Как выбрать решение для управления проектами

Содержание

Что такое проект и проектная деятельность

Там, где есть проект, возникает проектная деятельность. Это спланированная и организованная последовательность действий и процессов, приводящая к определенному результату – цели проекта.

Важно отличать проектную деятельность от операционной. Операционной деятельности свойственна регулярность и повторяемость, она необходима для поддержания стабильной работы компании: производство товаров, общение с клиентами, добавление новостей на сайт. А проектная деятельность отличается наличием временных рамок, ориентацией на достижение конкретной цели, четким планированием и распределением ресурсов. Приведем несколько примеров:

• открытие нового филиала – проект, а работа в нем после открытия – операционная деятельность;
• внедрение ИТ-системы – проект вплоть до момента ее запуска в промышленную эксплуатацию;
• ребрендинг – проект, в ходе которого операционная деятельность не прекращается, но претерпевает ряд изменений, связанных с изменением реквизитов, позиционированием и т.п.;
• разработка и выпуск на рынок нового продукта – проект.

Завершение проекта может дать старт операционной деятельности. Часто это происходит, если у проекта внутренний заказчик, то есть проект выполнялся для решения задач самой компании. В таком случае проектная деятельность перетекает в операционную, но только после фиксации результата проекта.

Проектноориентированные предприятия: понятие и критерии

Все больше компаний переходит от традиционной, процессно-ориентированной организации работы, к проектной. Они становятся проектноориентированными предприятиями, где деятельность строится вокруг реализации проектов, которые объединяются в портфели и программы, а не по канонам традиционной оргструктуры с иерархией подразделений.

Компанию можно отнести к разряду проектноориентированных, исходя из следующих критериев:

• проекты занимают более 70% рабочего времени сотрудников и приносят весомый вклад в выручку компании;
• поддерживается структура управления, в которой в процессе реализации проекта сотрудники подчиняются руководителю проекта, а не руководителю подразделения;
• у руководителей проектов имеются широкие полномочия и автономия;
• основными центрами финансовой ответственности являются проектные подразделения;
• распределение основных затрат на проекты производится по фактически отработанному времени;
• используется методика внутреннего субподряда.

Как правило, проектноориентированные компании реализуют проекты для внешних заказчиков, а не ограничиваются только внутренними.

Приведем сферы деятельности, свойственные проектноориентированным компаниям:

• системные интеграторы, IT и консалтинговые компании;
• дизайн интерьеров;
• производство оборудования;
• инжиниринг и сервис;
• проектные институты;
• кадастровые, архитектурные и конструкторские бюро;
• медиа-бизнес;
• выставки, реклама, СМИ.

В ходе реализации проекта у участников команды формируются и развиваются компетенции, которые они используют в будущих проектах. На каждый проект формируется своя команда, но, если компания выполняет однотипные проекты, логично сохранять для каждого направления проектной деятельности уже сработавшуюся команду. Однако это не является обязательным условием: команды могут переформировываться, исходя из компетенций участников, масштаба и задач проекта, занятости в других проектах и по прочим причинам.

Процессно-ориентированное управление сосредоточено на ходе событий, а области улучшения в процессной деятельности сосредоточены на том, как сделать повторяющиеся процессы быстрее и качественнее. В свою очередь проектное управление сосредоточено на отборе целевых проектов в портфели и на результате каждого отдельного проекта, причем результат должен соответствовать ряду жестких критериев. Традиционные компании работают в рамках стабильных бизнес-процессов, нацеленных на повышение прибыли и других показателей эффективности. Проектноориентированные компании занимаются временными и уникальными задачами, требующими адаптации к целям, условиям и ограничениям каждого проекта.

Факторы, влияющие на выбор системы управления проектами

Автоматизированная система управления проектами – один из важнейших рабочих инструментов для организации проектной деятельности. В системе ведется вся «цифровая жизнь» проекта: от разработки дорожной карты и плана до контроля хода работ и анализа причин отклонений. На российском и международном рынке представлены десятки систем управления проектами – как классических, так и инновационных. Универсального, подходящего для любых компаний решения не существует. Системы, разработанные для больших организаций и адаптированные под параллельную реализацию нескольких масштабных проектов, могут быть неудобны для стартапов из-за избыточной функциональности и необходимости долгосрочного обучения сотрудников, которые задействованы в процедурах проектного управления. То же самое касается отраслевой принадлежности: например, для строительных проектов, как правило, используется специализированное ПО. Различаются и подходы к управлению проектами, и предпочтения команд, и интеграционные потребности.

