Управление рисками в испытательной лаборатории

Основные принципы управления рисками в испытательной лаборатории

Давайте для начала разберемся, что имеется в виду под рисками и управлением ими в контексте испытательных лабораторий. Риск — это возможное событие, непрогнозируемость и неопределенность которого может повлиять на достижение заданных целей.

Процедура управления рисками в лаборатории

Рассмотрим подробнее, какие этапы и действия выполняются в ходе управления рисками в лаборатории.

1. Идентификация потенциальных рисков — внутренних и внешних.
2. Анализ причин рисков.
3. Оценка вероятности возникновения каждого риска и тяжести его последствий.
4. Формирование реестра и/или матрицы рисков.
5. Разработка стратегии реагирования на каждый из рисков.
6. Планирование мероприятий, направленных на снижение рисков.
7. Реализация стратегии и мероприятий.
8. Контроль и анализ результатов мер по управлению рисками.

Главным ответственным за управление рисками является в большинстве случаев руководитель лаборатории. Но за каждый риск или группу рисков отвечают назначенные распоряжением руководства сотрудники — владельцы рисков. В отношении порученных им рисков владельцы производят разработку и реализацию комплекса мер по снижению их воздействия. В случае, если персонал лаборатории обнаруживает какие-то риски и нештатные ситуации, он обязан доложить об этом руководству.

Методы идентификации рисков в лаборатории

Для идентификации рисков существует несколько методов — можно использовать их по отдельности или в комбинации.

• Мозговой штурм — коллективное обсуждение, помогающее выявить максимальное количество рисков.
• Анализ документов: отчетов, записей об инцидентах, стандартов, исторических данных.
• SWOT-анализ — комплексный метод, направленный на выявление внешних рисков и внутренних уязвимостей.
• Консультация эксперта.
• Метод Дельфи — опрос группы независимых экспертов, помогающий выявить сложные или неочевидные риски.
• Чек-лист — структурированный список критериев потенциальных угроз.

От того, насколько глубоко и качественно проделана работа по идентификации рисков, зависит эффективность дальнейших действий. Основная задача этого этапа — выявить как можно больше потенциальных рисков; анализ их последствий и вероятности наступления будет производиться на последующем этапе.

Оценка и ранжирование рисков в испытательной лаборатории

Оценка и ранжирование рисков — многоступенчатый процесс, предполагающий распределение всех рисков по категориям. Важно оценить не только возможные последствия каждого риска, но и вероятность их наступления, поэтому проводится качественный и количественный анализ. Качественный анализ помогает выявить наиболее опасные риски, которые с высокой вероятностью приведут к негативным последствиям. Рабочая группа находит ответы на вопросы «что может случиться?», «при каких обстоятельствах наступит это событие?», «какова вероятность его наступления?», «какими будут минимальные и максимальные последствия?». Для выполнения качественного анализа удобно использовать матрицу рисков — таблицу, в которой на пересечении оси вероятности и оси степени воздействия проставляется цветовой код риска. Красный цвет соответствует высокой опасности риска, желтый — средней, зеленый — минимальной.

Количественный анализ проводится после качественного, для него используются математические и статистические методы. Он помогает рассчитать объем финансовых и временных ресурсов, который лаборатория потратит на устранение последствий в случае наступления каждого риска.

Планирование и реализация мероприятий по минимизации рисков

Результат оценки и ранжирования рисков — реестр или матрица, где все риски распределены на 4 основные группы:

• Риски с высокой степенью вероятности и влияния.
• Риски с высокой вероятностью и низким влиянием.
• Риски с низкой вероятностью и высоким влиянием.
• Риски с низкой степенью вероятности и влияния.

Следующий шаг — планирование и реализация предупреждающих и корректирующих действий, направленных на минимизацию рисков. В лаборатории к таким мерам можно отнести разработку программы обучения персонала, контроль использования СИЗ, использование систем вентиляции с обеззараживанием воздуха, обособленное хранение опасных веществ, ограничение доступа и т.д. Все эти меры необходимо отразить в регламенте или положении об управлении рисками.

Для снижения трудоемкости процессов по управлению рисками используются специализированные цифровые инструменты. Расскажем о наиболее популярных и зрелых российских решениях, имеющих соответствующий функционал.

1С для управления рисками в испытательной лаборатории

«1С:ERP. Управление холдингом»

Решение содержит отдельную подсистему «Управление рисками и мероприятиями», функционал которой позволяет:

• идентифицировать, оценивать и приоритизировать риски;
• назначать владельцев рисков;
• создавать паспорт риска с указанием общих сведений, оценки, владельца, причин, последствий, связей риска с документами, проекциями или целями;
• регламентировать уровень риска в зависимости от его вероятности и оценки ущерба;
• планировать, согласовывать и отслеживать ход выполнения контрольно-предупредительных мероприятий и мероприятий-реакций;
• формировать отчеты по итогам мероприятий;
• регистрировать инциденты и связывать их с рисками;
• вести учет и анализ расходов по рискам.

