Интеграция 1С:Документооборот

Бесшовная интеграция с «1С:ДО» предусмотрена в следующих конфигурациях 1С:

• «1С:ERP Управление предприятием»;
• «1С:Управление торговлей»;
• «1С:Бухгалтерия предприятия»;
• «1С:Бухгалтерия государственного учреждения»;
• «1С:Управление холдингом»;
• «1С:ERP. Управление холдингом»;
• «1С:Зарплата и управление персоналом»;
• «1С:Комплексная автоматизация»;
• «1С:Система проектирования прикладных решений».

С технической точки зрения бесшовная интеграция учетной системы и «1С:ДО» осуществляется при помощи веб-сервисов БИД – «Библиотеки интеграции с 1С:Документооборотом». Это часть типовой поставки конфигурации, входящая в состав дистрибутива и размещенная на портале ИТС. На полях отметим, что БИД можно самостоятельно встроить в любую конфигурацию на платформе «1С:Предприятие». Аналогичные библиотеки для настройки интеграции со стороны учетных систем входят в поставку вышеперечисленных решений.

Для подключения БИД нужно опубликовать веб-сервис на сервере – обычно используются бесплатные MS IIS и Apache HTTP Server. Это не требует внесения изменений со стороны разработчика. Рассмотрим пошагово порядок действий по настройке. Они должны выполняться в режиме конфигуратора пользователем с правами администратора.

1. Откройте «1С:ДО» и перейдите в раздел «Настройка → Настройка интеграции».



Рис.1. Пункт меню «Настройки интеграции»
2. В открывшемся окне выберите систему, с которой нужно настроить интеграцию. Если интеграция выполняется впервые, список «Интегрируемая система» пуст и вам нужно нажать кнопку «Добавить интегрируемую систему». В форме добавления введите адрес, по которому опубликован веб-сервис интегрируемой системы, имя пользователя и пароль. Нажмите «Проверить подключение», чтобы убедиться, что вы все ввели верно. Укажите название системы в том виде, в каком оно будет отображаться в списке подключений. Нажмите «Добавить».

Рис.2. Добавление интегрируемой системы
3. После этого наименование интегрируемой системы отобразится в списке.

Рис.3. Список интегрированных систем
4. В окне настроек выполните конфигурирование интеграции:

«Поля для поиска сотрудников» – выберите критерии, по которым будут сопоставляться пользователи интегрируемой системы с сотрудниками «1С:ДО». Вариант «Должность» подходит для случаев, когда в обеих системах должности совпадают. Вариант «Подразделение» актуален, если в системах реализована идентичная структура предприятия. Признак «Физическое лицо» не отключается, поскольку поиск по ФИО будет вестись в любом случае. Если признаки «Должность» и/или «Подразделение» включены, поиск пользователей «1С:ДО» будет производиться по комбинации соответствия.

«Обновлять связанные объекты» – настройка расписания автоматической синхронизации для связанных объектов. Отметьте признак галочкой, если хотите, чтобы связи объектов в «1С:ДО» и интегрируемой системе автоматически обновлялись через заданный интервал времени. По умолчанию указан промежуток «каждые 15 секунд», его можно изменить, перейдя по ссылке «Изменить расписание».

«Срок хранения сообщений обмена» – срок, в течение которого будет храниться история отправки и очередь отправки сообщений. По умолчанию срок составляет 30 дней, его можно изменить в любую сторону.

«Регистрация изменений» и «Задать пользователя для обмена» – запуск служебных проверок, осуществляемых в случае необходимости при уже настроенной с обеих сторон интеграции. Сейчас их производить не требуется.


Рис.4. Настройки параметров интеграции
5. Перейдите по ссылке «Правила загрузки данных в 1С:Документооборот» и создайте новое правило. В открывшейся форме выберите объект «1С:ДО», в который будут загружаться данные, и связанный с ним в качестве источника данных объект интегрируемой системы.

Рис.5. Добавление правила загрузки данных
6. В зависимости от типов выбранных объектов, отобразится перечень их реквизитов, доступных для настройки заполнения. Помимо типовых реквизитов, вы можете настроить дополнительные реквизиты, выбрав в первую очередь способ их заполнения (из реквизита связанного объекта интегрированной системы, из указанного значения из базы интегрируемой системы, из произвольного выражения на встроенном языке, из шаблона документа (если он выбран), отсутствие заполнения).

