Медосмотры на предприятии - решения для автоматизации на базе 1С

Содержание

Значение медосмотров на предприятии

Регулярные медосмотры способствуют профилактике профессиональных заболеваний и производственного травматизма, а также выполняются в следующих целях:

• динамическое наблюдение за состоянием здоровья работников;
• своевременное выявление начальных форм заболеваний;
• исключение возможности распространения заболевания, заражения других сотрудников, клиентов, посетителей;
• выявление на ранних стадиях признаков воздействия вредных и опасных производственных факторов;
• определение соответствия состояния здоровья сотрудника (кандидата) поручаемой работе;
• получение информации о влиянии трудового процесса на физическое и психическое состояние работников;
• уточнение групп риска развития профессиональных заболеваний;
• выявление медицинских противопоказаний к осуществлению работы.

Простыми словами – медосмотры дают возможность сделать вывод, позволяет ли человеку состояние здоровья заниматься определенной деятельностью, а также направлены на предотвращение развития или распространения заболеваний.

Правовые аспекты медосмотров

Основы порядка проведения медосмотров представлены в статьях 214 и 220 ТК РФ. Из них следует, что работодатель обязан организовывать прохождение сотрудниками медосмотров за свой счет. Перечислены виды медосмотров: предварительные, периодические, предсменные, послесменные, внеочередные, психиатрические освидетельствования и т.п. Также в статьях ТК РФ представлен список видов работ, в случае выполнения которых сотрудники должны проходить медосмотры.

Сам процесс организации медосмотров регламентирует приказ Минздрава от 28.01.2021 N 29н. Порядок, изложенный в приказе N 29н, регулирует частоту и сроки проведения медосмотров, алгоритм их организации, перечень необходимых для предъявления работником документов, набор и содержание заполняемых медработниками форм и т.д. В приказе учтена возможность ведения электронного документооборота при условии наличия у работодателя и сотрудника (кандидата) ЭЦП.

Роль медосмотров в корпоративной культуре

На предприятиях, работники которых обязаны регулярно проходить медосмотры, их организация и проведение становятся неотъемлемым элементом корпоративной культуры. Работодатель имеет возможность использовать подготовку к проведению медосмотров для сплочения коллектива и повышения лояльности персонала. Инициативных сотрудников можно привлечь к обсуждению и решению вопросов о том, где, в какие даты и в какой последовательности им будет удобнее проходить медосмотр. По завершению медосмотра полезно собирать с сотрудников обратную связь, чтобы узнать, насколько комфортно они себя чувствовали, были ли недостатки в организации – например, приходилось ли долго ждать своей очереди. Можно поинтересоваться, уделяли ли врачи, по мнению работников, достаточно внимания обследованиям или делали это формально.

Такие дискуссии и сбор отзывов дают понять коллективу, что руководству не безразлично их состояние здоровья, удобство во время прохождения медосмотров, квалификация врачебного персонала. Если работники видят, что руководители относятся к медосмотрам со всей серьезностью, а не как к формальной процедуре, с большой вероятностью они тоже будут подходить к ним ответственно.

Проблемы традиционного управления медосмотрами

До 2021 года управление медосмотрами должно было осуществляться в традиционном, бумажном формате. С утверждением приказа N 29н это изменилось, и работодатель может выдавать направления и вести их учет в электронном виде. Медицинская организация также может наладить электронное управление медосмотрами без дублирования на бумажных носителях.

Традиционное управление медосмотрами влечет за собой не только расходы на использование бумаги, эксплуатацию оргтехники, необходимость выделения места для хранения бумажных документов. Оно связано с неизбежными ошибками при составлении списков, графиков, формировании направлений с учетом должностей и видов работ. Присутствует волокита при передаче информации из медицинских учреждений – иногда заключения и другие документы теряются или сроки их поступления затягиваются. Отражение медосмотров в кадровом учете при ведении бумажного документооборота требует значительной нагрузки на сотрудников отдела кадров. Поскольку организация обязана своевременно подавать сведения о пройденных работниками медосмотрах в СФР и за допуск к работе без медосмотра предусмотрены крупные штрафы – до 130 тысяч рублей – компании заинтересованы в том, чтобы максимально упростить и автоматизировать управление медосмотрами.

