Автоматизация казначейства в 1С

Зачем нужно автоматизировать казначейство?

Автоматизация казначейской деятельности способствует снижению затрат на проведение операций, повышению доходности от размещения свободных средств, возрастанию скорости и объективности принятия управленческих решений. Гибкие настройки и интеграционные возможности позволяют адаптировать систему под задачи, специфику и бизнес-процессы конкретной компании. 

Основные этапы автоматизации казначейства

Автоматизация казначейства, как правило, выполняется поэтапно и начинается с подготовительных действий. Они не менее важны, чем непосредственно внедрение: от корректной реализации предпроектного анализа зависит дальнейшая эффективность использования системы. 

Подготовка к автоматизации и оценка текущих процессов казначейства

Предварительный этап сводится к обследованию текущих финансовых бизнес-процессов компании. На этом этапе аналитики выявляют узкие места, проблемы взаимодействия между подразделениями, систематически возникающие ошибки и другие недочеты, которые нужно учесть и исправить.

Обследование может проводиться в традиционной форме интервьюирования сотрудников, изучения регламентов, должностных инструкций и другой рабочей документации. Но все большую популярность получает инновационный способ – использование с этой целью специализированных программ класса Task Mining. Такое ПО осуществляет автоматизированный сбор данных о действиях пользователей за их компьютерами. На основе мониторинга программным способом производится формирование карты бизнес-процесса и анализа рабочего дня сотрудников.

Анализ требований

На следующем этапе нужно определиться с целью автоматизации и ее задачами, а также собрать, систематизировать и проанализировать требования к будущей системе автоматизации казначейства. Для этого аналитики опрашивают ключевых пользователей и руководителей – это могут быть индивидуальные интервью, анкетирование, мозговые штурмы или другие форматы. Затем все собранные требования анализируются и ранжируются по приоритетности. Анализ дает понимание, какие процессы актуальны, а какие устарели, какие элементы процессов нужно убрать, добавить или скорректировать.

В итоге моделируется состояние «TO BE» процессов – то, как они должны выполняться для достижения поставленных задач. Осуществляется проектирование будущей системы с учетом всех бизнес-процессов, взаимосвязей, интеграций, источников данных, ролей пользователей и т.п.

Автоматизация процессов

На основании анализа производится выбор системы, которая включает функции автоматизации казначейства, отвечающие потребностям компании. В некоторых случаях руководство предпочитает самописную систему, разработанную индивидуально с нуля. Но с каждым годом такой запрос встречается все реже из-за высоких трудозатрат и недостаточности очевидных преимуществ. Современные готовые системы не только имеют гибкие настройки, но и спроектированы таким образом, чтобы их можно было доработать и кастомизировать, максимально адаптировав под задачи заказчика. Легкость настройки интеграции с другими системами расширяет функционал и сферу применения, дает возможность быстро и безошибочно обмениваться данными.

Выбор подходящей системы – ответственный шаг. Часто компании для квалифицированного подбора обращаются к сторонним экспертам, если не сделали этого на предыдущих этапах. Важно, чтобы система не только включала весь необходимый для реализации поставленных задач функционал, но и обладала удобным интерфейсом, допускала возможность интеграции с другими используемыми в компании решениями, была масштабируемой, а стоимость ее совокупного владения не превышала выделенный на автоматизацию бюджет.

После выбора системы осуществляется ее непосредственное внедрение: установка, разработка шаблонов и форм, конфигурирование, настройка интеграций, наполнение начальными данными. При необходимости выполняется индивидуальная доработка.

Обучение сотрудников

Организация обучения сотрудников влияет на их дальнейшее восприятие системы. Не секрет, что часто рядовые сотрудники не очень довольны фактом внедрения новой системы: они привыкли работать в MS Excel, Access или Google-таблицах и у них нет потребности что-то менять. Обучение позволит продемонстрировать им, что автоматизация привнесет массу преимуществ и удобств в их работе, а переход на новый инструмент будет несложным. Обучение может происходить в различных формах, как групповых, так и индивидуальных, очно или онлайн.

Необходимо разработать инструкции к системе, позволяющие пользователям быстро найти ответы на интересующие вопросы. Инструкции могут быть выполнены в виде справочных структурированных текстов с иллюстрациями и (или) в формате видеообзоров.

Внедрение и поддержка

После установки и настройки системы осуществляется ее тестирование, по результатам которого разработчики исправляют ошибки и вносят корректировки для оптимизации. Затем осуществляется запуск системы в корпоративную эксплуатацию. В дальнейшем для ее корректной работы и помощи пользователям осуществляется техническое и консультационное сопровождение. В ходе него не только решаются возникшие проблемы, но и проводится обновление системы, актуализация настроек, аудит и анализ работы пользователей в системе. Анализ помогает внести корректировки в процессы и повысить их эффективность.

Решения по автоматизации казначейства

В линейке программных продуктов, реализованных на платформе «1С:Предприятие», представлено несколько решений, имеющих в своем составе функциональные блоки по управлению казначейской деятельностью. У каждого решения своя специфика и набор функций, преимущества и ограничения. Расскажем о каждом из них.

