Исполнительная документация в строительстве

Что такое исполнительная документация в строительстве

Ее основными компонентами являются:

• Общий и специальные журналы работ.
• Журнал авторского надзора.
• Паспорта и сертификаты.
• Исполнительные геодезические схемы.
• Акты испытаний инженерных систем, устройств и оборудования.
• Акты приемки инженерных систем.
• Акты освидетельствования ответственных конструкций (фундамента, каркаса здания и т.д.) и скрытых работ (гидроизоляции, армирования и т.д).

Ведение исполнительной документации обязательно для всех лиц, осуществляющих строительные работы.

Нормативная база и общие требования

Перечислим правовые акты, регулирующие ведение исполнительной документации:

• Градостроительный кодекс РФ;
• Приказ Минстроя от 16.05.2023 № 344/пр;
• РД-11-02-2006;
• СП 48.13330.2019 «Организация строительства»;
• ГОСТ Р 51872-2024;
• ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете» (в части первичных документов);
• СП 68.13330.2017 «Приемка в эксплуатацию»;
• СП 543.1325800.2024 «Строительный контроль»;
• ГОСТ Р 70108-2022/2025;
• РД-11-05-2007.

Требования к ведению ИД утверждает Ростехнадзор. Оформление ИД можно осуществлять в бумажном или электронном виде. С 2024 года приоритет отдается электронным документам в форматах XML, PDF, DOCX, сформированным в специализированной программе и утвержденным УКЭП.

Среди ключевых требований к ИД в строительстве можно выделить следующие:

• документация оформляется на всех этапах строительства, а не после его завершения;
• рабочие чертежи содержат записи ответственных лиц о процессах, выполненных по чертежам, и об их соответствии;
• до проверки объекта надзорными органами комплект документов хранится у застройщика или заказчика;
• документы подписываются уполномоченными представителями надзорного органа, подрядчика и заказчика;
• в случае утраты документов необходимо получить разрешение Госстройнадзора на проведение обследования объекта и проверку его соответствия регламентам и проектной документации.

За ведение ИД отвечает генеральный подрядчик. В его обязанности входит сбор документов от субподрядчиков и формирование полного комплекта ИД. Работу по составлению актов, схем, журналов производят инженеры ПТО или прорабы. Технадзор контролирует полноту ИД и корректность их оформления. Подписантами являются подрядчики, проектировщики, исполнители работ и технадзор.

Состав и перечень исполнительной документации

Шаблоны форм основных исполнительных документов, соответствующие приказу Минстроя РФ № 344/пр от 16.05.2023:

Мы перечислили самые востребованные документы. Состав комплекта ИД зависит от конкретного объекта, проектной документации и требований РД-11-02-2006.

Ведение и оформление исполнительной документации

В процессе ведения исполнительной документации можно выделить следующие этапы:

1. Подготовительный этап:
   • получение утвержденной проектной и рабочей документации;
   • назначение лиц, ответственных за ведение ИД;
   • составление реестра необходимых документов.
2. Текущий этап:
   • оформление сертификатов, паспортов качества, результатов испытаний;
   • заполнение общего и специальных журналов работ;
   • разработка схем и чертежей;
   • оформление актов освидетельствования.
3. Заключительный этап:
   • формирование комплекта документов и передача его на проверку;
   • проверка исполнительной документации стройконтролем заказчика, подписание актов;
   • передача комплекта ИД в технадзор для получения заключения о соответствии и ввода объекта в эксплуатацию.

Конфигурация, разработанная на платформе «1С:Предприятие», обеспечивает весь процесс ЭДО и автоматизирует следующие участки работ:

• ведение документов с учетом нормативных требований и специфических параметров;
• поддержка версионности и истории изменений;
• учет документов в разрезе финансовых и бухгалтерских аналитик;
• контроль исполнения задач;
• регламентация управленческой деятельности;
• персонализация документов — расширение списка реквизитов, ограничение выбора грифов и т.д.;
• гибкая настройка маршрутов согласования с автоматическим изменением статусов.

Другой пример автоматизации — веб-портал и мобильное приложение «Инженерно-технический документооборот Project Point», предназначенный для формирования среды общих данных в крупных строительных компаниях и проектах.

Его функционал позволяет:

• хранить, редактировать, согласовывать документацию в единой базе;
• создавать матрицы согласования и дистрибуции документации;
• вести реестр документов;
• формировать отчетность о ходе проектирования и выгружать в Excel;
• подписывать документы ЭЦП;
• генерировать и рассылать листы замечаний, импортировать ответы на замечания.

Система подходит для проектировщиков, заказчиков, подрядчиков СМР, и обеспечивает решение следующих задач:

• управление проектной, рабочей, сметной, нормативно-технологической документацией;
• создание календарного плана работ по подготовке документов;
• постановка и согласование задач, контроль выполнения;
• управление структурой проекта, выстраивание взаимосвязей между документами;
• поиск проектов и документов по их атрибутам;
• управление статусами и состояниями документов;
• поддержка версионности документов;
• контроль доступа, логирование действий пользователей;
• регистрация движения документов;
• контроль перемещения бумажных экземпляров с привязкой к местам хранения.