Решения для автоматизации медосмотров на базе 1С

Возможности автоматизации медосмотров реализованы в нескольких программных решениях на базе 1С. Среди них есть и комплексные системы для автоматизации управления охраной труда и производственной безопасностью на предприятии, и решения для кадровой службы, функционал которых позволяет качественно организовывать планирование, учет, контроль и анализ медосмотров. Представим обзор продуктов, включающих функционал для автоматизации медосмотров.

1С:EHS Комплексная производственная безопасность КОРП»

Инструментарий для проведения медосмотров представлен в подсистеме «Охрана здоровья» и состоит из следующего набора функций:

• учет проводимых медосмотров;
• отслеживание наличия/отсутствия и состояния профессиональной заболеваемости сотрудников;
• рассылка работникам напоминаний о необходимости проведения медосмотров в ближайшее время;
• создание списка должностей и сотрудников, подлежащих медосмотрам, исходя из видов выполняемых работ и опасных факторов;
• формирование графиков проведения медосмотров;
• проведение расследований, учета и анализа заболеваемости;
• планирование мероприятий по профилактике заболеваемости;
• расчет стоимости проведения медосмотров;
• ведение журналов и составление отчетов о состоянии здоровья работников;
• расчет и учет выплаты пособий по нетрудоспособности;
• ведение справочников профзаболеваний;
• учет страховых случаев и передача информации о них;
• расчет размера ущерба от профессиональных заболеваний;
• формирование перечня лечебно-профилактических учреждений.

«1С:EHS» позволяет осуществлять оперативный анализ проведения медосмотров для информирования руководства. Данные представлены в виде наглядных диаграмм и графиков.

Линейка 1С:Производственная безопасность

Перечислим основные функции:

• составление списка должностей и сотрудников, подлежащих обязательным медосмотрам;
• формирование графика проведения медосмотров;
• расчет стоимости проведения медосмотров;
• формирование и вывод на печать направлений на медосмотр;
• напоминания о необходимости прохождения медосмотра;
• автоматическое или ручное формирования плана проведения медосмотров;
• регистрация результатов медосмотров и актов о случаях профзаболеваний;
• формирования отчетов о результатах медосмотров;
• назначение ответственных за каждый этап проведения медосмотров;
• учет периодичности психиатрического освидетельствования.

ОТ Софт, подсистема Медицинские осмотры

Перечислим ее функциональные возможности:

• планирование и организация медосмотров;
• формирование списка сотрудников, подлежащих медосмотрам, направлений на медосмотр, графика медосмотров;
• учет различных видов медосмотров и систематизация хранения их результатов;
• расчет стоимости медосмотров;
• учет вакцинации;
• учет информации об ограничениях и заболеваниях работников;
• подготовка документации для медицинских учреждений;
• учет результатов проведения медосмотров;
• комплексная оценка данных о состоянии медосмотров.

1С:ЗУП КОРП

Перечислим основные возможности «1С:ЗУП» в аспекте управления медосмотрами:

• ведение справочников видов медосмотров, медучреждений, факторов вреда и риска;
• формирование правил назначения медосмотров по должностям, подразделениям, результатам СОУТ и в индивидуальном порядке;
• планирование медосмотров на основе заданных правил;
• формирование и печать направлений на медосмотр, списка работников, результатов медосмотров, заключительных актов;
• контроль сроков прохождения медосмотров с помощью календаря, цветовой индикации, системы уведомлений, контрольных отчетов;
• фиксация заключений медицинских специалистов, общих заключений, информации о выявленных заболеваниях, рекомендаций, сроков следующих медосмотров;
• формирование отчетности для анализа проведения медосмотров – журнала медосмотров, статистики по подразделениям, статистики выявленных заболеваниях, отчета о затратах;
• прогнозирование будущих медосмотров и расходов на них на основании данных о проведенных медосмотрах.

Интеграция с другими системами

Решения 1С по автоматизации управления медосмотрами легко интегрируются с кадровыми, бухгалтерскими, медицинскими системами и модулями. Это способствует ведению сквозного учета: достаточно добавить необходимые данные в одну систему, и они незамедлительно становятся доступны в другой программе без двойного ввода данных. К тому же интеграция расширяет функционал систем управления медосмотрами. Рассмотрим возможности интеграции на примере «1С:ЗУП».

