Как внедрить кадровый электронный документооборот (КЭДО): инструкция для предприятий

Значение кадрового электронного документооборота для бизнеса

КЭДО помогает автоматизировать многие рутинные задачи:

• создание и подписание договоров, приказов, заявлений, служебных записок и других кадровых документов;
• оформление отпусков, переводов, командировок, увольнений;
• составление графиков рабочего времени и отпусков;
• согласование документов по заранее настроенным маршрутам;
• ведение личных дел;
• рассылка уведомлений и проч.

КЭДО разгружает HR-специалистов от рутинной работы и дает им возможность сосредоточиться на более интеллектуальных и стратегических задачах. Тем более, что многие системы КЭДО содержат встроенные инструменты аналитики, позволяющие оценить эффективность кадровых процессов, увидеть узкие места и оперативно принять меры. Благодаря этому ранее разрозненные кадровые данные становятся ценным аналитическим ресурсом для принятия управленческих решений.

Этапы внедрения КЭДО

Внедрение КЭДО осуществляется поэтапно. Количество этапов и объем работ зависит от масштаба и специфики предприятия, а также от выбранной методологии внедрения.

Перечислим ключевые этапы:

1. Аудит текущих процессов и определение целей КЭДО.
2. Формирование проектной команды, разработка дорожной карты внедрения и фиксация верхнеуровневых требований к системе.
3. Настройка внутренней нормативной базы.
4. Выбор платформы для КЭДО.
5. Настройка системы и ее интеграция в ИТ-ландшафт компании.
6. Перенос и/или цифровизация архивов.
7. Тестирование системы и исправление ошибок.
8. Обучение сотрудников работе в системе КЭДО.
9. Запуск системы в опытную эксплуатацию.
10. Организация техподдержки и совершенствование процессов КЭДО.

Вам необязательно выполнять всю эту работу самостоятельно — можно делегировать проект внедрения КЭДО профессиональной команде интегратора.

Подготовительный этап

После анализа текущих процессов вам нужно будет определить цели внедрения КЭДО. Они должны быть измеримыми и достижимыми: например, снижение затрат на документооборот на 20% или сокращение времени на подписание и обработку документов на 30%. Когда цели зафиксированы, можно приступать к формированию проектной команды и разработке дорожной карты внедрения. На ее основе составляются план и техническое задание.

Выбор системы для КЭДО

Следующим важным шагом является выбор системы для автоматизации КЭДО.

Среди решений, доступных на российском рынке, есть:

• универсальные — подходящие для организации документооборота в целом;
• специализированные исключительно для КЭДО;
• комплексные, в состав которых входят инструменты для цифровизации кадровых процессов.

Рассмотрим каждый из этих классов решений на примере «1С:Документооборот», «1С:Кабинет сотрудника» и «Битрикс24».

Обзор функционала популярных решений

1С:Документооборот

Решение поставляется в трех версиях: «ПРОФ», «КОРП» и «Документооборот государственного учреждения» и содержит функционал для автоматизации следующих процессов:

1. Настройка шаблонов различных видов документов и правил их заполнения для дальнейшего внесения реквизитов.
2. Создание, согласование и учет договоров, в том числе многосторонних.
3. Контроль исполнения условий договоров, сроков и этапов, продление договоров.
4. Подписание документов простой, усиленной неквалифицированной или квалифицированной электронной подписью.
5. Учет входящих и исходящих документов.
6. Планирование и учет рабочего времени и трудозатрат.
7. Отслеживание передачи документов контрагенту и соблюдения сроков возврата.
8. Ручное и потоковое сканирование документов для загрузки в систему.
9. Штрихкодирование документов.
10. Использование готовых шаблонов для согласования, утверждения, регистрации, рассмотрения, исполнения, ознакомления, приглашения, составных и комплексных процессов.

В «1С:Документооборот» нет разделения на кадровые и иные документы. Но большинство инструментов, реализованных в программе, подходят для автоматизации кадрового ЭДО.

Помимо перечисленных функций, «1С:Документооборот» предоставляет возможности для мониторинга, анализа и контроля процессов, ведения проектной деятельности, подготовки мероприятий, обработки электронной почты, отслеживания выполнения задач.

Решение бесшовно интегрируется с другими конфигурациями 1С, благодаря чему сотрудники могут работать с документами из основной учетной системы: создавать и редактировать документы, направлять их на согласование по любым маршрутам, вести переписку по документам и коллективную работу с приложенными к ним файлами. «1С:ДО» можно использовать как корпоративное файловое хранилище или архив документов.

