Секреты эффективного управления командой проекта: от хаоса к результату

Содержание

Управление командой проекта: определение понятия

Оно включает в себя организацию и управление проектной командой:

• планирование человеческих ресурсов,
• набор и развитие коллектива,
• принятие мер по управлению командой.

Но данный процесс тесно связан с остальными процессами проектного и системного управления предприятием, поэтому действия руководителя проектного офиса, руководителя проектов (РП), рекрутеров и финансового контролера должны быть синхронизированы, особенно в части планирования человеческих ресурсов.

В первую очередь в проектно-ориентированной организации должно быть стратегическое понимание, какое количество проектов и в какие периоды времени будут выполняться. Ресурсные планы должны коррелировать, как с календарными, так и с финансовыми планами работ.

Зоной ответственности руководителя офиса является управление портфелем проектов. Одна из самых важных задач – решить вопросы обеспечения всего портфеля проектов квалифицированными трудовыми ресурсами на горизонт планирования от нескольких недель до нескольких месяцев или даже лет, без перегрузок специалистов и без простоев. Ведь простой специалистов нарушает рентабельность проектно-ориентированной фирмы, а перегрузки «сжигают» команды. Если уставший сотрудник решит покинуть команду, закрытие некоторых уникальных позиций или выращивание нового специалиста непрогнозируемо как по срокам, так и по бюджетам. Например, срок подготовки квалифицированного архитектора может занимать годы, а простой невостребованных дорогостоящих специалистов разорит даже устойчивую компанию достаточно быстро.

Как соблюдать баланс в загрузке команды?

Причин неверного планирования трудоемкости может быть несколько:

• недооценка трудоемкости работы РП;
• недостаточность данных от Заказчика;
• недостаточная компетенция исполнителя.

Каждая из этих причин отрабатывается и корректируется по-разному. Снизить риски неверного планирования загрузки сотрудников позволит эффективная коммуникация, организованная в едином информационном пространстве: если постановка задач происходит устно или в чатах, при достижении критического объема они просто начнут теряться. Также важно наличие инструментов для план-фактного анализа, а лучше — системы для комплексного управления проектной деятельностью. Например, программные продукты линейки 1С:РМ позволяют управлять трудоемкостью, сроками, бюджетами и качеством проектных работ.

Организация координации деятельности проектных команд строится на следующих принципах:

• Четкая постановка целей и задач для каждого участника и группы в целом;
• Распределение ролей и постановка сроков, выделение зон ответственности;
• Обеспечение всех участников необходимыми инструментами и ресурсами;
• Организация коммуникации между участниками в рамках проекта в организованном пространстве.

Грамотно выстроенное управление помогает каждому участнику понять цель своей работы в рамках проектных ограничений: в какой срок, с какой трудоемкостью и качеством должна быть выполнена каждая задача.

Набор и развитие проектных специалистов

Эти процессы тоже являются отдельным проектом, который направлен на обеспечение других проектных работ – как и организации в целом – квалифицированными трудовыми ресурсами и развитие их талантов. И найм, и адаптация, и построение программ развития команды, материальной и нематериальной мотивации, с учетом накопленных в проектах успешных кейсов, а также утилизация в другие команды проектных специалистов, должны происходить в соответствии с целями и задачами организации, а также ресурсными планами других проектов с учетом длительности онбординга сотрудника и с заданными качественными характеристиками каждого нового члена проектной команды. Не стоит забывать, что развитие сотрудника должно соответствовать и его карьерным целям.

При управлении талантами стоит учитывать, что возможны как программы вертикального развития, так и горизонтального расширения навыков в нужном для предприятия направлениях. Оба направления роста сотрудников востребованы в проектной деятельности, поскольку помогают достичь результативности всего портфеля проектов и организации в целом через оценку и развитие компетенций персонала. В качестве одного из инструментов по управлению талантами можно рассматривать Битрикс24 Enterprise HRM.

Состав и роли в проектной команде

Количество специалистов для реализации проекта и их роли определяются теми задачами, которые предстоит решить. Также важное значение имеют накопленные знания и опыт сотрудников, их способность влиять на конечный результат.

