Цифровая трансформация фонда «Жизнь как ЧУДО» в Битрикс24

О компании

Благотворительный фонд «Жизнь как ЧУДО» действует с 2009 года и специализируется на помощи детям с тяжелыми заболеваниями печени, а также на развитии ранней диагностики и профилактики этих патологий. Миссия фонда — своевременно поддерживать подопечных, системно развивать обучение и исследования в области болезней печени. Сейчас под опекой фонда находится более 890 детей, нуждающихся в помощи.

Ситуация до внедрения

До старта проекта в фонде не было единого, формализованного процесса обработки обращений граждан, документооборот велся без применения автоматизированных инструментов, контроль финансовых потоков был затруднен, а процесс введения новых сотрудников в должность не был описан и стандартизирован. Это создавало риски потери заявок, осложняло контроль расходов и увеличивало нагрузку на команду при онбординге новых специалистов.

Реализация

В ходе проекта была настроена автоматизированная система управления обращениями за помощью на основе смарт-процесса «Заявка на помощь». Создан единый центр приёма заявок, что позволило исключить их потерю, упростить первичную регистрацию и реализовать автоматическое распределение обращений между кураторами. Это обеспечивает равномерную загрузку команды и мгновенное назначение ответственных. Для каждой заявки заданы четкие этапы и статусы, благодаря чему путь оказания помощи прозрачен, а все участники процесса понимают, какие действия требуются на каждом шаге.

Дополнительно была внедрена система уведомлений и контроля сроков: она автоматически напоминает сотрудникам о задачах и предотвращает «застревание» заявок на отдельных этапах. Документооборот переведён в формат «в один клик»: договоры, акты и другие документы формируются прямо из карточки подопечного, что сокращает ручной ввод данных и снижает вероятность ошибок. Все документы хранятся в едином защищенном пространстве, связаны с конкретной заявкой и подопечным, используются шаблоны, соответствующие стандартам фонда, что ускоряет подготовку полного комплекта документов.

Для повышения финансовой прозрачности были настроены смарт-процессы «Оплата и закрывающие» и «Мероприятия». Они обеспечивают многоступенчатое согласование платежей с возможностью оставлять комментарии, вносить корректировки и при необходимости отклонять платежи. Платежи привязываются к мероприятиям фонда, что позволяет отслеживать целевое использование средств и автоматически формировать финансовую аналитику по типам мероприятий. Отдельным блоком проработан онбординг: в Битрикс24 реализован пошаговый сценарий адаптации, в рамках которого новый сотрудник последовательно получает задачи по изучению миссии фонда, внутренних регламентов и процессов, а руководитель в режиме реального времени отслеживает прогресс и может оперативно оказать поддержку.

Результаты проекта

• Организована централизованная система обработки заявок на помощь: весь путь — от первого обращения до финального результата — фиксируется и контролируется в едином цифровом пространстве.
• Автоматизирован документооборот и взаимодействие с подопечными, что уменьшило долю ручного труда и вероятность ошибок.
• Повысилась прозрачность принятия решений и согласования платежей за счет многоэтапных маршрутов и развитой аналитики.
• Снижены операционные риски и вероятность задержек благодаря автоматизации рутинных операций, напоминаниям и контролю сроков.
• Возросла эффективность работы кураторов фонда: освободилось время от рутинных задач, улучшилось качество взаимодействия с подопечными.