Рис.6. Настройка правила заполнения реквизита
7. Если вам нужно настроить создание печатных форм из интегрируемой системы, перейдите на вкладку «Добавление печатных форм» и отметьте галочками формы, которые будут прикреплены к объекту «1С:ДО» при его создании на основании документа интегрируемой системы. Печатные формы сохраняются в виде приложенных к документу файлов в формате, который вы выберите.

Рис.7. Настройка печатных форм
8. Далее настройки выполняются на стороне интегрируемой системы. Рассмотрим их на примере «1С:ERP». Перейдите в раздел «Администрирование → Интеграция с 1С:Документооборотом». Задайте настройки:

«URL» – адрес публикации веб-сервиса «1С:ДО», созданной на предыдущем этапе;

«Интеграция с «1С:Документооборот» – включение интеграционных опций.

«Обработка объектов» – включение использования «1С:ДО» для обработки объектов в системе.

«Согласование через «1С:ДО» – возможность изменения статуса согласования в зависимости от состояния документов в «1С:ДО», созданных на основании соглашений, коммерческих предложений, заказов клиентов, заявок на возврат.

«Хранение присоединенных файлов» – возможность выбора «1С:ДО» в качестве корпоративного хранилища. Если отметить опцию «Файлы прикреплены к документам», вложенные файлы будут передаваться в базу «1С:ДО» с установлением соответствия связанным объектам. Этот вариант требует настройки правил интеграции. В случае выбора варианта «1С:Документооборот не используется» файлы будут храниться в базе интегрируемой системы.

«Максимальный размер файлов» – ввод ограничения размера файлов, передаваемых в «1С:ДО».


Рис.8. Настройка интеграции с «1С:ДО»
9. Перейдите по ссылке «Правила интеграции» и создайте новый элемент. В форме выберите объект интегрируемой системы и настроенное на предыдущем этапе правило.
10. Настройте в правилах заполнение всех или отдельных реквизитов объекта интегрируемой системы. Это требуется, если необходимо получать из «1С:ДО» какие-либо данные.
11. Перейдите на вкладку «Ключевые реквизиты», если для одного вида документов интегрируемой системы настраивается несколько различных правил. По ключевым реквизитам интегрированная система сможет идентифицировать конкретное правило.

Рис.9. Настройка правила загрузки данных

Несмотря на то, что функционал «1С:ERP» охватывает весь спектр деятельности предприятия, в «1С:Документооборот» есть опции, расширяющие возможности ERP. В частности, возможность разрабатывать сложную маршрутизацию согласования, использовать неограниченное количество видов документов, контроль исполнения задач. Между объектами «1С:ДО» и «1С:ERP» присутствуют взаимосвязи, они часто являются последовательными звеньями комплексного бизнес-процесса. Например, удобно настроить обмен данными, при котором из «1С:ERP» передается справочник контрагентов и служебные записки на оплату, а из «1С:ДО» – заказы клиентов, договора, соглашения и приложения к ним. После интеграции работа со всеми этими документами осуществляется в едином информационном пространстве.

«1С:ДО» может быть использован как связующее звено между задачами, выполняемыми в информационной базе «1С:ERP. Управление холдингом» одной инфраструктуры. Приведем несколько примеров интеграции «1С:ДО» и «1С:ERP. Управление холдингом»:

• из карточки документа «Заказ клиента» в «1С:ERP. УХ» сотрудники могут формировать внутренние документы «1С:ДО», направлять их по цепочке согласования и контролировать ее ход;
• менеджер может посмотреть в «1С:ERP.УХ» входящие и исходящие документы по конкретному контрагенту, узнать, какие процессы происходят по этим документам и в какой стадии они находятся;
• при получении от клиента письма с вложенными файлами и ЭЦП, менеджер может присоединить их к документу «Заказ клиента» в «1С:ERP. УХ».

Интеграция позволяет в том числе реализовать бизнес-процессы обработки заказов клиентов, которые начинаются в информационной базе «1С:ERP. УХ», продолжаются в «1С:ДО» и заканчиваются в «1С:ERP. УХ».