В классическом варианте в команду входят:

• Управленцы — они руководят деятельностью других сотрудников и организуют их работу. Эти специалисты отвечают за бюджетирование, ведение отчетов, соблюдение сроков, управление рисками, обмен данными и другие подобные процессы.
• Исполнители — персонал, который выполняет поставленные задачи для достижения конкретной цели проекта. В составе проектной команды может быть своя иерархия и распределение ролей.
• Поддерживающие сотрудники — они занимаются обеспечением исполнения проекта, но не участвуют в непосредственном решении задач. Эти люди занимаются юридическим обеспечением, учетом, организуют логистику, контролируют качество.
• Представители заказчика или клиента — в некоторых случаях в состав команды включают людей со стороны заказчика, которые наблюдают за процессом и вносят предложения по его корректировке. Они также должны быть включены в общую систему управления.
• Поставщики, субподрядчики, агенты — сторонние специалисты, которые не являются работниками основного исполнителя. Они оказывают дополнительные услуги или берут на себя реализацию частей проекта, оказывают помощь и т. п. Для управления проектом они также включаются в общую систему постановки и контроля задач, подключаются к каналам коммуникации.

Приведенная структура может быть большей или меньшей в зависимости от сложности проекта. По этой причине важно, чтобы выбранный инструмент для управления был максимально гибким, интегрируемым с другими системами, например содержал интеграцию с местом хранения и согласования проектной документации, которым может быть, например «1С:Документооборот», легко настраивался, и отвечал задачам повышения эффективности как отдельного проекта, так и проектной деятельности предприятия в целом.

Методы управления командой проекта

Рассмотрим, какие методы обычно используются для управления командой:

1. Административный — предусматривает выстраивание иерархии с дальнейшим распределением задач и контролем исполнения. Подходит для проектов с жесткими требованиями, обеспечивает прозрачность всех процессов и контроль над ними.
2. Демократический — подразумевает глубокое вовлечение членов коллектива в принятие решений. Подходит для IT-сферы и креативных направлений работы. Его можно использовать в сформировавшейся команде, однако могут возникать проблемы с быстротой принятия решений и согласованием всех мнений.
3. Agile-методы — гибкий метод управления, основанный на итерациях. Проект делят на короткие циклы с последовательным согласованием и демонстрацией результатов. Можно использовать методики scrum, kanban и другие, в зависимости от проекта. Преимущества этого варианта в адаптивности. Но такой подход не будет работать в новых командах, и он не всегда подходит для проектов с регламентированными сроками и строгим бюджетом.
4. Целевой — основан на достижении членами команды конкретных целей. Он повышает мотивацию каждого сотрудника и упрощает делегирование. Но в стремлении достичь поставленной цели есть опасность снижения качества работы (например, если цель ориентирована только на скорость выполнения проекта).

Нельзя выбрать и использовать только один метод или инструмент управления, который был бы универсальным для любых задач. Как правило, руководитель комбинирует их в зависимости от команды, сложности процессов, внешних факторов. Для поддержания разных методов управления может быть выбрана и построена автоматизированная система управления проектной деятельностью, разрабатываемая и настраиваемая для удовлетворения основного бизнес-требования: эффективное управление проектной командой и процессами, которые предшествуют и детализируют такое управление.

Какие ошибки встречаются в командном управлении

Главная особенность управления командой заключается в том, что эта деятельность должна быть максимально гибкой и адаптивной к разным проектам и процессам. Даже топ-менеджер с большим опытом может допускать ошибки, которые приводят к потере мотивации, замедлению работ и другим неприятностям.

Разберем наиболее частые ошибки в командном управлении:

• Отсутствие распределения ролей и зон ответственности. В этом случае люди не понимают, кто за что отвечает. В результате часть функций дублируется или, наоборот, остается без внимания. Все это негативно влияет на конечный результат.
• Плохая коммуникация. Часто члены команды мало коммуницируют друг с другом и не дают обратной связи руководителю. В результате накапливаются ошибки, растет напряжение между участниками коллектива, теряется общее направление работы.
• Чрезмерный контроль. Если руководитель уделяет большое внимание микроменеджменту и вмешивается в мелкие процессы, это приводит к потере мотивации и замедлению работы. В результате исполнители выгорают и перестают качественно выполнять свои задачи.
• Отсутствие командной работы. Когда топ-менеджер злоупотребляет авторитарным стилем работы, это снижает вовлеченность коллектива в выполнение своих задач. В результате теряется лояльность к компании, сотрудники не высказывают свои мнения и идеи, работают формально и не заинтересованы в результате.
• Оставление конфликтов без разрешения. В команде всегда возникают разногласия, и задача руководителя — решать их. Если пытаться «замять» ситуацию или оставить ее без разрешения, РП будет поощрять деструктивное поведение. В команде формируется атмосфера недоверия друг к другу, ключевые сотрудники могут покинуть компанию.
• Отсутствие развития. Если команда постоянно работает над типовыми задачами и не развивается, рано или поздно это приводит к потере конкурентного преимущества на рынке. Ухудшается качество выполняемых работ, сотрудники теряют интерес к достижению результата.
• Неправильное планирование. Если сроки и объемы работ изначально запланировать неверно, выполнить все задачи вовремя не получится. Из-за этого сотрудникам придется работать в стрессовой ситуации и внеурочно. В перспективе это приводит к выгоранию, конфликтам и проблемам с заказчиками.
• Низкая адаптивность. Так как рынок постоянно меняется, команда, которая работает над проектом, должна гибко адаптироваться под него. В противном случае они будут делать нерелевантный и неконкурентный продукт, который не будет пользоваться спросом у заказчиков.