1С:ERP Управление предприятием

Перечислим ключевые функции подсистемы:

• Составление финансовых планов с учетом доступных ресурсов и возможностей привлечения заемных средств.
• Формирование платежного календаря на основе плана, оформление заявок на расходование денежных средств.
• Управление взаиморасчетами с контрагентами, контроль сроков выполнения платежей и выплаты задолженностей.
• Ведение нескольких банковских счетов, двусторонний обмен платежными документами с банками.
• Учет свободных, привлеченных и выданных подотчетным лицам денежных средств.
• Установка лимита расходования денежных средств по предприятию и по подразделениям, контроль лимита.
• Учет наличных денежных средств и проведение их инвентаризации.
• Учет операций по эквайрингу, кредитов, депозитов, займов, денежных документов.
• Формирование отчетности по дебиторской и кредиторской задолженности, по движению и контролю денежных средств, осуществление сверки расчетов.

1С:ERP Управление холдингом

Ключевые функции подсистемы «Корпоративное казначейство»

• Управление кредитными, валютными и процентными рисками посредством таких инструментов, как интервальное стресс-тестирование, оценка влияния волатильности валютных курсов на платежный календарь, интервальная оговорка валютного контракта, факторинг и т.п.
• Управление коммерческими договорами и договорами финансирования.
• Использование финансовых инструментов для привлечения и размещения средств в рамках управления ликвидностью.
• Формирование платежного календаря на основании заявок на оплату, данных бюджетирования, заявок на расходование денежных средств, содержащих данные о планируемых поступлениях и расходах.
• Оформление операций по инкассации, конвертации, инвентаризации, перемещению денежных средств между кассами организации и операционными кассами.
• Реализация механизмов установки и контроля лимитов и резервов денежных средств.
• Учет фактической и планируемой задолженности, контроль задолженности, отражение взаимозачетов и списаний, формирование и согласование актов сверки.
• Ведение взаиморасчетов с подотчетными лицами с использованием наличных и безналичных средств.
• Оформление операций по движению денежных документов и контроль их остатков.
• Учет кредитов, депозитов, займов, операций по эквайрингу.
• Формирование свыше 20-ти отчетов по казначейскому процессу с визуальным представлением данных.

1С:Комплексная автоматизация

1С:Управление торговлей

Бит.Финанс

Казначейский модуль позволяет решать следующие задачи

• Планирование платежей и поступлений.
• Ведение платежного календаря в интерактивном формате с детализацией по статьям оборотов.
• Установка и контроль лимитов, поддержание неснижаемого остатка.
• Разработка типовых и сложных маршрутов согласования заявок.
• Согласование заявок на расходование средств через Telegram, email, мобильное приложение, формирование платежных документов на их основе.
• Учет кредитов, депозитов, займов.
• Ведение реестра платежей и заявок на согласование, возможность формирования сводного реестра по нескольким юридическим лицам.
• Интеграция с клиент-банками.
• Составление отчетности о движении денежных средств, по текущим и неснижаемым остаткам, по контрольным значениям бюджетов, по планируемому расходу и поступлению средств.
• Формирование план-фактной аналитики по заявкам на расходование денежных средств, по поступлениям, по прогнозам платежей.

Предусмотрена возможность оперативного просмотра и согласования документов, а также управления задачами с мобильных устройств:

Важность постоянного развития и адаптации системы под изменяющиеся потребности бизнеса

Одним из факторов, на который имеет смысл обратить внимание при подборе системы автоматизации, является быстрота реагирования ее разработчиков на новые тенденции рынка и изменяющиеся потребности бизнеса. Именно соответствие системы актуальным реалиям рыночной экономики обеспечивает возможность полноценно и продуктивно применять все инструменты казначейской деятельности – от устранения кассовых разрывов до объективной оценки финансовых рисков. Внедрение регулярно обновляемой системы автоматизации казначейства, построенной с использованием современных технологий, предоставляет компании неоспоримые конкурентные преимущества, открывает возможности развития и масштабирования.

Как узнать, адаптирует ли производитель систему под потребности бизнеса? Этот вопрос можно задать вендору или интегратору, уточнив, при каких обстоятельствах и с какой частотой осуществляется обновление конфигурации, применяется ли практика добавления нового функционала по запросу бизнес-пользователей. Можно самостоятельно изучить историю изменения версий и сделать выводы о скорости реакции вендора на появление новых тенденций.

Заключение

Специалисты компании «Первый Бит» помогут в выборе наиболее подходящей для вашей компании системы автоматизации казначейства, соответствующей актуальным тенденциям бизнеса и вашим задачам. Мы проведем комплексное обследование бизнес-процессов, соберем требования руководства и ключевых пользователей, и предложим решение, максимально отвечающее потребностям и траектории развития вашего предприятия. Затем наши сотрудники реализуют проект внедрения, настроят, сконфигурируют и при необходимости доработают систему под ваши задачи.

Мы учтем все нюансы – от полей в шаблонах форм до индивидуальных настроек прав доступа. Квалифицированные специалисты проведут обучение пользователей в удобном для вас формате, разработают справочные материалы и организуют корпоративное сопровождение системы. Сопровождение позволит не только поддерживать работоспособность системы и ее эффективное функционирование в рамках ИТ-инфраструктуры компании, но и обеспечит ее оптимизацию и развитие.