10 частых проблем в управлении проектами

Как типовые ошибки влияют на предприятие?

Конечно, ключевыми задачами в управлении проектами можно назвать контроль отклонений по срокам и выход за рамки бюджетов. Особенно серьезны такие риски в проектах, сильно зависящих от инфляции, курсов валют, внешнеэкономической ситуации, логистики. Руководители проектов закладывают резервы, но это не панацея. Важно на постоянной основе мониторить ход проекта и при выявлении отклонений по срокам, отклонений от запланированных трудовых и материальных затрат оперативно принимать меры. Тогда ситуация не выйдет из-под контроля, и у проектной команды будет достаточно времени для реализации плана B или С.

Еще одна распространенная проблема — снижение качества продукта, являющегося результатом проекта. Часто руководитель проекта оказывается перед дилеммой: поступиться качеством, но выполнить работу в срок и уложиться в бюджет, либо настоять на сохранении запланированного уровня качества в ущерб соблюдению сроков и сметы. Бывает, что клиент или спонсор проекта категорически против сдвига сроков и выхода за рамки бюджета, и других вариантов, кроме как упростить продукт или снизить качество, не остается. Тогда конечный продукт не соответствует заявленным характеристикам, стандартам и ожиданиям. Как правило, в этом случае недовольными остаются все стороны проекта, и команда ощущает привкус неуспешности.

Что же делать? Оптимальный вариант — наладить проектное управление таким образом, чтобы минимизировать отклонение от планов и быстро распознавать, если что-то идет не так. Способам, как это можно осуществить, и посвящена наша статья.

10 частых проблем в управлении проектами

Как известно, проектная деятельность характеризуется наличием определенной цели, а задачи проекта должны быть ограничены по срокам, ресурсам и стоимости. При инициации проекта каждая цель или какой-то из критериев ее успешного достижения несут в себе значительную неопределенность. Для того, чтобы в финале проекта был получен намеченный результат, нужно создать максимально проработанные планы проектов, учитывая вероятность отклонений. После составления и согласования плана проекта всеми сторонами, основная задача РП в течение всего срока проекта — контролировать ход его реализации, координировать команду и при необходимости вносить корректировки, реагируя на изменения ситуации. Звучит просто, но на деле это часто оказывается трудной и требующей огромных усилий задачей. Рассмотрим наиболее распространенные проблемы и инструменты, которые могут помочь руководителю проекта или руководителю портфеля проектов предотвратить их наступление.

1. Неясные цели и задачи проекта, несогласованный план проекта

Проблема: участники проекта не понимают, какой результат должен получиться и что нужно сделать для его достижения.

Решение: не составлять дорожную карту проекта до того, как не будут прояснены и утверждены цели, к чему должен привести проект. Также важно определить исходную точку проекта. Пока не утверждены исходная точка и цели проекта, неопределенность будет слишком высока. Это похоже на построение маршрута в навигаторе, но без точек старта и финиша. Когда будут выявлены цели, задачи, критерии приемки проекта, продуманы все возможные факторы успеха, можно приступать к созданию дорожной карты, а затем, на ее основе составлять детализированный план работ с указанием сроков, исполнителей, вех, декомпозицией задач. Четко формализуйте цели, зафиксируйте требования к результату проекта и критерии успешности. Если конечные цели могут быть прояснены только предварительной проработкой, их прояснение и формализация должны стоять первой очередью в плане. Согласуйте план проекта с заказчиком и обеспечьте хранение файла с планом в постоянной доступности для всех участников. Постарайтесь наладить доверительную и уважительную коммуникацию в команде, чтобы у сотрудников и субподрядчиков не было сложностей с коммуникацией, уточнением информации и внесением предложений по улучшениям.

2. Строгое следование плану

Проблема: в условиях изменчивой экономической обстановки возникают ситуации, когда исполнению плана мешают внешние факторы. К тому же, в ходе проекта у команды или заказчика могут возникнуть новые идеи, игнорировать которые было бы неразумно, но из-за них нужно менять планы или пересматривать ресурсы, которые понадобятся для достижения обновленных целей и задач.

Решение: при изменении внешних переменных, поступлении новых предложений или вводных оцените их потенциальное влияние на результаты и цели проекта. Также важно оценить как новые вводные повлияют на планы по срокам и бюджетам. Может оказаться, что проявление гибкости пойдет на пользу проекту и результат получится достичь с меньшими трудозатратами без ущерба качеству. Но также возможна ситуация, при которой проект станет менее управляемым. В этом случае стоит вовремя закрыть или приостановить проект, чтобы переоценить бюджеты и пересобрать состав команды. Если состав задач по проектам изменяется, попробуйте оценить применимость использования подходов Agile, предусматривающих короткие итерации и планирование каждого последующего этапа (спринта) работ по итогам анализа предыдущего этапа.

