системе с учетом различных профилей доступа, обеспечив защиту и прозрачность на всех уровнях. Это позволило полностью автоматизировать работу финансовой службы предприятия в части контроля за поступлением и расходованием денежных средств, а также снизить объем операций, выполняемых в Excel. Дополнительно была проведена нормализация справочников: Партнеры, Контрагенты, Договоры.
Блок «Финансовый результат и контроллинг»
До реализации проекта расчет себестоимости произведенной и реализованной продукции велся частично в 1С:УПП (для расчета производственной себестоимости) и частично в Excel. Особенностью управленческого учета было использование кассового метода. В рамках проекта был внедрен расчет полной себестоимости продукции по методу начисления, с правильным учетом входящего и исходящего НДС, что повторяет методику расчета себестоимости, разработанную на этапе создания методологии бюджетирования.
Для интеграции с другими базами 1С:БП была настроена интеграция с базами 1С:БП, что позволяет получать информацию о начисленных расходах, не отражаемых в 1С:ERP, таких как приобретение услуг, прочие активы, авансовые отчеты, начисление заработной платы и налогов. Для корректного распределения постатейных расходов были настроены статьи расходов и способы отражения заработной платы.
В рамках проекта была доработана система учета расходов с учетом требований Заказчика, включая учет расходов по отчетам комиссионеров (маркетплейсы), а также расходов по ретробонусам и трейдмаркетингу. Для корректного отражения этих расходов в себестоимости продукции, в реализации которой данные расходы были задействованы, была настроена возможность отнесения расходов:
- по документам Приобретение услуг и прочих активов;
- по Внутреннему потреблению;
- по Корректировке задолженности на документы реализации.
В частности, это касается Отчета комиссионера, что позволяет более точно и прозрачно учитывать все связанные с продажами расходы в расчете себестоимости продукции.
Блок Производство
В рамках блока «Производство» было разработано и внедрено автоматизированное рабочее место (АРМ), обеспечивающее планирование выпуска продукции, формирование производственных заказов и работу с нормативно-справочной информацией.
Основные возможности АРМ Производство:
- Расчет плана производства на основании планов продаж по направлениям и текущих остатков готовой продукции на складах с учетом необходимого остаточного срока годности по направлениям.
- Обеспечение точности и оперативности в расчетах, что помогает избежать сбоев в планировании и оптимизировать процесс выпуска продукции, минимизируя возможные потери от просроченных товаров.
Это решение значительно улучшило точность планирования и повысило эффективность производственных процессов, что способствует более стабильной работе предприятия и снижению затрат.
Кроме того, при добавлении продукции к заказу АРМ Производство предоставляет возможность видеть дерево выпуска продукции, где отображаются все полуфабрикаты, которые входят в состав готовой продукции. Это позволяет:
- Распределить имеющиеся полуфабрикаты с учетом их наличия и состояния.
- Контролировать серии выпускаемой продукции, что гарантирует точность учета и отслеживание каждого этапа производства.
Данный функционал улучшает управление запасами и оптимизацию производственных процессов, а также помогает предотвратить ошибки при распределении материалов и полуфабрикатов.
На основании введенных данных к заказу производства АРМ Производство автоматически выполняет:
- Расчет необходимых материалов согласно ресурсной спецификации, что позволяет точно определить, какие именно компоненты требуются для выполнения заказа.
- Проверку наличия материалов на складах производства, что помогает избежать дефицита или излишков материалов и оптимизирует процессы снабжения.
Эти возможности обеспечивают бесперебойность производства, сокращая время на проверку и заказ материалов, а также улучшая планирование ресурсов.
Блок Закупки
АРМ Закупки создано для эффективного управления процессом закупок сырья и материалов, что позволяет:
- Оперативно контролировать закупку сырья и материалов, необходимых для производственного процесса.
- Своевременно формировать заявки на расходование денежных средств для оплаты поставщикам за поставленные товары.
- Быстро анализировать текущую ситуацию по обеспечению сырьем, обеспечивая бесперебойность производства.
Эти функции снижают затраты времени на планирование закупок и позволяют быстрее реагировать на изменения в потребностях производства, улучшая оперативность и точность закупок.
Основные возможности АРМ Закупки
Эти возможности способствуют точному и своевременному заказу материалов, упрощают управление денежными потоками и улучшает планирование закупок в соответствии с требованиями производства.
Блок Продажи
АРМ Трейдмаркетинг
АРМ предназначено для учета начисления и выплат бонусов по маркетинговым акциям, проводимым компанией. Внедрение АРМ позволило собрать необходимую информацию в единой подсистеме, сократить время обработки данных, оперативно управлять информацией и контролировать процесс с помощью отчетов.
- Система согласования выплат с распределением ролей, присвоенных ответственным пользователям.
