Содержание
Актуальность проектного управления в 1С
Программные продукты 1С использует большинство российских компаний. На базе «1С:Предприятия» реализовано несколько конфигураций, позволяющих как полностью организовать управление проектами, так и автоматизировать отдельные его аспекты. Одно из важных преимуществ 1С — это возможность централизованно в одной среде управлять всеми процессами компании, включая проектную деятельность. К тому же, благодаря бесшовной интеграции настроить обмен данными между системами 1С легче, чем между программами разных вендоров.
Основной функционал управления проектами в 1С
В решениях 1С для управления проектами представлен широкий набор возможностей, мы перечислим ключевые:
- Инициация и календарно-ресурсное планирование проектов.
- Управление ресурсами и задачами.
- Учет фактических данных о выполнении работ и управление изменениями.
- Контроль сроков, бюджета и качества.
- Управление проектной документацией и знаниями.
- План-фактный анализ по срокам, финансам, загрузке ресурсов.
- Управление портфелями проектов.
- Настройка прав и ролей участников команды.
Все перечисленные функции взаимосвязаны между собой и расширяют возможности типовых программных продуктов. Например, решение 1С:ERP+PM включает в себя полную функциональность 1С:ERP, а благодаря модулю РМ также позволяет комплексно управлять проектами в компании. 1С делает упор на интеграцию, целостность и практическую применимость систем автоматизации для решения конкретных задач в разных отраслях бизнеса.
Обзор решений по управлению проектами в 1С
Среди решений 1С есть как специализированные системы для управления проектами, так и конфигурации, содержащие, помимо прочего, блок по ведению проектов и проектных задач. Рассмотрим три решения, позволяющих автоматизировать разные подходы к управлению проектной деятельностью.
1С:РМ
В линейке «1С:РМ Управление проектами» представлено пять решений для комплексной автоматизации проектной деятельности. Все они содержат инструменты для планирования, контроля и анализа проектов, управления задачами, ресурсами, бюджетом и сроками. Системы различаются объемом функций и интеграциями, благодаря чему можно подобрать конфигурацию, оптимально подходящую для решения задач и специфики деятельности конкретной организации. Представим краткий обзор линейки «1С:РМ».
Решения из линейки «1С:РМ Управление проектами» позволяют автоматизировать следующие контуры:
- Планирование содержания, сроков и трудозатрат проекта.
- Проектное бюджетирование — планирование доходов, расходов, поступлений и выплат.
- Учет фактических данных по выполнению задач и расходованию бюджета.
- Управление документами и базой знаний проекта.
- Контроль выполнения проектных задач.
- Регистрация рисков.
- Управление трудовыми ресурсами и загрузкой проектной команды.
- Управление субподрядными работами.
- Подготовка отчетности по проектам и портфелям.
- План-фактный анализ с выборками, диаграммами и графиками.
- Анализ финансовых показателей, готовности проекта, сроков выполнения, KPI проектной деятельности и т.д.
- Интеграция с Битрикс24, Microsoft Project, «1С:Документооборот» и другими конфигурациями на базе 1С.
«1С:PM» позволяет комплексно организовать проектную деятельность и управлять проектами, финансами, ресурсами и документацией в едином решении. Автоматизированы все процессы — от инициации и планирования до сдачи проекта и его анализа. Из линейки «1С:PM» можно выбрать подходящее для конкретного предприятия решение и максимально адаптировать его с помощью гибких настроек и интеграций. Можно выбрать вариант управления проектами, соответствующий оргструктуре компании. Реализованы широкие аналитические возможности для отслеживания план-факта и показателей эффективности проектов по различным метрикам.
Специалисты компании «Первый Бит», офис Спортивная внедрили решение «1С:РМ Управление проектами КОРП» в проектном офисе Национальной технологической инициативы (Фонд НТИ). В ходе проекта была создана единая система для мониторинга и управления сопровождаемыми проектами, в рамках которой упорядочивается вся информация, настроены единые шаблоны для проектов с возможностью кастомизации. Данные синхронизируются с другими системами (АИС, CRM, ERP) благодаря бесшовной интеграции. Также пользователям доступна аналитика и отчетность по проектам, есть возможность выгрузки данных для руководства и заказчиков.
1С:Документооборот
«1С:Документооборот КОРП» позволяет автоматизировать следующие процессы, связанные с проектным управлением:
- Формирование и актуализация календарного плана на основе проектных задач, рабочего календаря, ограничений и настроек.
- Экспорт плана из MS Project.
- Ведение списка проектов, карточек проектов и рабочей группы.
- Настройка контрольных точек.
- Учет документов, файлов, мероприятий, писем, процессов в разрезе проектов.
- Создание дополнительных свойств и реквизитов для проекта в целом и для задач в отдельности.
- Отправка проектных задач на выполнение, контроль их состояния.
- Создание связанных объектов и процессов для проектных задач.
- Списание трудозатрат на проект.
- План-факт анализ задач и трудозатрат.
- Анализ текущего состояния задач и сводный анализ по всем проектам.
- Разграничение прав по проектам и задачам.
«1С:Документооборот КОРП» позволяет интегрировать проектную деятельность с общим документооборотом компании. В решении предусмотрены инструменты для детального планирования, в частности, механизм контрольных точек и их аналитического объединения по разным уровням контроля — стратегическому, тактическому и оперативному. Разграничены понятия проектной команды и рабочей группы, чтобы учесть необходимость доступа к проекту специалистов, которые не входят в команду — например, сотрудников службы контроля качества. Реализован механизм гибкой настройки прав доступа на уровне проектов, папок, задач. Для общения по проекту в системе есть форум.