Модуль учета медосмотров в «1С:ЗУП» интегрирован с другими функциональными блоками программы – «Кадровый учет», «Охрана труда», «Расчет зарплаты». Это позволяет отделам кадров и охраны труда получать информацию об ограничениях по здоровью сотрудника при перемещении на другую должность, использовать данные медосмотров при выплате льгот и планировании отпусков, учитывать время прохождения медосмотра при расчете зарплаты, вести учет выдачи СИЗ в соответствии с медицинскими показаниями, анализировать данные о травматизме в разрезе медосмотров и т.п.

Преимущества автоматизации медосмотров

В использовании решений, позволяющих автоматизировать планирование, учет, контроль медосмотров и анализ их результатов, есть следующие плюсы:

• обеспечение соответствия требованиям трудового законодательства и минимизация рисков назначения штрафов от контролирующих органов;
• контроль своевременности прохождения медосмотров;
• формирование пакета сопроводительной документации;
• учет медицинских противопоказаний при планировании работы сотрудников;
• анализ статистики заболеваемости;
• снижение нагрузки на сотрудников отдела кадров, охраны труда;
• принятие мер и проведение мероприятий для улучшения здоровья персонала;
• оптимизация затрат на проведение медосмотров;
• ускорение обмена медицинской информацией внутри компании, с клиниками, страховыми компаниями, контролирующими органами;
• сокращение издержек на печать бумажных документов и хранение архивов;
• быстрое нахождение всех необходимых документов и записей, снижение рисков потери документов.

В итоге автоматизация проведения медосмотров на предприятиях позволяет значительно сократить время их прохождения, планировать график медосмотров с учетом плана работ и пожеланий сотрудников, контролировать качество организации осмотров.

Реализация системы на предприятии

Подбор и внедрение системы автоматизации, включающей функционал по управлению медосмотрами, производится с учетом действующих нормативных документов, экспертного опыта специалистов, особенностей и потребностей предприятия. Организация медосмотров напрямую связана с процессами кадрового учета, производственной безопасности, охраны труда и здоровья. Поэтому, как правило, рассматривается вопрос внедрения комплексной системы, что усложняет задачу выбора и подготовки к внедрению. Необходимо убедиться, что целям и задачам предприятия соответствует не только функционал, направленный на организацию медосмотров, но и другие возможности решения.

Для этого перед выбором подходящей системы автоматизации производится комплексный аудит бизнес-процессов компании, связанных как с проведением медосмотров, так и с другими направлениями деятельности. Диапазон обследуемых процессов зависит от масштаба предприятия, его специфики и представления руководства о том, какие участки работ предстоит автоматизировать. Функционал по управлению медосмотрами присутствует в настолько разных решениях, как системы комплексного управления безопасностью на производстве и системы кадрового учета – поэтому универсального алгоритма проведения аудита нет, он разрабатывается индивидуально.

Как правило, руководство компании до первых шагов по внедрению уже имеет представление, систему какого класса нужно внедрить – кадровую или по охране труда. Однако часто бывает, что в компании уже используются какие-то средства автоматизации, функциональность которых недостаточна для полноценного управления медосмотрами. В таком случае, как и при любых других затруднениях в выборе, рекомендуем обратиться за экспертной консультацией. Специалисты помогут вам подобрать оптимальную систему на основании практики в вашей сфере, особенностей предприятия, потребностей, целей и задач.

Заключение

Выбирая систему, имеющую функционал для управления медосмотрами, рекомендуем в первую очередь оценить соответствие ее функционала задачам и бизнес-процессам предприятия с учетом его дальнейшего роста и масштабирования. Учесть все нюансы при внедрении и построить эффективную систему управления медосмотрами, минимизирующую риск распространения заболеваний, получения травм и возникновения других инцидентов на производстве, помогут компетентные профильные специалисты.

В штате компании «Первый Бит» есть эксперты по автоматизации охраны труда с большим опытом внедрения данных систем в организациях разного масштаба. Мы подходим к выбору и внедрению программного обеспечения комплексно и ответственно, считаем вопросы охраны здоровья и жизни работников приоритетными и подходим к задачам их обеспечения добросовестно.