Электронный документооборот в охране труда: как автоматизировать работу и избежать штрафов

Содержание

Роль документации в системе охраны труда

Охрана труда – сфера, требующая скрупулезного и корректного документирования множества процессов, методологий, алгоритмов действий. Поскольку проведение мероприятий по охране труда затрагивает вопросы жизни и здоровья людей, закон предусматривает повышенную ответственность за несоблюдение правил – в том числе касающихся документов. В случае, если контролирующие органы обнаружат отсутствие обязательных документов, компания будет обязана выплатить крупные штрафы.

Например, согласно ч.1 ст.5.27.1 КоАП РФ, штраф за отсутствие инструкций по охране труда достигает 80 тыс. руб. Если проведенный для сотрудников инструктаж не зафиксирован должным образом, может быть наложен штраф в размере до 130 тыс. руб.

При таком объеме документации, как подразумевает система охраны труда, разумно перейти от бумажного документооборота к электронному. Тем более это не противоречит законодательству: закон № 377-ФЗ от 22.11.2021 ввел в Трудовой кодекс статьи, касающиеся ЭДО, а приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н установил единые требования к составу и формату электронных документов. Отдельно подчеркнуто, что дублирование документов на бумажных носителей не является обязательным.

Обязательные документы по охране труда

1. Положение о системе управления охраной труда – определяет основные правила и меры по обеспечению безопасности на рабочих местах.
2. Политика по охране труда – публичная документированная декларация работодателя о способах защиты здоровья и жизни.
3. Перечень опасностей – список рисков, связанных с работой или производственным процессом, которые могут привести к травмам, заболеваниям или смерти.
4. План мероприятий по управлению рисками – описывает опасности на рабочих местах, уровень рисков и меры по их снижению.
5. План мероприятий по улучшению условий и охраны труда – перечень ежегодно выполняемых работодателем мероприятий по улучшению условий труда и мер безопасности, снижению уровня профессиональных рисков.
6. Инструкции по охране труда по профессии или по видам работ – учитывают специфику производственных процессов и используемое оборудование.
7. Программа вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте – документы для первичного и повторного ознакомления работников с правилами охраны труда на предприятии в целом и на рабочем месте в частности.
8. Перечень работ повышенной опасности – включает работы, осуществляемые на предприятии, при выполнении которых существует повышенный риск для жизни и здоровья.
9. Перечень нормативных правовых актов, содержащих требования охраны труда.

Это не полный перечень – мы представили только главные документы, составляемые на предприятии на долговременной или постоянной основе. Помимо них, необходимо регулярно издавать приказы и распоряжении, вести многочисленные журналы, протоколы и другие учетные документы. Весь перечень документов зависит от направления деятельности и масштаба предприятия.

Внутренние и внешние документы

Разработка, согласование, пересмотр и актуализация внутренних документов должны осуществляться в соответствии с утвержденным планом-графиком. Как и внешние документы, их нужно хранить в установленном порядке.

Выделяя внешние документы, остановимся на тех из них, которые предназначены в том числе для предъявления контролирующим органам.

Инспекторы, осуществляющие проверку, могут запросить:

• свидетельство о государственной регистрации, информационное письмо органов статистики, устав организации;
• приказы, протоколы и решения о назначении руководителя;
• положения, инструкции, программы, журналы, протоколы и другие внутренние документы по охране труда;
• ранее выданные предписания контролирующих органов и документы, подтверждающие их выполнение;
• технические регламенты, стандарты и другие документы, регулирующие вопросы безопасности при выполнении работ;
• перечень работников, подлежащих медосмотрам, приказы о направлении на медосмотры, их результаты;
• программы обучения по охране труда, протоколы проверки знаний, журналы инструктажей;
• перечни СИЗ, журналы выдачи СИЗ, документы о проведении обучения использованию СИЗ;
• журналы регистрации несчастных случаев на производстве, акты об их расследовании, документы о принятых мерах по предотвращению повторных случаев.

Форма и структура внешних документов должна строго соответствовать нормативно-правовым актам. Требования к оформлению внутренних документов могут быть более гибкими, однако они в любом случае должны быть четко структурированы и содержать всю необходимую информацию. Противоречий между документацией быть не может: внутренние документы дополняют внешние и конкретизируют их. Работодатель обязан обеспечить хранение документов таким образом, чтобы они были доступны работникам для ознакомления, а ответственным лицам – для заполнения, внесения изменений и т.п.