Основные факторы

Перед тем, как приступать к выбору ПО для управления проектами, нужно проанализировать и учесть ряд факторов.

Ключевые из них:

1. Специфика бизнеса, в частности:

• численность компании и количество проектов;
• отраслевая принадлежность;
• организационная структура;
• география присутствия;
• распределенность команды;
• стадия развития методологии управления проектами, реализуемой компанией.

2. Стратегические цели предприятия. Программа должна не только соответствовать текущим задачам компании, но и обеспечивать достижение долгосрочных целей. Например, если компания планирует работать с иностранными партнерами, будет удобно формировать планы и отчеты на английском и других языках.

3. Текущий опыт автоматизации и уровень цифровизации. Необходимо провести аудит действующей ИТ-инфраструктуры – это позволит определить, насколько органично ПО будет встроено в процессы и какие ресурсы потребуются для его внедрения.

4. Требования к интеграциям. Если в компании внедрены учетные системы, ERP, CRM, BI и другие системы, нужно, чтобы решение для управления проектами поддерживало интеграцию с ними. Интеграция значительно ускоряет и упрощает работу, позволяет реализовать сквозное управление и план-фактный анализ.

5. Бюджет и ресурсы на внедрение и сопровождение. Важно и то, какую сумму компания готова выделить на приобретение и внедрение системы, и то, какой бюджет будет заложен на ее сопровождение – техническую и консультационную поддержку, обновление, доработку.

6. Необходимость адаптации и доработок. Если у вас достаточно стандартные бизнес-процессы, с большой вероятностью доработка решения не потребуется. Но если процессы специфические, нужна узконаправленная отчетность, формы должны быть выполнены в корпоративном стиле – систему нужно будет программно кастомизировать.

7. Масштабируемость и поддержка роста бизнеса. Выбранное ПО должно отличаться способностью стабильно и надежно обрабатывать увеличивающийся объем данных, поддерживать одновременное ведение многих проектов без снижения производительности и перебоев в работе.

8. Требования к безопасности и хранению данных. Все зрелые системы управления проектами обеспечивают защиту конфиденциальной информации в соответствии с требованиями законодательства. Но если компании необходим повышенный уровень безопасности данных, нужно зафиксировать требования к защите информации.

Для того, чтобы проанализировать все эти факторы, их приоритетность и степень влияния, понадобится провести комплексный аудит бизнес-процессов компании. Для анализа используются различные методологии, расскажем об одной из них – модели зрелости.

Модель зрелости проектного управления

Модель зрелости Гарольда Керцнера состоит из пяти уровней. На каждом из уровней существуют свои риски и другие проблемы, связанные с сопротивлением сотрудников нововведениям. Если компания стремится построить эффективную систему управления проектами, ей нужно оценить свой текущий уровень зрелости. Это поможет определить стратегию внедрения и тактику развития системы управления проектами.

• I уровень – компания понимает, насколько эффективен проектный менеджмент, решает изучить его основы и начать применять этот подход. Пока только освоена терминология и получены базовые знания. Возможно, элементы проектного менеджмента уже используются на начальном уровне.
• II уровень – компания осознает необходимость разработки процессов управления проектами, чтобы инициировать их, успешно реализовывать и масштабировать. Первые проекты уже определены и ведется описание процессов.
• III уровень – проекты объединяются в портфели по всей организации или по подразделениям. Разрабатывается единая методология для реализации определенных групп проектов.
• IV уровень – компания понимает, что для того, чтобы преуспеть, ей надо улучшать процессы. Для этого необходимо их анализировать и оптимизировать таким образом, чтобы они позволяли добиваться наилучшего результата.
• V уровень – переход к непрерывному улучшению процессов, приводящему к обновлению методологии, совершенствованию планирования и подхода к ведению проектной деятельности.