1С:Кабинет сотрудника

С его помощью сотрудники получают возможность:

• Подавать в кадровую службу заявления об отпуске.
• Просматривать и скачивать расчетные листки.
• Подписывать документы УКЭП и УНЭП.
• Уведомлять руководство и коллег об отсутствиях.
• Самостоятельно вносить изменения в персональные данные.
• Просматривать документы в базе и архиве.
• Запрашивать справки 2-НДФЛ, с места работы, по отпускам и т.п.
• Просматривать оргструктуру, искать контакты коллег.
• Использовать калькулятор отпуска.
• Подавать заявления на налоговый вычет.

Бухгалтерская и кадровая служба обрабатывают заявления и другие документы и одним кликом передают их в личный кабинет сотрудника.

«1С:Кабинет сотрудника» обеспечивает возможность обмена всеми видами кадровых документов: созданными в программе и загруженными из внешнего источника. Все документы, подписанные сотрудником и работодателем, сохраняются в учетной системе 1С. Для руководителей сервис предоставляет инструменты контроля и согласования.

Корпоративный портал Битрикс24

Перечислим задачи КЭДО, которые позволяет решить Корпоративный портал Битрикс 24:

1. Запуск и согласование ключевых кадровых процессов — заказ справки, согласование документа или счета, оформление отпуска или командировки и т.п.
2. Подписание кадровых документов (в том числе массовое) и отслеживание их статусов.
3. Создание шаблонов кадровых документов.
4. Отображение оргструктуры компании в понятном визуализированном виде.
5. Поддержание единой базы знаний компании с обучающими материалами, инструкциями, регламентами, описаниями процессов и т.п.
6. Управление обучением сотрудников — разработка курсов, опросов, тестов, мониторинг их прохождения и результатов.
7. Создание инструментов нематериальной мотивации сотрудников: рейтингов, конкурсов, бейджей, бонусных магазинов и т.п.
8. Ведение рабочего календаря.
9. Редактирование документов во встроенном редакторе.
10. Всесторонняя оценка компетенций сотрудников.

Битрикс24 легко интегрируется с учетными системами 1С. Благодаря этому бухгалтер видит документы в 1С сразу после подписания и проводит расчет, а сотрудники отслеживают расчетные листки и остатки отпуска в Битрикс24, не заходя в 1С. Также можно подключить синхронизацию с ActiveDirectory, почтовыми сервисами, продуктами Google, Microsoft, OpenOffice и проч.

Критерии выбора платформы

Для того, чтобы выбрать подходящую платформу для автоматизации КЭДО, нужно ответить на три основных вопроса:

• Какие процессы нужно автоматизировать?
• С какими системами необходимо настроить интеграцию?
• Каковы ограничения по бюджетам и срокам?

Вопросов может быть больше, но все они вращаются вокруг ваших потребностей и возможностей рассматриваемых программ.

• С сервисом «1С:Кабинет сотрудника» можно быстро перейти на КЭДО, но он работает только вместе с несколькими конфигурациями 1С. Если они у вас не установлены, нужно будет либо внедрить подходящую учетную систему 1С (а это достаточно длительный и затратный процесс), либо рассмотреть другие инструменты автоматизации.
• «1С:Документооборот» — универсальная система, позволяющая централизованно управлять всем, а не только кадровым, документооборотом компании.
• Корпоративный портал Битрикс24 подходит для компаний, которым нужно в комплексе выстроить HR-процессы, проектный менеджмент, CRM, управление задачами и коммуникациями. Оба этих решения потребуют больше ресурсов на внедрение, чем «1С:Кабинет сотрудника».

Организационная и техническая подготовка

В рамках организационно-технической подготовки к переходу на КЭДО нужно предпринять ряд действий:

1. Проверить наличие и срок действия электронных подписей сотрудников и руководителей, при их отсутствии или истечении срока — оформить или перевыпустить.
2. Получить письменное согласие каждого сотрудника на переход на КЭДО.
3. Выбрать оператора ЭДО и проверить его аккредитацию.
4. Подготовить внутреннюю нормативную базу для внедрения КЭДО — разработать инструкции, регламенты и прочие локальные нормативные акты.
5. Обеспечить ИТ-инфраструктуру — серверные возможности, интеграции, доступы.

Для сотрудников, отказавшихся от перехода на КЭДО, понадобится сохранить традиционный бумажный кадровый документооборот. В любом случае полностью перейти на КЭДО пока нельзя по закону: приказы об увольнении, акты о производственных несчастных случаях и документы, связанные с охраной труда, по-прежнему нужно вести в бумажном виде.

