Построение сквозного процесса продаж и производства: от заявки до отгрузки

Цели проекта

• Автоматизация работы отдела продаж и отдела производства;
• Автоматизация взаимодействия между отделом продаж и отделом производства, склада, юридического и конструкторского отдела;
• Планирование производства;
• Создание системы по отражению понятной и прозрачной отчетности для руководства на каждом этапе работы с клиентом;
• Формирование единого пространства для всех сотрудников; и создание единой для всей компании базы знаний, содержащей нормативную документацию, внутренние регламенты и правила работы.

Уникальность проекта

Выстроен и настроен процесс продажи от первого интереса до отгрузки клиенту:

1. Автоматизирован процесс подготовки КП: заявка от менеджера приходит в конструкторский отдел для подготовки расчетов.
2. Автоматизирован процесс согласования договоров, спецификаций и выставление счетов.
3. Фиксация поступления денег по заказу с автоматическим расчетом задолженности.
4. Автоматизирован процесс подготовки и подписания закрывающих документов (УПД).

На данном проекте был разработан график планирования производства:

1. Появилась возможность планировать загрузку производственного цеха на длительный период (предварительные запуски, которые находятся на стадии подписания документов).
2. Контроль выполнения производства на каждом этапе после подписания документов:

   2.1. Закупка материала

   2.2. Производство с делением на внутренние этапы

   2.3. Упаковка

   2.4. Отгрузка

Настроен процесс по работе с рекламациями.

Разработана отчетность для контроля процесса продаж:

1. Отчет менеджера (проверка сделки на выполнение всех условий: подписаны и согласованы документы, нет задолженности по оплате от клиента, завершено производство и отгружен заказ клиенту, подписаны все закрывающие документы)
2. Отчет конструктора (контроль выполнения расчетов)
3. Продажные отчеты: отчет по продажам в разрезе регионов, сводная таблица по неделям, отчет по забытым клиентам, отчет по ожидаемым продажам, отчет по проваленным сделкам, движение УПД, отчет по поступлениям оплат, рекламации.
4. Отчет по контролю поступления материалов на склад.
5. Задолженность оплат по поставщикам.
6. Отчет по затратам на упаковку заказов и доставку.

Описание проекта

В начале работы над проектом, специалисты компании «Первый Бит» провели сбор требований с заказчиком, чтобы выяснить его потребности и описать процессы компании. После этого, приступили к реализации проекта:

Разработали приложение «График планирования производства» для выстраивания эффективного процесса планирования и для решения задач, которые возникают в ходе производства.

Возможности приложения:

• управлять составом, объёмом и сроком выпуска продукции;
• определять приоритет выпуска продукции и составлять график производства;
• оценивать выполнимость планов производства.

Настроили «Конструктор отчетов» для формирования различных видов отчетности с разнообразным функционалом. С помощью конструктора отчётов можно формировать отчеты по продажам, по процессам.

Автоматизировали отдел продаж для контроля всего цикла продаж: с момента появления лида до полного закрытия сделки; для организации взаимодействия в процессе заключения сделки между отделом продаж, коммерческим, юридическим и финансовым отделами.

Настроили воронки «Продажи», «Рекламации», «Госконтракт», «Шеф монтаж», «HR» для автоматизации внутренних процессов Заказчика.

Настроили следующие бизнес-процессы Заказчика:

• Согласование договоров, спецификаций, счетов.
• Закупка материала для производства (согласование счетов).
• Расчет задолженности по работе с поставщиками.
• Формирование заявок на расчет в конструкторский отдел.
• Отслеживание поступления денег от заказчика.
• Реестр сертификатов компании.
• Бронирование производственных мощностей, «Предварительный запуск» производства.
• Процесс «Производство»: закупка, производство, упаковка, отгрузка.
• Согласование закрывающих документов (УПД).

Результаты проекта

• Автоматизированное единое пространство отдела продаж и отдела производства;
• Настроенная система отчетности для руководителей и сотрудников;
• Автоматизация рутинных повторяющихся бизнес-процессов;
• Единое пространство для всех сотрудников; единая для всей компании база знаний, содержащая нормативную документацию, внутренние регламенты и правила работы.