Настройка бесшовной интеграции «1С:ДО» и «1С:Управление холдингом» позволяет выполнять из единой точки доступа следующие задачи:

• синхронизация изменений реквизитов документов;
• настройка многоуровневых маршрутов согласования документов и автоматическая их отправка на согласование;
• потоковое сканирование документов;
• создание процессов и задач «1С:ДО»;
• просмотр и добавление связей между документами;
• ввод трудозатрат по работе с документом;
• просмотр истории переписки по документу и т.п.

Для холдингов с территориально распределенной структурой интеграция особенно актуальна: она позволяет вывести на новый уровень взаимодействие филиалов и подразделений.

Интеграция с «1С:ДО» расширяет функционал «1С:КА» возможностями по работе с задачами, согласованием договоров, хранением файлов. Интегрировать можно такие справочники и документы, как заявки на расходование ДС, договоры с контрагентами, заказы клиентов, реализация товаров и услуг, соглашения об условиях продаж, сделки с клиентами, лимиты расходования ДС, партнеры, кассы и т.п. Если документ интегрируется с «1С:ДО», для него настраивается правило интеграции. Те виды документов, которые присутствуют в «1С:КА», но по умолчанию отсутствуют в «1С:ДО», можно создать и настроить для того, чтобы интеграция выполнялась корректно.

Интеграция «1С:ДО» и «1С:Бухгалтерия» позволяет значительно ускорить работу с документами за счет экономии времени на поиск и согласование первичной документации, создание и запуск бизнес-процессов, отправку скан-копий оригиналов документов по почте напрямую из программы, оперативного получения доступа к текстам договоров и приложений и т.д. Программы обмениваются такими справочниками, как «Банковские счета», «Валюты», «Контактные лица», «Контрагенты», «Организации», «Банки», «Статьи ДДС», «Страны мира». Например, на основе «Заявки на оплату» из «1С:ДО» в «1С:Бухгалтерии» можно создать документ «Платежное поручение». В результате повышается прозрачность всех учетных процессов, уровень контроля документооборота.

Приведем примеры задач, решаемых из интерфейса «1С:Управление торговлей» после настройки интеграции с «1С:ДО»:

• создание бизнес-процессов в документе «Заявка на расходование денежных средств» с классификацией по типам;
• настройка маршрутов согласования документов;
• просмотр статуса согласования в списке задач «1С:УТ» с возможностью отправки документа на повторное согласование.
• отображение статусов документов и задач на стартовой странице «1С:УТ»
• отправка заказа клиента по электронной почте;
• отправка документов на ознакомление и исполнение.

«1С:УТ» и «1С:ДО» обмениваются такими данными, как организации, контрагенты, корреспонденты, банковские счета, контактные лица, статьи ДДС и т.п.

Бесшовная интеграция «1С:ЗУП» с «1С:ДО» экономит большой объем трудозатрат в компаниях, где на ежедневной основе осуществляются различные бизнес-процессы, связанные с кадровым учетом и расчетом зарплаты. Это касается таких документов, как «Прием на работу», «Кадровый перевод», «Перемещение в другое подразделение», «Увольнение», «Восстановление в должности» и т.п., справочников «Сотрудники», «Подразделения», «Организации». Сквозные процессы, начинающиеся в одной системе и завершающиеся в другой, реализуются из единого интерфейса.

Бесшовная интеграция подразумевает, что из интерфейса другого программного продукта можно использовать функции «1С:ДО» и видеть данные «1С:ДО». В формах объектов (документов, справочников и т.п) появляются ссылки, с помощью которых можно открывать любые данные учета из «1С.ДО» – файлы, задачи, процессы, историю переписки и др. Соответственно, с ними можно выполнять требуемые действия: ставить задачи, редактировать документы, запускать процедуру согласования, отправлять документ клиенту и т.п. Открывать окно «1С:ДО» при этом не требуется.

Бывают случаи, когда интеграция не нужна, но необходимо наладить обмен данными между «1С:ДО» и учетной системой. «1С:ДО» располагает средствами автоматической синхронизации данных, благодаря чему можно настроить обмен НСИ и документов, избежав тем самым трудозатрат на двойной ввод данных и снизив ошибки дублирования. При этом интерфейс сторонней системы не дополняется функциональными элементами «1С:ДО».

Если механизмов штатной бесшовной интеграции недостаточно, возможна настройка кастомизированной интеграции с помощью доработок. Такой тип интеграции потребует больше трудозатрат и усилий, но можно будет в индивидуальном порядке учесть все потребности и особенности компании.