1С:Управление холдингом
Перечислим основные контуры инвестиционной проектной деятельности, которые можно автоматизировать с помощью «1С:Управление холдингом»:
- Планирование проектов, их этапов и задач.
- Расчет стоимости проектов и учет лимитов с использованием бюджетов из других подсистем.
- Установка критериев оценки эффективности реализации проекта и их веса.
- Формирование инвестиционных программ.
- Оценка и выбор альтернативных проектов.
- Оценка показателей эффективности в соответствии с данными по финансовым документам предприятия.
- Управление инвестиционным портфелем предприятия.
- Поэтапное уточнение портфеля проектов («Stage-Gate») для минимизации рисков в крупных проектах.
- Пересчет бюджетов по документам резервирования.
- Формирование отчетности для всесторонней оценки состояния, прогресса, KPI, план-фактного и сравнительного анализа проектов.
Продукт «1С:Управление холдингом» специализирован только для инвестиционной проектной деятельности. Это система CPM-класса, в которой функционал по управлению проектами интегрирован с финансовыми и учетными процессами. Для расчета стоимости потенциального проекта предусмотрен набор инструментов бюджетирования. Расчет KPI проводится по таким показателям, как NPV, IRR, срок окупаемости, индекс прибыльности, свободный денежный поток. Можно устанавливать критерии оценки, по которым проект будет включен в инвестиционную программу или отклонен. Отчеты позволяют проанализировать ход реализации проекта, эффективность каждого его этапа, целесообразность дальнейшего вложения средств.
Сравнительная таблица функционала управления проектами решений 1С
| Функция | 1С:РМ | 1С:Документооборот КОРП | 1С:Управление холдингом |
|---|---|---|---|
| Планирование и управление проектами с помощью диаграммы Ганта | |||
| Создание и ведение списка проектов | |||
| Расчет трудозатрат и управление ресурсами | |||
| Проектное бюджетирование | |||
| Управление версиями проектов | |||
| Постановка задач и контроль их выполнения | |||
| Ввод фактических данных по задачам | |||
| Оценка рисков проекта | |||
| Анализ показателей эффективности проекта | |||
| Управление проектной документацией | |||
| Управление взаимодействием в проектной команде | |||
| План-фактный анализ | |||
| Управление портфелем проектов | Начиная с версии «КОРП» | ||
| Импорт проектов из MS Project | |||
| Формирование сводного плана по проектам | Начиная с версии «КОРП» | ||
| Планирование и учет субподрядных работ | |||
| Задание критериев для оценки альтернатив и выбор оптимальных проектов |
Критерии выбора подходящего решения 1С для управления проектами
При выборе решения для управления проектами рекомендуем руководствоваться несколькими критериями:
- Тип компании. Имеет значение масштаб бизнеса, его профиль и ориентированность — проектная, функционально-линейная или матричная.
- Тип и масштаб проектов. Для небольших проектов с четкими требованиями подойдут решения с базовыми возможностями для управления задачами, сроками и ресурсами. Для крупных проектов, портфелей и программ потребуется расширенная функциональность, а для инвестиционных — специализированная.
- Число участников. Когда в команде много участников, актуален вопрос разграничения прав доступа, управления коммуникациями, учета трудозатрат и загрузки ресурсов.
- Необходимость интеграции с другими системами. Имеет смысл оценить возможность интеграции как с решениями, уже установленными в вашей компании, так и с теми, которые вы планируете внедрить.
- Особенности документооборота. При интенсивном ведении и обмене проектной документацией имеет смысл выбрать решение «1С:Документооборот» или конфигурацию, поддерживающую интеграцию с ним.
- Совокупная стоимость владения. Рассчитайте примерную стоимость лицензий, внедрения, техподдержки, затраты на обновление оборудования и ПО.
Применив эти критерии к рассматриваемым вариантам решений, вы сможете более точно определить, какие из них лучше всего подходят для вашей компании. На следующем этапе детально изучите и проанализируйте функции оставшихся вариантов, сопоставьте их с вашими целями и потребностями. Или делегируйте задачу подбора решения профессионалам — специалистам компании «Первый Бит».
Когда 1С не подойдет?
Возможности решений 1С охватывает широкий спектр бизнес-процессов по управлению проектами, однако есть организации, для которых оптимальными будут программные продукты других вендоров. Например, небольшие компании, в которых не ведется комплексное проектное управление, но требуется управлять задачами и ресурсами. В этом случае можно рассмотреть возможность внедрения Битрикс24. Это многофункциональный онлайн-сервис, предоставляющий возможности для совместной работы, управления продажами, задачами и проектами. Облачную версию Битрикс24 часто выбирают компании, где сотрудники работают удаленно: он доступен из браузера или мобильного приложения.
Заключение
От того, насколько правильно подобрано решение для управления проектами, зависит не только качество реализации проектов компании, но и достижение бизнес-целей. Инструменты планирования, учета, контроля и анализа должны соответствовать специфике проектной деятельности, присущей конкретной компании. Поэтому перед тем, как приступить к выбору инструмента автоматизации, нужно определить потребности компании на сегодняшний день и на перспективу масштабирования.
Компания «Первый Бит» помогает подобрать систему автоматизации для проектного управления, осуществляет ее внедрение и оказывает сопровождение. Мы не просто установим и настроим решение, наша задача — обеспечить максимальную автоматизацию и интеграцию проектной деятельности с другими бизнес-процессами компании. С помощью всесторонней аналитической отчетности вы сможете отслеживать показатели эффективности проектов и своевременно принимать меры при их отклонении от запланированных значений.