Большей части перечисленных ошибок можно избежать, используя инструменты для управления командной работой. Остальные — ответственность руководителя, от которого во многом зависит конечный результат.

В течение всего процесса руководителю нужно следить за прогрессом в выполнении задач и корректировать работу. В этом помогают управленческие отчеты, KPI и другие инструменты анализа эффективности, встроенные в платформы для управления проектной работой и примыкающими процессами.

Инструменты для управления командой

Для управления командами российские разработчики предлагают несколько программных решений. Рассмотрим наиболее популярные и часто используемые варианты.

1С:PM Управление проектами

Возможности контроля проектов и управления коллективом:

• Структуризация проектов, разбивка на задачи, подзадачи, этапы выполнения;
• Календарно-сетевое планирование, составление диаграммы Ганта и учет зависимостей;
• Распределение ресурсов по подразделениям и сотрудникам, контроль их использования;
• Учет трудоемкости с учетом табелей, нормативов, автоматической фиксации затраченного времени;
• Бюджетирование проекта, учет расходов по статьям;
• Контроль над выполнением проекта и работой команды с определением KPI.

Эта система удобна организациям, которые используют другие продукты 1С в своей работе. Платформа легко интегрируется с программами для ведения бухучета (например, 1С:Документооборот), что позволяет организовать план-фактный анализ и присоединять к каждой проектной задаче необходимую документацию. Также в программах 1С:PM вы можете выгрузить структуру проектов в Битрикс24, объединяя задачи фронт-офиса проектной фирмы с системой план-фактного анализа всей проектной компании. При необходимости вы можете загрузить в программу данные проектов из Microsoft Project и выгрузить версии планов.

Расчет цены контракта

Планирование содержания и сроков проекта

План-фактный анализ проекта

Управление загрузкой и рабочим временем по проектам

Управление коммуникациями проекта

Прогноз трудозатрат по ролям

Диаграмма Ганта по портфелям проектов

Расчет цены контракта

Планирование содержания и сроков проекта

Битрикс24

Возможности платформы:

• Управление проектом: постановка задач, отображение на канбан-доске и в виде диаграммы Ганта, создание шаблонов задач, автоматизация, встроенные чек-листы, создание контрольных точек, отслеживание сроков и затраченного времени.
• CRM-система: создание карточек клиентов и проектов, автоматизация процессов в зависимости от движения карточки по воронке.
• Коммуникации: встроенные корпоративный чат внутри платформы, внешние звонки и переписка, комментирование задач, отображение информации в общей ленте.
• Учет трудоемкости: создание графиков и контроль их исполнения, отчет о продуктивности, интеграция с программами для начисления зарплаты и учета.

Этот продукт в зависимости от типа лицензии подойдет и малым и средним компаниям. Он применяется, когда пользователю нужно универсальное решение для автоматизации всех возможных задач.

amoCRM с инструментами для организации работы команды

Основные возможности:

• Создание задач и присвоение их сделкам или клиентам, контроль этапов выполнения и сроков;
• Коммуникация внутри платформы друг с другом, с внешними подрядчиками и клиентами;
• Создание воронок продаж и автоматизация выполнения задач на разных стадиях;
• Интеграция сервисов для внешних и внутренних коммуникаций, в том числе омниканальное общение.

С помощью виджетов внутри CRM можно делать канбан-доску для распределения задач, а также обмениваться данными с task-ориентированными системами.

Это решение подходит для бизнесов, направленных на продажи и маркетинг, а также коллективов, которые реализуют креативные проекты.

Заключение

Управление командой проекта может привести к полному хаосу в работе или, наоборот, оптимизации процессов, снижению затрат и повышению рентабельности. Контролировать постановку задач, соблюдение сроков и достижение целей без программных средств автоматизации невозможно.

Эксперты Первого Бита готовы помочь вам с выбором и внедрением решений для управления проектами. Мы не только подберем программные продукты в соответствии со спецификой и задачами вашей компании, но и интегрируем выбранные системы автоматизации с уже имеющимися на предприятии решениями.