Возможности использования ЭДО в сфере охраны труда

Переход на электронный документооборот в области охраны труда позволяет повысить эффективность мероприятий и снизить нагрузку по ведению бумажных документов. Однако для организации ЭДО предприятию нужно провести ряд подготовительных действий, изучить соответствующие законодательные нормы, убедиться в том, что учтены все нюансы, касающиеся форматов документов, согласия работников, ЭЦП и т.п.

Законодательные требования к ведению ЭДО в области ОТ

Ведение ЭДО по охране труда регламентируется следующими нормативно-правовыми документами:

• Статьи 22.1, 22.2, 22.3 ТК РФ определяют общие принципы, порядок перехода на ЭДО и правила его ведения, права и обязанности сторон, виды электронных подписей.
• Статья 214.2 ТК РФ утверждает право работодателя вести ЭДО.
• Статья 216.2 ТК РФ закрепляет право инспекторов на беспрепятственный доступ к электронным документам работодателя.
• Приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н утверждает технические требования к электронным документам и перечень из более чем 120 видов документов, которые можно вести в электронном виде без дублирования на бумажных носителях.
• ФЗ № 63-ФЗ определяет виды электронных подписей и порядок их использования.

Трудовой кодекс предоставляет работодателям свободу выбора информационных систем для ведения ЭДО. Необходимо только, чтобы программа отвечала изложенным в законодательстве требованиям по составу и форматам электронных документов, а также обеспечивала необходимый уровень безопасности хранения данных. Многие предприятия с этой целью используют конфигурацию 1С:Документооборот (1С:ДО) – зрелое решение, построенное на многолетних методиках и практиках. «1С:ДО» помогает организовать электронный документооборот с нуля, наладить управление документами, систематизировать процессы делопроизводства, обеспечить контроль исполнения задач, упростить процедуры согласования.

Какие документы можно переводить в электронный формат

Для того, чтобы не запутаться в том, какие документы можно, а какие нельзя вести в электронном виде, можно воспользоваться автоматизированными решениями. В частности, модуль «Управление документацией» в решении «Охрана труда для 1С» позволяет комплексно организовать работу с документами:

• хранение документов и их реквизитов, сопоставление электронных версий с бумажными (при наличии);
• учет документов и ознакомления сотрудников с ними;
• создание документов на основании шаблонов с заданными параметрами;
• контроль за актуальностью документов;
• визирование документов;
• связывание документов с другими объектами программы;
• хранение истории редактирования документов;
• формирование печатных форм.

Печатные формы, соответствующие действующему законодательству, можно создавать и в других модулях системы «Охрана труда для 1С». Например, в модуле «Промышленная безопасность» формируются журналы учета аварий и инцидентов, графики, акты, предписания, приказы, отчетность в Ростехнадзор и т.п.

Ограничения и нюансы

Существуют отдельные категории документов по охране труда, которые можно вести в электронном виде, но подписывать их обязательно нужно на бумаге – цифровая подпись, согласно законодательству, для этого не подходит.

К этим документам относятся:

• журналы регистрации инструктажей по охране труда – вводного, первичного, повторного, внепланового, целевого;
• акты о несчастных случаях на производстве.

Подчеркнем, что ограничение распространяется только на проставление подписи. Исходные версии документов можно создавать, заполнять и вести в электронном виде – но для подписания их нужно будет распечатать и затем хранить бумажные экземпляры. В любом случае, возможность вести учет журналов регистрации инструктажа в электронном виде значительно снижает нагрузку на сотрудников и вероятность ошибок в них.

Процедуры, которые можно автоматизировать с помощью ЭДО

Большая часть перечисленного выше функционала доступна в специализированных программных продуктах – например, в системе «1С:Производственная безопасность. Охрана труда». Это комплексное решение для автоматизации охраны труда на предприятии, от планирования обучения сотрудников до расследования травматизма на производстве. Система позволяет формировать и хранить всю необходимую документацию, а также содержит расширение для обмена данными с системами кадрового и бухгалтерского учета.

Преимущества и возможные сложности перехода на электронный документооборот

Переход на ЭДО в сфере охраны труда – важный и необходимый, но достаточно трудоемкий процесс. Перед его началом нужно привести в порядок текущие дела компании: провести аудит бизнес-процессов по документации охраны труда, выявить узкие места, определить возможности их оптимизации. Аналогичные действия потребуется проделать в отношении ИТ-инфраструктуры: перед тем, как внедрять систему автоматизации документооборота, нужно понять, как с ней будут взаимодействовать программы, установленные на предприятии.