Когда становится понятно, какому уровню зрелости компания соответствует сейчас и к какому стремится, проясняется и задача выбора подходящего ПО для ведения проектной деятельности. Если на первом-втором уровне еще можно ограничиться функциональностью учетной системы (например, 1С:Бухгалтерия или 1С:УНФ) либо планировать проекты в специализированных программах типа MS Project, то, начиная с третьего уровня, понадобится использовать более комплексные технологии. Система должна позволять в полной мере реализовывать весь жизненный цикл управления задачами, ресурсами, сроками, бюджетами, рисками, коммуникациями, отчетностью и соответствовать профессиональному подходу к организации проектного офиса.

Ключевые критерии выбора систем управления проектами

Мы рассмотрели, на какие факторы, связанные с деятельностью и развитием компании, нужно обращать внимание при выборе системы управления проектами. Теперь коснемся вопроса, какие критерии программного продукта наиболее принципиальны.

1. Функциональность. Функциональность системы должна соответствовать задачам, которые компания стремится автоматизировать в настоящий момент и в перспективе, а также вашему подходу к ведению проектной деятельности.
2. Возможность кастомизации программы. Адаптация решения под ваши процессы с помощью no-code и low-code технологий снижает порог входа в систему.
3. Юзабилити. Чем удобнее интерфейс для конечных пользователей, тем легче им будет пройти процесс адаптации к новому ПО. Оптимально – чтобы интерфейс для каждого пользователя можно было гибко настроить, оставив и удобным образом сгруппировав только нужные элементы, не перегружающие экран.
4. Мобильность и работа с удаленными командами. В проектноориентированных компаниях часто участники команды работают удаленно, из разных стран и городов. Для организации дистанционной работы оптимально подходят системы, развернутые в облачном хранилище и поддерживающие полноценную работу со смартфонов и планшетов.
5. Соответствие требованиям законодательства. В условиях санкций и курса на импортозамещение целесообразно отдавать предпочтение российскому ПО, включенному в Единый реестр российских программ для ЭВМ и баз данных. Также необходимо, чтобы была обеспечена защита персональных данных в соответствии с ФЗ №152-ФЗ при их хранении, обработке и передаче.
6. Стоимость владения. Совокупная стоимость владения не должна превышать бюджет, выделенный на приобретение или подписку, внедрение и сопровождение решения.

Сузив выбор до 2-3 решений, вы можете запросить у вендора тестовый доступ к системе, а также договориться о презентации или консультации с вендором или интегратором. Уместно задать вопросы о планируемом развитии системы, частоте выпуска новых версий, организации техподдержки, возможности доработки по вашему ТЗ и т.п. Если интегратор является партнером нескольких вендоров, он сможет предоставить сравнительный анализ разных платформ и помочь в выборе наиболее подходящей для вашей компании.

Обзор решений для управления проектами

Битрикс24

Остановимся подробнее на функционале Битрикс24, относящемся к управлению задачами и проектами.

• Поддержка нескольких методологий планирования: Scrum, Kanban, диаграмма Ганта, «Сроки», «Мой план», слоты в календаре.
• Использование канбан-доски.
• Подключение к проектам всех инструментов, необходимых для управления ими: задач, календаря, диска, чата, фотогалереи, базы знаний.

• Контроль за выполнением задач с помощью отчетности, сводок, пинг-сообщений и привязки к KPI.
• Добавление к задачам подзадач и чек-листов, позволяющих пошагово планировать и затем контролировать выполнение задачи.
• Быстрая постановка задач по готовым или настроенным под ваши процессы шаблонам.
• Визуализация задач в формате потоков, где собираются все задачи участников проекта или сотрудников отдела.

• Гибкий механизм фильтрации, позволяющий сортировать и искать задачи по любым параметрам.
• Возможность настройки разного цветового решения для проектов, что помогает быстро различать их.
• Отправка напоминаний о дедлайнах и других событиях.
• Работа в методологии Скрам с формированием бэклогов и спринтов из задач.