Линейка решений «1С:PM Управление проектами»

В линейку решений «1С:PM Управление проектами» входит пять конфигураций для автоматизации проектной деятельности, различающихся объемом функционала и интеграциями. Инструменты для управления рисками содержатся в решениях «1С:PM Управление проектами КОРП», «1С:ERP+PM Управление проектной организацией» и «1С:PM Управление проектами. Модуль для 1С:ERP».

Поддерживается автоматизация всех этапов управления рисками:

• идентификация;
• оценка;
• планирование мероприятий по работе с рисками;
• фиксация свершения рисков.

«1С:LIMS»

В нее входит одна автономная конфигурация и два модуля:

• «1С:LIMS Управление лабораторией предприятия КОРП» — конфигурация, подходящая для комплексной автоматизации лабораторий в составе предприятий и холдингов, а также независимых лабораторий.
• «1С:LIMS. Расширение для 1С:ERP и 1С:КА, версия Стандарт» — модуль, расширяющий функционал конфигураций «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Комплексная автоматизация» в части основного лабораторного учета и контроля, соответствия стандартам, управления НСИ.
• «1С:LIMS. Расширение для 1С:ERP и 1С:КА, версия ПРОФ» — модуль, в который в дополнение к функциям модуля «Стандарт» добавлен функционал для ведения методик испытаний, сертификатов качества, управления пробами, интеграции с оборудованием. Имеется мобильная версия и АРМ для специалистов.

Решение «1С:LIMS» не содержит подсистемы для управления рисками, однако в целях комплексной автоматизации лаборатории оно может быть интегрировано с другими конфигурациями 1С, содержащими функционал по риск-менеджменту.

Оценка эффективности управления рисками и возможностями

Оценка эффективности проведенных мероприятий по управлению рисками включает в себя следующие процедуры:

• анализ соблюдения планов;
• проверка корректности и актуальности документации;
• анализ эффективности принятых мер по реагированию на риски;
• сравнение затрат на управление риском с потенциальными потерями при его наступлении;
• оценка динамики роста или снижения количества инцидентов, частоты их возникновения, расходов на них и других показателей;
• выявление новых вводных для уточнения оценки рисков;
• аудит соответствия мероприятий регламентам и стандартам.

По итогам оценки производится обновление и оптимизация структуры, политики и планирования риск-менеджмента. Процедуры и документы приводятся в соответствие актуальным внутренним и внешним факторам влияния. Одновременно с этим осуществляется пересмотр рисков, корректировка оценок, выявление новых рисков.

Интеграция управления рисками в систему менеджмента лаборатории

Согласно ГОСТ ISO/IEC 17025-2019, управление рисками лаборатории является неотъемлемой частью системы менеджмента качества. Это означает, что все процессы, связанные с идентификацией и оценкой рисков, реализацией мероприятий по их минимизации, анализом эффективности принятых мер должны быть тщательно задокументированы и доведены до сведения всех сотрудников лаборатории. Такой подход необходим не только для безопасного функционирования лаборатории, но и для прохождения проверок, устраиваемых Федеральной службой по аккредитации.

Несмотря на то, что стандарты не содержат строгих требований по регулированию управления рисками, эксперты Росаккредитации часто требуют документального подтверждения процедур по управлению рисками и предпринятых для их предупреждения действий. В связи с этим рекомендуем систематизировать ведение и хранение документации — в частности, перевести ее в электронный вид, если вы еще этого не сделали.

Заключение

Работу по управлению рисками необходимо производить на постоянной основе, интегрировав ее во все процессы лаборатории. Тогда она будет эффективной, поможет избежать инцидентов и достичь высокого уровня безопасности и надежности. В современных реалиях, когда требуется обрабатывать большие массивы данных и быстро реагировать на изменчивые обстоятельства, управление рисками сложно осуществлять вручную. На помощь приходят системы автоматизации, благодаря которым вы можете легко наладить все этапы и процедуры по работе с рисками.

Специалисты компании «Первый Бит» проведут аудит ваших бизнес-процессов и подберут для управления лабораторией наиболее подходящие цифровые инструменты. Наша команда реализует проект внедрения, настроив решение таким образом, чтобы вы могли организовать мероприятия по управлению рисками максимально удобно и полноценно. Мы обучим ваших сотрудников работе в системе и будем оказывать техническую и консультационную поддержку, чтобы лаборатория могла функционировать безостановочно и безопасно.