Экономия времени и снижение ошибок

Неоспоримым преимуществом внедрения ЭДО является значительная экономия времени специалистов по охране труда, руководителей и рядовых сотрудников. Все документы доступны в едином хранилище, процедуру согласования можно провести автоматически, даже если она требует сложной маршрутизации. Подписание документов происходит с помощью ЭЦП. Любые документы можно легко и быстро найти. Больше нет необходимости все распечатывать, а затем хранить, долго искать, проводить инвентаризацию томов бумажных документов.

Соответственно, уменьшается количество ошибок. В электронных документах встроена проверка форматов полей, многие данные заполняются автоматически, документы взаимосвязаны друг с другом и с прочими объектами информационной системы – карточками сотрудников, производственных процессов, оборудования и т.п.

Повышение прозрачности и управляемости процессов

Повышение прозрачности и контроля ведения документооборота достигается за счет централизации и систематизации хранения всех документов, а также:

• отображения в реальном времени статуса готовности и согласования документа, местонахождения бумажной копии;
• сохранения полной истории изменений и версионности документов;
• гибкой настройки прав доступа к различным видам документов, их просмотру, созданию, редактированию;
• простой процедуре архивирования документов;
• автоматической отправки уведомлений о необходимости ознакомления с документами и выполнения других задач;
• контроль за прохождением инструктажей и обучения.

Использование системы ЭДО снижает вероятность потери, порчи, неправильного оформления или заполнения документов, благодаря чему минимизированы риски назначения штрафов со стороны регулирующих органов. Как правило, в системах автоматизации можно сформировать отчетность по работе с документами – это помогает руководителям отслеживать интересующие их параметры.

Сложности внедрения

Наш опыт показывает, что при внедрении ЭДО в компании нужно быть готовыми к некоторым сложностям:

1. Негативное отношение персонала к изменениям. Люди, привыкшие работать определенным образом, с трудом перестраиваются на новую систему – особенно это касается сотрудников в возрасте. Они могут саботировать переход на ЭДО или формировать негативный фон. Как правило, в этом вопросе помогает, во-первых, непреклонность руководства по вводу ЭДО, во-вторых, повышение осведомленности сотрудников об удобстве и пользе электронного ведения документооборота.
2. Технические проблемы. Перед внедрением ЭДО нужно убедиться, что аппаратные и программные средства предприятия обеспечивают достаточную производительность и надежность для безопасного создания, редактирования, хранения документов. Также необходимо провести аудит ИТ-инфраструктуры, проверить, какие программы используются для создания документов, и поддерживается ли их формат для экспорта в выбранную для ЭДО систему.
3. Кадровые вопросы. Для того, чтобы перейти на ЭДО, нужно разработать «Положение о переходе на кадровый электронный документооборот» и получить от каждого сотрудника согласие. Если кто-то отказывается, то кадровый документооборот в его отношении придется продолжать вести в бумажном виде.
4. Получение ЭЦП. Для ЭДО подходит несколько вариантов цифровых подписей: ПЭП, УНЭП, УКЭП. Работникам нужно оформить любую из этих подписей, но желательно одну из усиленных, руководителям – УКЭП.
5. Информационная безопасность. Для того, чтобы данные были надежно защищены от потери и хищения, нужно обеспечить их кибербезопасность: использовать шифрование, криптопротоколы, механизмы разграничения доступа и т.п.

Для того, чтобы учесть все нюансы и правильно выстроить электронный документооборот в компании, потребуется изучить законодательство, провести обследование и оптимизацию бизнес-процессов и оборудования, выбрать подходящую систему автоматизации и реализовать проект внедрения. Это можно сделать своими силами или пригласить специалистов из компании-интегратора.

Советы по внедрению ЭДО для документов по охране труда

Документы по охране труда имеют свою специфику, поэтому порядок перехода на ЭДО отличается от подобных процессов в других сферах деятельности. Точный алгоритм действий при внедрении ЭДО зависит от множества параметров: масштабов предприятия, его направления деятельности, установленных программ для создания документов, параметров оборудования, наличия оформленных ЭЦП и т.д. На электронный документооборот можно перейти частично или полностью – за исключением журналов и актов, о которых мы писали выше.