Внедрение КЭДО

Непосредственно в ходе внедрения системы КЭДО выполняются следующие шаги:

1. Установка и настройка решения.
2. Цифровизация бумажных документов и перенос архивов в систему.
3. Настройка интеграции с другими системами предприятия.
4. Выбор пилотной зоны и тестирование системы.
5. Обучение сотрудников практическим навыкам работы в системе.

Обучение понадобится провести не только для специалистов кадровой и бухгалтерской службы, но и для рядовых сотрудников и руководства: кадровые процессы касаются всех. Для разных ролей пользователей можно организовать разные обучающие программы.

Эксплуатация и поддержка

После запуска системы КЭДО в опытную эксплуатацию начинается следующий этап — контроль, сопровождение и развитие электронного документооборота.

Необходимо обеспечить выполнение процессов:

1. Оказание технической поддержки.
2. Консультации пользователей.
3. Установка обновлений.
4. Создание бэкапов.
5. Настройка интеграций, если компания начала использовать новые программы и сервисы.
6. Обучение новых сотрудников.
7. Обновление шаблонов документов.
8. Настройка новых маршрутов согласования.
9. Регулирование прав доступа.
10. Аудит и совершенствование процессов КЭДО.

Регулярная ревизия задач, решаемых в рамках КЭДО, позволит выявить ошибки, узкие места, недостаточно эффективное использование ресурсов. Когда у предприятия или холдинга сложная оргструктура и большой объем кадровых операций, не получится автоматизировать сразу их все. Но в итоге зона автоматизации кадрового документооборота будет расширяться, а нагрузка на HR-департамент — снижаться.

Распространенные ошибки и рекомендации

Разберем наиболее часто встречающиеся при внедрении системы КЭДО проблемы и дадим советы, как их избежать.

1. Отсутствие стратегии и целей внедрения. Когда КЭДО внедряется, потому что «все переходят в цифру», без достаточной подготовки — результат не будет устойчивым. Нужно уделить достаточное внимание анализу текущих процессов и формализации требований к будущей системе.
2. Нарушение законодательных требований. Перед внедрением КЭДО в соответствии с ч.5 ст. 22.2 ТК РФ нужно собрать со всех сотрудников письменные согласия. Сотрудники имеют право отказаться от КЭДО без каких-либо санкций от работодателя. Также следует помнить, что существуют документы-исключения, которые придется вести в бумажном виде.
3. Неправильный выбор программы. Выбирая решение для КЭДО, нужно не только изучить его возможности, но и оценить их соответствие вашим задачам, возможности интеграции и масштабирования, совокупную стоимость владения. Имеет смысл задать все интересующие вопросы вендору или интегратору.
4. Неправильное хранение документов. У кадровых документов есть нормативные сроки хранения, их нужно соблюдать. Важно обеспечивать резервное копирование базы и ее хранение на внешних дисках и/или в облачных сервисах, чтобы не потерять доступ к документам. Рекомендуем прописать все эти и другие нюансы ведения КЭДО в регламенте.
5. Отсутствие интеграций. Легкость интеграции с корпоративными системами — одно из ключевых преимуществ систем КЭДО. Автономная работа системы вынудит ваших сотрудников выполнять двойную работу, что чревато ошибками и путаницей.
6. Недостаточное обучение. Если сотрудники не прошли практикум по работе в системе, большинство из них будет либо работать наугад, либо саботировать переход на КЭДО. Нужно провести полноценное обучение, разработать инструкции или записать видеоролики, организовать пользовательскую поддержку.
7. Пренебрежение постпроектным контролем и анализом эффективности автоматизации. Внедренная система может какое-то время работать правильно по инерции, но если не мониторить процессы, вы не заметите ошибок. Когда проблемы накопятся, решить их будет сложнее. Поэтому важен регулярный аудит и оптимизация процессов.

И, конечно, перед переходом на КЭДО нужно взвесить свои силы. Если у вас нет компетентных специалистов для внедрения и поддержки системы, целесообразно будет обратиться в компанию-интегратор, специализирующуюся на внедрении КЭДО.

Заключение

Переход на КЭДО стоит затраченных средств и усилий. Цифровизация кадровых процессов позволяет в разы ускорить выполнение рутинных процедур, сократить расходы, упростить делопроизводство и защитить данные сотрудников. Но все это достигается при условии, что внедрение системы КЭДО выполнено правильно, она интегрирована в ИТ-ландшафт компании, учтены все законодательные нормы и требования корпоративной политики.

Специалисты компании «Первый Бит» реализуют все этапы перехода вашей компании на КЭДО — от предпроектного обследования до корпоративного сопровождения системы автоматизации. Мы не просто внедрим КЭДО — мы в сотрудничестве с вами и повысим эффективность бизнес-процессов и рентабельность компании.