Внедрение продуктов 1С:ERP: особенности, подходы, цели и задачи внедрения системы ERP

Внедрение продуктов «1С:ERP»: особенности и с чего начать?

При разработке системы особое внимание необходимо уделять масштабируемости, гибкости настройки, удобству использования, универсальности, возможности работы через интернет и достижению существенного экономического эффекта от внедрения. На сегодняшний момент более миллиона рабочих мест автоматизировано на ERP-решениях «1С», активно производится переход на «1С:ERP» с зарубежных аналогов, а также устаревших конфигураций «1С» Для расширения возможностей продукта предусмотрено более 50-тиотраслевых и специализированных решений.

Технологии управления позволяют продуктивно организовать процесс запуска системы. Эффективность внедрения «1С:ERP» достигается при посредством выбора одной из трех технологий:

Конкретная технология выбирается в зависимости от масштабов проекта, размера объекта автоматизации, внедряемого программного продукта, состава заинтересованных сторон, объемов доработок типового или отраслевого решения и ряда других факторов.

Цели и задачи внедрения ERP

Цель внедрения ERP-системы формулирует заказчик в соответствии со стратегией развития своего бизнеса. Чаще всего цель связана с улучшением финансовых показателей компании: повышением доходов, снижением затрат, которые удаётся достичь с помощью учёта и планирования, которые, в свою очередь, ведутся в системах класса ERP.

К наиболее актуальным для большинства предпринимателей задачам относятся:

• автоматизация производства, управления, учета и других бизнес-процессов;
• оптимизация использования ресурсов и затрат;
• повышение эффективности бизнес-процессов;
• облегчение работы сотрудников, минимизация ошибок, связанных с человеческим фактором;
• повышение качества данных, достижение их максимальной достоверности
• увеличение темпов развития, рост прибыли при уменьшении объема оборотного капитала;
• улучшение показателя окупаемости инвестиций (ROI);
• получение расширенной отчетности, аналитических данных;
• интеграция в единую информационную систему различных программ и оборудования.

Четкое, продуманное, полное, лаконичное формулирование списка целей и задач — обязательный и важный первый шаг к эффективному и результативному внедрению ERP-системы.

Основной вопрос, который встает перед руководством и ИТ-отделом компании, собирающейся внедрять ERP-решение: необходимо ли «замахнуться» на полное внедрение на всем предприятии? Или оптимальнее последовательно автоматизировать отдельные бизнес-процессы и подсистемы?

Подходы к внедрению 1C:ERP: «большой взрыв» или пилотный проект

Различают 2 основных подхода к внедрению 1C:ERP в крупных холдингах.

• Большой взрыв — внедрение системы 1C:ERP сразу во всём предприятии, во всей группе компаний, на все бизнес-процессы. Содержит в себе больше рисков, чем поэтапное внедрение, но проходит быстрее.
• Пилотный проект — внедрение на ограниченной группе предприятия с последующим тиражированием на остальные предприятия холдинга или компании.

Этапы внедрения «1С:ERP»

В рамках «большого взрыва» и пилотного проекта чаще происходит поблочная автоматизация:

• оперативного учета (закупки, продажи, склад, производство);
• БУ, НУ, МСФО, УУ;
• бюджетирования и казначейства;
• ТОиР;
• отраслевых модулей.

Мы привели наиболее часто встречающуюся очередность внедрения 1С:ERP, но тем не менее некоторые блоки могут меняться местами в зависимости от потребностей каждого конкретного бизнеса.

Среди этапов проекта внедрения традиционно выделяют следующие восемь:

• Организационный этап, на котором заказчиком производится формирование стратегических целей, коррелирующих с общей линией развития бизнеса. Если управленческие процессы недостаточно структурированы и эффективны, желательно их оптимизировать до начала работ по автоматизации. Рабочая группа, состоящая из сотрудников заказчика и экспертов компании-интегратора, оценивает готовность подразделений к изменению рабочих процессов и запуску системы, и определяет состав, последовательность и приоритетность внедрения функциональных блоков ERP-системы.
• Обследование, включающее в себя изучение и анализ основных бизнес-процессов компании, что помогает определить сроки и стоимость работ по внедрению ERP-системы. На выходе формируется техническое задание (ТЗ) на внедрение, где прописываются цели и задачи, аудит текущего состояния, архитектура, бюджет, сроки.
• Планирование, в ходе которого производится окончательный выбор программного продукта и составляется дальнейший план внедрения, учитывающий информацию, описанную в ТЗ, и возможности организации. Осуществляется финансовая оценка вложений и ожидаемой экономии, сроков выхода на окупаемость.
• Моделирование. Системные аналитики и программисты определяют основные требования к базовым модулям ERP-системы, необходимость загрузки начальной базы, параметры настройки для миграции данных из используемых организацией программ, необходимость корректировок ПО. Далее создается функциональная модель системы, демонстрирующая реализацию основных процессов, описанных в ТЗ, взаимодействие между отдельными блоками. Получается демо-версия с прототипом интерфейса и возможностью совершить базовые действия.
• Проектирование. По результатам анализа выявленных на предыдущем этапе функциональных разрывов осуществляется детальное проектирование будущей системы. Составляются частные технические задания на разработку по каждому блоку, форме, отчету.
• Тестовая эксплуатация с нагрузочным тестированием для проверки системы перед запуском релевантными тест-кейсами. На этом этапе часто обнаруживается необходимость дополнительной настройки интерфейсов или доработки программы.
• Обучение пользователей, которым предстоит работать с системой. Обучение может производиться в мини-группах по подразделениям или в виде курса для ключевых пользователей, которые затем смогут передать знания коллегам. Разработка инструкций и регламентов также относится к данному этапу. При организации обучения имеет смысл принимать во внимание возрастные особенности, профессиональный опыт сотрудников и учитывать вероятность саботажа нововведений.
• Ввод в опытную эксплуатацию. Этот этап начинается при достижении готовности всех блоков к работе в оперативном режиме.

Если компания идет по пути agile-подхода к внедрению, стратегия более гибкая: предварительного плана нет, корректировки и доработки происходят в процессе плотного сотрудничества заказчика и компании-интегратора, по итогам получения и обработки обратной связи. При такой схеме работы внедрение запускается быстро, но и количество ошибок и переделок существенно.

Проектный опыт внедрения «1С:ERP» в компании «Первый Бит»

Перечислим несколько характерных кейсов внедрения системы «1С:ERP» в разных по масштабу компаниях, работающих в различных отраслях.

Внедрение 1С:ERP для управления бизнесом в представительстве южнокорейской компании Hyosung

На момент обращения российский филиал компании-производителя банкоматов использовал для учета программный продукт «1С:Управление торговлей», но не вся его функциональность была правильно внедрена. Из-за этого многие транзакции проводились в ручном режиме, без фиксации в учетной системе, следовательно, актуальная информация о запасах и перемещении товаров отсутствовала.

Решено было создать централизованное информационное пространство. Проведя обследование, эксперты «Первого Бита» предложили для достижения этой цели продукт «1С:ERP», обосновывая свой выбор его широкой функциональностью, закрывающей все задачи компании, и возможностью поэтапного развертывания.

В итоге за пять первых месяцев внедрения были автоматизированы основные контуры:

• управление НСИ;
• управление цепочкой поставок;
• продажи;
• учёт сборки и разборки продукции;
• отражение предпродажной подготовки банкоматов;
• отражение приема товара на ответственное хранение;
• управление запасами.

Внедрение помогло оптимизировать все бизнес-процессы, исправить ошибки, сократить затраты, а также выстроить структурированную политику учета банкоматов

Внедрение корпоративного учетного решения на базе «1С:ERP. Управление холдингом» в компании «Омск Карбон Групп»

В группе компаний «Омск Карбон Групп», производящей технический углерод, на момент обращения к интегратору учет велся в системе «1С:УПП», значительно доработанной собственными силами. Цели внедрения были обозначены следующим образом:

• автоматизация учета;
• снижение доли ручного труда;
• сокращение трудозатрат;
• достижение прозрачности учетных процессов;
• перевод учетных функций на современное решение.

В итоге внедрения в информационной системе на основе «1С:ERP. Управление холдингом» был автоматизирован учет по  10-тифункциональным блокам: от планирования продаж до CRM. Это привело к решению ряда сложных задач, связанных со спецификой отрасли.

Увеличение прибыли на 15% посредством внедрения «1С:ERP» в компании «Метавр»

Производственная компания «Метавр» обратилась с запросом на внедрение новых стандартов управления производством и хозяйственной деятельностью предприятия, позволяющих обеспечить руководство компании непротиворечивыми и актуальными данными. К основным задачам внедрения отнесены повышение эффективности производства, увеличение качества и скорости обслуживания клиентов, и уменьшение складских запасов.

В ходе внедрения была осуществлена интеграция «1С:ERP» с «1С:Документооборот» и локальными PDM и CAD системами, наполнение базы данных, обучение и поддержка пользователей. По итогам проекта было автоматизировано 50 рабочих мест, что позволило упростить отражение выпуска продукции, сделать расчеты в 2 раза более быстрыми и прозрачными, и таким образом повысить качество управленческой отчетности. В результате ошибки из-за человеческого фактора уменьшились на 30%, а прибыль выросла на 15%.