Пошаговый план перехода

В общем случае план перехода от бумажного документооборота к электронному состоит из следующих этапов:

1. Аудит текущего состояния документооборота. Нужно проанализировать, какие документы по охране труда есть в компании и насколько они актуальны, где и по какому принципу они хранятся, как происходит их согласование и подписание, насколько быстро их можно найти и т.п. По итогам этапа, если будет выявлено отсутствие каких-то документов, их несоответствие реалиям и действующему законодательству – это нужно будет исправить.
2. Анализ бизнес-процессов, связанных с документооборотом. На выходе этапа у вас должна быть карта процессов, по которой можно ответить на вопросы, какие действия пошагово совершаются с каждым из документов. Это необязательный этап, но мы рекомендуем его проводить – он сильно влияет на последующую эффективность ЭДО.
3. Разработка и утверждение положения о КЭДО, приказа или распоряжения о переходе на ЭДО, получение подписанного согласия каждого сотрудника. Внесение дополнений о переходе на ЭДО в учетную политику, где нужно привести полный перечень документов, которые будут вестись в электронном виде.
4. Выбор программного обеспечения для ведения ЭДО и оператора ЭДО. При выборе оператора убедитесь, что он имеет лицензию от ФСБ России, сертифицированное оборудование и ПО, а также отвечает ряду требований, перечисленных в приказе ФНС России от 08.06.2021 N ЕД-7-26/546@. На выбор программы влияет больше факторов: можно выбрать систему, предназначенную только для управления ЭДО – как «1С:Документооборот» или специализированную под процессы охраны труда – как «Охрана труда для 1С» и «1С:Производственная безопасность. Охрана труда».
5. Оформление КЭП для всех руководителей и сотрудников, которые согласились участвовать в системе ЭДО. Это можно сделать через один из удостоверяющих центров, список которых представлен на сайте Минцифры РФ.
6. Реализация проекта внедрения выбранного ПО, включая все необходимые настройки, доработки, интеграции, тестирование и запуск в эксплуатацию. Большинство компаний отдает задачу внедрения на профессиональный аутсорс интеграторам – так вы гарантированно получите устраивающий вас результат.
7. Проведение обучения сотрудников пользованию системой ЭДО. Важно не только объяснить персоналу важность перехода на ЭДО и перечислить удобства работы в электронном виде, но и дать им возможность на практике освоить все процедуры, которые им нужно будет выполнять в новой системе.
8. Организация технического и консультационного сопровождения системы ЭДО после запуска в эксплуатацию. Сотрудники должны знать, куда они могут обратиться при возникновении вопросов и затруднений.

Особенности интеграции с существующими ИТ-системами

Важно, чтобы выбранная система ведения ЭДО могла быть интегрирована с информационными системами, используемыми на предприятии. Это позволит создать единый ИТ-ландшафт, где все документы и другие данные доступны в режиме реального времени. Например, система «1С:Документооборот» поддерживает 9 механизмов интеграции с любыми программами и сервисами, а для наиболее востребованных конфигураций 1С содержит готовые интеграции.

Интеграция не только упрощает процессы учета, хранения и управления документами, но и позволяет в режиме реального времени осуществлять контроль: генерировать различные аналитические и статистические отчеты, мониторить статусы выполнения задач и этапы согласования. Это помогает наблюдать реальную ситуацию с документами в компании и оперативно реагировать на отклонения.

Заключение

Если вы еще не перешли на электронный документооборот в сфере охраны труда, это вопрос времени: с большой вероятностью скоро ЭДО станет повсеместным и государство будет запрашивать именно электронные версии документов. Рекомендуем не откладывать внедрение системы ЭДО, а запланировать его и качественно подготовиться. Даже если большинство ваших сотрудников скептически настроено в отношении перехода на электронные документы, после внедрения они быстро убедятся в том, что работать стало проще и удобнее.

Компания «Первый Бит» предлагает услуги по внедрению систем ЭДО для охраны труда. Мы проконсультируем вас по любым вопросам, проведем обследование и подберем оптимальное решение, исходя из ваших потребностей. Затем наши специалисты осуществят проект внедрения под ключ и организуют обучение-практикум для сотрудников. Впоследствии в рамках корпоративного сопровождения мы готовы оказывать консультационную и техническую поддержку на постоянной основе или по мере необходимости.