• ИИ-помощник, позволяющий преобразовать черновик в структурированный текст, выделить основные идеи, составить чек-лист и прочие задачи.
• Учет рабочего времени сотрудников по проектам и задачам.
• Фиксация результата работы над задачей и сохранение всей ее истории.
• Импорт, экспорт, синхронизация задач, их групповое редактирование и удаление, автозапрос статусов по задачам.
• Создание пользовательских полей для максимально индивидуальной настройки процессов.
• Возможность подключения к задаче внешнего пользователя, не зарегистрированного в Битрикс24.
• Разделение ролей доступа к задачам: постановщик, ответственный, наблюдатель.

Битрикс24 позволяет создавать задачи прямо из сообщений в чате или ленты новостей. Возможна максимальная роботизация рутинных задач: настройка автоматической отправки писем, смены ответственного или статуса задачи. Это помогает снизить трудозатраты на отслеживание дедлайнов и повысить контроль за выполнением задач.

Линейка 1С:РМ Управление проектами

В линейку входят конфигурации:

• «1С:УНФ+PM Управление проектной фирмой»;
• «1С:PM Управление проектами ПРОФ»;
• «1С:PM Управление проектами КОРП»;
• «1С:PM Управление проектами. Модуль для 1С:ERP»;
• «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2».

Рассмотрим функционал «1С:PM Управление проектами КОРП». Эта конфигурация обеспечивает управление проектами в едином решении и предназначена для любых проектноориентированных компаний, в частности, научно-исследовательских институтов, ИТ-компаний, конструкторских бюро.

Решение включает в себя следующие функциональные блоки:

• Планирование содержания и списка работ проекта, визуализация контрольных точек, ввод фактических данных о текущем статусе проекта и проценте выполнения работ.
• Подготовка статус-отчетов, план-фактного анализа, анализа проектов с группировкой по портфелям и программам. Доступен анализ доходов, расходов, маржинальности, поступлений, выплат, денежного потока, выполненных выпускаемых объемов, готовности проекта, сроков выполнения, состояния показателей проектов и проектных работ.

• Управление документами проекта и проектными знаниями.
• Диспетчеризация и мониторинг проектных работ и ключевых показателей проектов в % и абсолютных значениях.

• Ведение проектного бюджетирования – планирование доходов, расходов, поступлений и выплат по проекту, регистрация фактических данных и актуализация бюджета проекта.
• Управление договорами и обязательствами.
• Регистрация рисков и возможностей проектов – их идентификация, оценка, планирование мероприятий по работе с рисками, фиксация свершившихся рисков.
• Планирование и согласование трудозатрат по ролям, управление загрузкой, рабочим временем, трудовыми и материальными ресурсами. Поддерживается три структуры управления: проектная, функциональная и матричная.
• Планирование и анализ загрузки подразделений по ролям и трудовым ресурсам.
• Планирование и анализ финансовых показателей работы подразделений.
• Планирование и учет субподрядных работ проекта, оценка исполнителей и субподрядчиков по проектам и работам проектов.

• Планирование материальных затрат проекта, учет фактических затрат ТМЦ, анализ движения ТМЦ в разрезе проектов и проектных работ.
• Формирование годового тематического плана по портфелю проектов, анализ доступности ресурсов, план-фактный анализ исполнения.
• Получение оперативной информации по показателям проектной деятельности с помощью мониторов финансовых показателей.
• Управление договорной кампанией (контрактацией).

В «1С:PM» реализованы широкие интеграционные возможности – настраивается обмен данными с Битрикс24, Microsoft Project, «1С:Документооборот», «1С:Смета», «1С:Бухгалтерия предприятия», а также взаимодействие с программой для 3D-моделирования «Renga Professional».

Заключение

Система управления проектами – инструмент, интенсивно используемый руководителем и командой проекта на ежедневной основе. С ее помощью в проектной деятельности появляются упорядоченность, систематизация, своевременный контроль и глубокий анализ. Инвестиции во внедрение решения для управления проектами окупаются достаточно быстро, поскольку возрастает рентабельность самих проектов.

Внедрение системы управления проектами – тоже проект. Его можно выполнить своими силами или с привлечением подрядной организации. Специалисты «Первого Бита», процессно-ориентированного ИТ-интегратора, готовы подобрать для вас наиболее подходящую систему и реализовать проект внедрения под ключ. В процессе работ мы будем плотно взаимодействовать с вашими сотрудниками и обмениваться опытом – это обогатит и вас, и нас.