Централизованное управление закупками и активами в 1С:Управление холдингом

В системе можно формировать потребности бизнес-единиц как в процессе заявочной кампании, так и путем загрузки информации из различных внешних систем через интеграцию с ERP, SCM, WMS, EAM, TMS. При этом предусмотрена возможность автоматической замены позиций на унифицированные или аналогичные товары, что удобно для оптимизации ассортимента и повышения эффективности закупок. Поддерживается детальная работа как с отдельными товарами, так и с целыми категориями продукции.

Система автоматически проверяет, соответствуют ли заявленные потребности установленным бюджетным лимитам. Консолидированная потребность может быть покрыта тремя основными способами: за счет существующих договоров, имеющихся складских запасов группы компаний, либо путем инициирования новых закупочных процедур.

В результате обработки формируются уточнённые календарные графики покрытия потребностей и конкретные планы закупок, которые можно использовать для дальнейшего финансового планирования и составления бюджетов группы компаний.

Подсистема «1С:Управление холдингом 8» специально создана для работы в ИТ-ландшафтах, где используются различные системы учета и управления. Система может быть интегрирована как с решениями на платформе «1С», так и с программами других производителей. Механизмы управления мастер-данными позволяют унифицировать справочники и регламенты, что обеспечивает эффективную организацию закупочных процессов в рамках всей группы компаний.

Система разработана с учетом нормативных требований, включая Федеральный закон № 223-ФЗ и соответствующие постановления правительства. Благодаря интеграции с ЕИС «Госзакупки» значительно упрощается формирование и отправка обязательной отчетности для участников закупок по 223-ФЗ. Также поддерживается интеграция с электронными торговыми площадками, что позволяет автоматизировать многие рутинные процессы и существенно снизить трудозатраты при проведении закупок.

Заранее сформированная и структурированная база поставщиков, особенно по категориям с высокой сложностью продукции, значительно ускоряет проведение закупок и снижает транзакционные издержки. Этому способствуют современные инструменты самообслуживания для поставщиков.

Потенциальному поставщику, после авторизации, предоставляется личный кабинет, где он может:

• ознакомиться с действующими регламентами, правилами и закупочной документацией компании;
• заполнить регистрационные данные и загрузить необходимый пакет документов;
• пройти аккредитацию для подтверждения статуса;
• узнать о текущих конкурсных процедурах и подать заявку на участие;
• оформлять и подавать претензии;
• отслеживать состояние взаиморасчетов и оплаты по действующим контрактам.

Эффективность закупки во многом определяется качеством предварительной подготовки: формированием четких требований к поставщикам, товарам и условиям контрактов, выбором способа отбора, схемы торгов и принципов оценки заявок. В системе реализован электронный аналог положения о закупках, на основе которого формируются лоты и запускаются закупочные процедуры.

Дополнительно пользователям доступны:

• мастер для удобного формирования лотов;
• гибкие шаблоны для составления условий контрактов;
• инструменты автоматического расчета максимальной (начальной) цены;
• возможности для регистрации и хранения всей закупочной документации.

Организации, работающие по 223-ФЗ, могут автоматически загружать планы-графики закупок в ЕИС «Госзакупки» или на электронные торговые площадки прямо из системы.

Организация конкурентных торгов способствует получению наиболее выгодных условий поставки и значительно повышает прозрачность закупочного процесса. Использование унифицированных процедур и наличие аккредитованной базы поставщиков позволяет заметно ускорить проведение закупок.

В «1С:Управление холдингом 8» поддерживается полный цикл работы — от подготовки всей необходимой документации до заключения договора с выбранным победителем. Система автоматизирует проведение различных вариантов закупочных процедур, включая многоэтапные торги, а также обеспечивает оценку предложений участников как по установленным критериям, так и по ценовым параметрам.

Встроенные инструменты позволяют формировать протоколы событий, связанных с закупочной процедурой, а автоматические напоминания и оповещения помогают закупщику своевременно реагировать на ключевые этапы и сосредотачиваться на наиболее важных задачах.

Интеграция подсистем «Закупки», «Управление договорами» и «Казначейство» позволяет закупщикам оперативно получать актуальную информацию о статусе оплат, расчетах с контрагентами, а также пользоваться инструментами для управления валютными и кредитными рисками (в том числе с поддержкой интеграции со сторонними системами, такими как «Спарк-риски»). Дополнительно реализованы функции учета различных обеспечительных мер и автоматизация работы с претензионными и исковыми ситуациями.

В системе представлен расширенный пакет инструментов для анализа эффективности закупок, включая:

• широкую линейку стандартных и аналитических отчетов по закупочной деятельности;
• специализированные регламентированные отчеты для организаций, работающих по 223-ФЗ;
• комплексную систему показателей и KPI, связанную с бюджетной моделью предприятия, что позволяет не только рассчитывать, но и визуализировать отклонения с помощью дашбордов и карт целей, информируя ответственных сотрудников о любых изменениях и отклонениях от установленных целевых значений.

Подсистема «Централизованное управление активами» предназначена для ведения детального учета основных внеоборотных активов и организационных единиц в составе группы компаний.

Такой подход обеспечивает управляющей компании быстрый доступ к актуальной информации об активах, облегчает анализ их состояния и позволяет эффективно контролировать управление ими и принимать обоснованные решения.