3. Отсутствие единого информационного пространства

Проблема: нет целостного подхода к работе над проектами, информация о проектных бюджетах, документации проектов, использованию ранее накопленного проектного опыта хранится в разных источниках, а база знаний не используется для достижения повторяемых или улучшенных результатов деятельности. Сотрудники работают с разрозненными, противоречивыми или устаревшими данными, работа рассогласована или требует значительных временных и организационных усилий для согласования, актуализации планов, оценки ситуации по показателям и точкам контроля всех исполняемых проектов.

Решение: организуйте единое, централизованное пространство для хранения и обмена проектной информацией в соответствии с правами доступа и должностными обязанностями. Качественное изменение процессов управления с помощью единого информационного пространства позволит проектным командам работать более скоординированно, оперировать полными, актуальными и достоверными данными.

Управление коммуникацией и информацией в проектах — задача, курируемая не только руководителем проектом, но и руководителем проектноориентированного предприятия. Если эти инструменты введены в действие на более высоком уровне, то отдельный РП работает по утвержденным и принятым правилам с опробованными инструментами. Часто встречаются ситуации, когда, например, трудовые ресурсы выделяются на проект не полностью, а частично, или требуются финансовые вливания из бюджетов одного проекта в бюджет другого. В этом случае единая система учета поможет соблюсти баланс не только в рамках проекта, но и по всему предприятию.

4. Нарушение сроков

Проблема: сроки выполнения проекта выходят за границы графика, дедлайны срываются.

Решение: выполняйте детальное планирование и на регулярной основе отслеживайте соблюдение сроков выполнения задач. Своевременно выявляйте отклонения и старайтесь в сжатые сроки восполнить пробелы. Если сдвиг срока завершения проекта неизбежен, заблаговременно предупредите об этом заказчика.

5. Неравномерная загрузка команды

Проблема: одни участники проекта перегружены в то время, как другие простаивают.

Решение: проанализируйте причины неравномерной нагрузки, сопоставьте компетенции участников с потребностями проекта. Возможно, понадобится переорганизовать проектную группу: привлечь на загруженный участок работ дополнительных сотрудников или специалистов на аутсорсе, а участников, у которых простой в работе, подключить к другим проектам или задачам. При перепланировании учтите график отпусков сотрудников и их участие в других проектах.

6. Отсутствие контроля бюджета

Проблема: затраты по проекту выходят за рамки сметы, о чем становится известно постфактум.

Решение: перед запуском проекта уделите повышенное внимание финансовому планированию, заложите резерв. В ходе проекта ведите прозрачный и своевременный учет всех затрат, постоянно контролируйте денежные потоки, осуществляйте оперативный анализ расходов на каждом этапе проекта.

7. Сложности коммуникации в команде

Проблема: действия участников проекта рассогласованы: над одной задачей независимо друг от друга работает несколько человек, а другие задачи остаются невыполненными. Информация теряется, дублируется, искажается.

Решение: разработайте регламент взаимодействия команды и донесите его до всех участников. Для всех задач определите исполнителя и ответственного, в ряде случаев — также наблюдателей, обеспечьте контроль над выполнением задач. Проводите командные собрания и летучки, в том числе с удаленными сотрудниками. Внедрите прозрачные, надежные и удобные каналы коммуникации.

8. Недостаточная оценка рисков

Проблема: в ходе проекта возникают трудности, которых можно было предусмотреть на этапе планирования и избежать.

Решение: при планировании проекта выполните идентификацию, оценку и ранжирование рисков по вероятности их возникновения и тяжести последствий. Разработайте план действий, выбрав одну из стратегий управления для каждого риска: избегание, смягчение, передача ответственности, игнорирование. Для рисков, которые невозможно проработать заранее, составьте план В. Регулярно отслеживайте риски, переоценивайте их и контролируйте выполнение планов реагирования. Подробнее об оценке рисков в проектной деятельности мы писали в этой статье.

9. Сложности с управлением изменениями

Проблема: со стороны заказчика имеется сопротивление вносимым в ходе проекта изменениям. Изменения не фиксируются, анализ последствий не производится, сдвигаются сроки, и возрастает смета.

Решение: формализуйте процесс управления изменениями. Реализуйте механизм четкой, своевременной (заранее, а не постфактум) фиксации и согласования всех корректировок таким образом, чтобы они были однозначно поняты всеми сторонами. Напишите прозрачное обоснование для каждого из критических изменений.

10. Отсутствие единой базы знаний и данных по проекту

Проблема: приобретенный в ходе проекта опыт, документы и наработки теряются, затрудняется обучение новых участников.

Решение: создайте единую базу знаний с поддержкой версионности, куда будут загружаться для последующего хранения все документы проекта. Обеспечьте централизованное, структурированное, защищенное хранение документации и лучших практик проекта. Предоставьте доступ к хранилищу для всех сотрудников, которым это необходимо по работе.

Решения на базе 1С для организации управления проектами

В линейку решений на платформе «1С:Предприятие» входит пять конфигураций для автоматизации управления проектами в различных типах компаний:

• «1С:УНФ+PM Управление проектной фирмой» ;
• «1С:PM Управление проектами ПРОФ» ;
• «1С:PM Управление проектами КОРП» ;
• «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2» ;
• «1С:PM Управление проектами. Модуль для 1С:ERP» .