Исполнительная техническая документация в капитальном строительстве

В зависимости от типа объекта строительства, исполнительная документация имеет специфику:

1. Жилые объекты. Оформляются акты скрытых работ по гидроизоляции санузлов, акты испытаний систем водоснабжения, отопления, вентиляции, поквартирные исполнительные схемы.
2. Производственные объекты. Оформляются акты на монтаж металлоконструкций, акты сварки ответственных стыков, исполнительные геодезические схемы по фундаментам, паспорта на оборудование, журналы сварочных работ.
3. Инфраструктурные объекты. Разрабатываются исполнительные схемы разбивочных осей, акты земляных работ, акты уплотнения грунта, исполнительные профили сетей.

На стадии сдачи объекта важно проверить соответствие исполнительной и рабочей документации. В ИД должно быть отражено реальное выполнение работ на основе чертежей с указанием отступлений от рабочей документации. Все отклонения от изначального проекта должны быть утверждены.

Сдача исполнительной документации

Для подготовки пакета ИД к сдаче рекомендуем придерживаться следующих правил:

1. Перед началом проектных работ разработайте регламент создания, редактирования, хранения и согласования ИД.
2. Организуйте удобную и понятную систему хранения и поиска документов.
3. Назначьте ответственного за каждый вид документов.
4. Присваивайте каждому документу уникальный номер с шифром, по которому можно понять его вид и другие важные данные.
5. Ведите реестр документов с номерами, датами, наименованиями, указанием вида ИД.
6. Ставьте задачи по формированию ИД и контролируйте своевременность и качество их исполнения.
7. Ведите документооборот в электронной форме, настройте автоматическое резервное копирование и сохраняйте минимум 2-3 копии на разных носителях.
8. Заполняйте журналы ежедневно, акты подписывайте сразу после выполнения работ.
9. С заданной регулярностью — например, 1-2 раза в месяц, в зависимости от масштаба проекта — проводите аудит ИД.
10. Перед сдачей заказчику проверьте полноту и актуальность комплекта документов и составьте их реестр.

Технадзор и заказчик в ходе проверки могут задавать вопросы о причинах выбора того или иного материала, о порядке согласования отклонений, о процедуре контроля качества и т.п. Ответственному лицу со стороны генподрядчика нужно досконально знать состав и содержание ИД, чтобы при необходимости быстро найти нужные подтверждения и доказательства. Если технадзор отправил документы на доработку, исправьте их в короткие сроки и отдайте на повторную проверку.

Порядок хранения исполнительной документации

Исполнительная документация до проведения проверки хранится у застройщика или заказчика. Перед сдачей объекта комплект ИД передается в орган государственного строительного надзора. Когда проверка успешно пройдена и получено заключение о соответствии, ИД передается застройщику или заказчику на постоянное хранение и ее можно заархивировать. Согласно Приказу Минстроя № 344/пр и СП 48.13330.2011, ИД должна храниться на протяжении всего срока эксплуатации объекта, но не менее 10-ти лет после завершения строительства.

Практические рекомендации

Как правильно организовать ведение исполнительной документации на объекте? Озвучим несколько лайфхаков:

1. Предоставьте подрядчикам регламент ведения ИД и шаблоны документов, чтобы обеспечить их единообразие.
2. Пропишите в договорах с подрядчиками сроки, требования и порядок предоставления документов, согласуйте график оформления ИД с планом производства работ.
3. Заранее убедитесь в том, что инженер ПТО выйдет на объект не позже, чем исполнитель работ
4. Проведите входной контроль проектной документации и составьте перечень выявленных несоответствий.
5. По возможности передавайте ИД в технадзор по завершении каждого этапа строительства, а не в конце проекта.
6. Спорные вопросы решайте с проектировщиками без промедлений, чтобы не пришлось переделывать большой объем работ.
7. Подробно указывайте и обосновывайте причины отклонений от рабочей документации.
8. Систематизируйте ведение и хранение документации, чтобы быть готовыми предоставить заказчику комплект ИД по его запросу в любой момент.
9. Производите анализ выявленных несоответствий и документируйте их, если технадзор отправил документы на доработку.
10. Перед сдачей ИД проверьте:
    • соответствие фактически предоставляемых документов реестру ИД и описям;
    • наличие всех необходимых подписей, печатей, нумерации листов;
    • правильность дат, их соответствие друг другу в журналах и актах;
    • наличие сертификатов качества, паспортов на оборудование, отказных писем и т.п.;
    • корректность структуры и вложенности комплекта документов, наличие удобной навигации;
    • наличие сопроводительного письма.

Будьте внимательны при соблюдении сроков составления актов освидетельствования скрытых работ. Их необходимо подготовить в течение трех дней после завершения работ и подписать до начала следующего этапа.

Заключение

Исполнительная документация, помимо прочего, используется как правовой инструмент и доказательство своей позиции при спорах между заказчиком и подрядчиком или генеральным и субподрядчиком. Это еще один аргумент в пользу систематизации и прозрачности ведения ИД. Первый шаг — обеспечение единообразия форматов документов и организация централизованного электронного хранения ИД. Следующий этап — внедрение автоматизированной системы управления документооборотом. В этом вам готовы помочь профессионалы из компании «Первый Бит», специализирующиеся на автоматизации строительных компаний.

Автоматизация ведения ИД ускоряет подготовку документов в несколько раз и минимизирует ошибки. Постановка задач и отслеживание сроков их исполнения помогает своевременно оформлять и согласовывать документацию, обеспечивая требуемый уровень контроля. Вся документация соответствует актуальному законодательству, а доступ к ней предоставляется только тем участникам проекта, которым она нужна в работе.