- Журнал задач и система оповещения пользователей о необходимости выполнения задач по согласованию или обработке документов.
- Разработаны справочники и документы, позволяющие вносить данные в систему трейдмаркетинга и вести учет.
- Специальные отчеты, позволяющие видеть и контролировать выплаты по проводимым акциям.
- Схема распределения затрат по маркетинговым акциям на себестоимость проданной номенклатуры с использованием отдельного регистра «Расходы, распределяемые дополнительно к закрытию месяца».
- Усовершенствованный учет по комиссионной торговле.
- Для более детального учета движения переданных на комиссию товаров были произведены доработки блока учета комиссионной торговли.
Возможности системы после доработки
Уникальное решение по управлению НСИ в 1C:ERP
Внедрение уникального решения позволило исключить появление дублей и неточно заполненной информации в элементах НСИ, что значительно улучшило точность данных и их использование в дальнейшей обработке.
Архитектура проекта внедрения 1С:ERP в Экопром
Архитектура в 1С:УПП (до проекта)
- Отсутствие единой мастер-системы для управления НСИ, что приводило к дублированию позиций и использованию некорректных данных.
- Неэффективная связь между регламентированным учетом в 1С:БП и управленческим учетом в 1С:УПП, что затрудняло согласование данных и привело к несовпадению показателей.
- Отсутствие процедуры закрытия месяца в 1С:УПП приводило к погрешностям при расчете фактической себестоимости выпущенной продукции.
- Отсутствие автоматизации бизнес-процессов в блоке бюджетирования: документы и отчеты заполнялись вручную, а структура компании в рамках центров финансовой ответственности (ЦФО) была настроена неполностью. Не были реализованы бюджеты доходов и расходов (БДР) и бюджеты движения денежных средств (БДДС).
- Неэффективное использование блока казначейства, где не применялись лимиты денежных средств из данных бюджетирования, а согласование оплат происходило вручную и без должной автоматизации.
- Частичное использование 1С:ДО только для согласования договоров контрагентов, что не позволяло полноценно реализовать функционал ИС.
- Отсутствие регламентирующей документации по ведению НСИ, бюджетированию, управлению себестоимостью продукции и регламентированного учета.
- Использование ИС «Контроль состояния компании» в отдельной базе данных, ограничивало возможности для эффективной аналитики, поскольку не было прямых связей с блоками Казначейства и Бюджетирования в 1С:УПП.
Архитектура в 1С:ERP (после внедрения)
- Единая мастер-система управления НСИ, что исключило дублирование данных и повысило их корректность.
- Интеграция с блоками регламентированного и управленческого учета для обеспечения единой картиной учета и расчета себестоимости.
- Автоматизация процессов бюджетирования, что позволило исключить ручной ввод данных и ускорить создание отчетности.
- Использование шины данных для обмена информацией между различными модулями, что обеспечило более точную и оперативную передачу данных.
- Внедрение лимитов денежных средств в блок казначейства, что позволило эффективно контролировать расходование средств.
- Полная интеграция функционала 1С:ДО, что обеспечило полный цикл управления договорами контрагентов.
- Разработка и внедрение регламентирующей документации для обеспечения правильного и последовательного ведения учета, бюджетирования и контроля.
- Интеграция ИС «Контроль состояния компании» с основными блоками системы для улучшения аналитики и оперативного контроля.
Результаты проекта внедрения
Основной результат проекта — создание полностью автоматизированной и контролируемой системы для бюджетирования, финансового контроля и планирования, охватывающей все аспекты операционной деятельности компании.
В результате были решены следующие ключевые задачи:
- Автоматизация бюджетирования и финансового контроля
- Оптимизация расчета себестоимости и маржинальной прибыли
- Управление расходами и лимитами
- Оптимизация производственного процесса
- Управление закупками
- Учет и управление маркетинговыми расходами
- Снижение операционной нагрузки
Экономические эффект:
- Рост эффективности работы сотрудников финансово-экономической службы: 35%;
- Улучшение взаимодействий внутри компании (вовлеченность сотрудников): 60-70%;
- Обеспечение сохранности материальных ценностей: 70-80%;
- Сокращение расходов на материальные ресурсы: 17%;
- Оценка эффективности инвестиционных проектов: 30-40%;
- Контроль эффективности деятельности подразделений при расходовании денежных средств: 60-70%;
- Увеличение эффективности за счет анализа рентабельности направлений продаж: 50-60%.
Проект позволил значительно улучшить финансовое планирование и контроль, повысить точность расчетов и отчетности, а также ускорить процессы принятия решений. Внедрение единой автоматизированной системы сократило зависимость от ручного ввода данных, повысив эффективность работы и снизив риски ошибок. Все эти изменения привели к улучшению финансовой прозрачности и позволили компании оперативно реагировать на изменения в бизнес-среде.