Представим краткий обзор каждого из решений и объясним, чем отличается их функционал и направленность.

1C:PM Управление проектами ПРОФ

«1С:PM ПРОФ» содержит следующие функциональные блоки:

1. Выбор опций управления проектами.
2. Формирование и хранение перечня паспортов проектов.
3. Создание плана проекта, в том числе по шаблонам, импортирование и экспортирование планов.
4. Осуществление стратегического, предварительного и оперативного планирования.
5. Поддержка версионности плана проекта.
6. Группировка и анализ проектов по портфелям и программам.
7. Планирование, актуализация и план-фактный анализ бюджетов доходов, расходов и движений денежных средств проектов.
8. Планирование персонала и трудозатрат проекта.
9. Управление загрузкой и рабочим временем по проектам, анализ перегрузки и простоя ресурсов.
10. Создание, учет и контроль внутренних задач проектного офиса.
11. Планирование материальных затрат проекта, учет фактических затрат.
12. Планирование субподрядных работ проекта, анализ загрузки субподрядчиков.
13. Анализ доходов, расходов, маржинальности, поступлений, выплат, денежного потока, выполненных выпускаемых объемов, готовности проекта, сроков выполнения, процента готовности, состояний показателей проектов и проектных работ.

В «1С:PM» реализованы широкие интеграционные возможности — возможна настройка обмена данными с Битрикс24, Microsoft Project, «1С:Документооборот», «1С:Смета», «1С:Бухгалтерия», «1С:Аналитика». Также решение позволяет загружать 3D-модели зданий из программы для 3D‑моделирования «Renga Professional» и отображать в САПР динамику готовности объектов модели.

1C:PM Управление проектами КОРП

1. Управление контрактацией, расчет стоимости контрактов.
2. Анализ контрольных событий портфеля проектов, текущего состояния и динамики изменения KPI проектов, входящих в портфель или программу.
3. Формирование набора предложений о будущих проектах с их оценкой и отбором по заданным критериям.
4. Регистрация рисков проекта: их идентификация, оценка, планирование мероприятий по работе с рисками, фиксация свершения рисков.
5. Типизация и визуализация контрольных точек, их связей с фазами проекта.
6. Нормирование проектных работ.

«1С:PM Управление проектами КОРП» обладает теми же интеграционными возможностями, что и версия 1С:PM ПРОФ.

1С:УНФ+PM Управление проектной фирмой

1. Управлять продажами, производством и проектами, включая проектное бюджетирование, вести полноценный управленческий учет в единой базе.
2. Организовать совместную работу финансистов, отделов производства, закупок и продаж в одной программе с использованием готовых АРМ для основных задач.
3. Вести единые справочники номенклатуры, клиентов, поставщиков, договоров.
4. Адаптировать возможности системы под процессы компании.
5. Анализировать историю работ по проектам и принимать взвешенные решения на основании аналитических данных.

Рис.3. Начальная страница

Рис.4. Структура проекта

Рис.5. Настройки интерфейса

1С:ERP+PM Управление проектной организацией

1C:PM Управление проектами. Модуль для 1С:ERP

Заключение

Управление проектами — это сложный процесс, требующий тщательного планирования, регулярного пересмотра, постоянного учета и контроля. Руководителям проектов, портфелей и проектноориентированных предприятий приходится искать баланс: с одной стороны — регулярно сверяться с планами и добиваться их соблюдения, с другой — проявлять стратегическое видение, гибкость и при необходимости корректировать планы и устранять препятствия на пути к достижению целей не только единичных проектов, но и стратегических и производственных программ.

Дадим несколько рекомендаций по успешному управлению проектами:

1. Вдумчиво и детально составляйте планы проекта. Важно проконтролировать, чтобы план проекта был согласован всеми лицами, принимающими решение. Не нужно формировать план, который заведомо нереалистичен, но порадует заказчика. План должен отражать фактическую картину и быть рабочим инструментом.
2. Контроль исполнения планов должен происходить как на ежедневной основе для проектных команд, так и еженедельно — более глубокий план-фактный анализ. Для этого необязательно постоянно опрашивать сотрудников или сверять статусы задач с планом. Достаточно настроить автоматическое создание отчетности в системе автоматизации.
3. Повышайте сплоченность команды. Выстройте взаимодействие в команде таким образом, чтобы каждый участник хорошо понимал свою зону ответственности и знал, к кому обратиться по тому или иному вопросу.
4. Решайте спорные вопросы с ответственным сотрудником заказчика. Если со стороны заказчика решения принимают несколько человек, это ведет к рассогласованности, конфликтам интересов и бессмысленной трате времени.
5. Интегрируйте систему управления проектами с другими программами, используемыми в компании. Чем выше связность программных продуктов, тем легче вести и контролировать работу над проектом.

Решить все эти задачи поможет правильно выбранная и грамотно внедренная система управления проектами. Специалисты компании «Первый Бит» по результатам аудита и обследования вашей организации подберут наиболее подходящую систему и реализуют проект ее внедрения под ключ.