Управление рисками проекта

Зачем управлять рисками проекта

Согласно ГОСТ Р ИСО 31000 2019 «Менеджмент риска. Принципы и руководство», цель управления рисками заключается в создании и защите ценностей компании. Систематизированное управление рисками повышает производительность, поощряет инновации и поддерживает достижение целей.

Менеджмент рисков строится на восьми принципах:

• интегрированность в деятельность организации;
• структурированность и комплексность;
• адаптированность к внутренней и внешней среде компании, ее целям;
• вовлеченность всех причастных сторон;
• динамичность — быстрое реагирование на изменяющиеся события;
• базирование на наилучших исторических и текущих данных;
• учет поведенческих и культурных факторов;
• непрерывное улучшение.

Проектное управление, имеющее заданную цель и ограничения по срокам, бюджету и другим ресурсам, тоже использует инструменты риск-менеджмента. Одна из опасностей рисков заключается в препятствии реализации проекта. Из-за них смещаются сроки, требуются дополнительные затраты, страдает качество конечного продукта, команда работает в усиленном и стрессовом режиме. Риски неизбежны, но важно их выявить, спрогнозировать и готовиться к ним. Например, если в разгар проекта ключевой сотрудник серьезно заболевает или увольняется, это не станет большой проблемой, если руководитель предвидел вероятность такой ситуации и у него есть несколько кандидатов, способных заменить этого сотрудника. Да, некоторые задачи будут буксовать, пока новый специалист погружается в проект, но это поправимо. Если в подобных обстоятельствах у руководителя нет ни резервных кандидатов на освободившуюся роль, ни понимания, что делать, это гораздо опаснее для проекта.

При управлении рисками эффективен только системный подход. Нужно по максимуму идентифицировать потенциальные риски. Лучше перестраховаться и рассмотреть все возможные варианты отхождения от плана, чем пренебречь чем-то важным. Конечно, случаются редкие форс-мажоры, которые сложно предусмотреть. Но, например, риски резкого скачка курса валют, изменения условий поставки, банкротства контрагента принять в расчет целесообразно.

Категории проектных рисков

Вот одна из возможных классификаций:

1. Временные риски. Нарушение сроков выполнения задач и дедлайнов, задержка поставок, простои участников проекта, долгое согласование с заказчиком, нереалистичное планирование сроков, появление неучтенных факторов, влияющих на длительность проекта.
2. Финансовые риски. Рост цен на сырье, непредвиденные расходы, кассовые разрывы, валютные колебания, инфляция, финансовое мошенничество, заморозка счетов, рост процентных ставок.
3. Ресурсные риски. Дефицит ресурсов, выгорание команды, недостаточная квалификация сотрудников, конфликты интересов, нехватка мотивации, непонимание участниками своей роли в проекте, замена участников.
4. Технические риски. Сбои в работе инфраструктуры, использование устаревших технологий, проблемы с интеграцией систем, низкая производительность, потеря данных из-за кибератак.
5. Организационные риски. Неверная оценка сроков выполнения задач, ошибки в проектной документации, неэффективное делегирование, задержки в принятии решений, недостаточная скоординированность.
6. Рыночные риски. Изменение потребительских предпочтений, появление на рынке аналогичного продукта, усиление конкуренции, снижение покупательской способности целевой аудитории, потеря актуальности конечного продукта.
7. Внешнеэкономические риски. Изменения законодательства, введение санкций, новых налогов, требований к маркировке или лицензированию, проблемы с ликвидностью, затруднение импорта/экспорта.

Такая классификация является более подробной, чем просто разделение рисков на внешние и внутренние, и позволяет выявить не только явные, но и неочевидные риски. В то же время не нужно рассматривать все существующие риски — важно, чтобы они были применимы именно к вашему проекту. Для крупных проектов в процессе идентификации рисков рекомендуется участвовать руководителям высшего и среднего звена и другим компетентным сотрудникам.

Прогнозирование и оценка рисков

Мозговой штурм, в котором участвует вся команда проекта — один из самых эффективных способов выявления рисков.

Кроме него, используются другие методы, выбор которых зависит от сложности, специфики и масштаба проекта:

• экспертные интервью;
• чек-листы распространенных рисков;
• SWOT-анализ сильных и слабых сторон, возможностей и угроз проекта;
• анализ плана, бюджета, договоров, ТЗ и другой проектной документации;
• анализ чувствительности проекта к изменениям;
• сценарное моделирование различных вариантов развития событий;
• имитационное моделирование работы проекта;
• анализ предыдущего опыта.

Следующий этап после идентификации рисков — это их оценка. Анализ рисков проекта включает подробное рассмотрение неопределенностей, источников риска, последствий, вероятности, событий, сценариев, методов управления рисками и их эффективности. Анализ происходит в двух направлениях: качественном и количественном. Качественный анализ проводится таким образом, чтобы ответить на вопросы, что и при каких обстоятельствах может произойти, какие последствия повлечет и какова вероятность свершения риска. Количественный анализ позволяет рассчитать, сколько денег будет потеряно при наступлении того или иного риска. Риски, которые могут привести к максимальным затратам, получают наиболее высокий приоритет на этом этапе.

Далее нужно произвести оценку вероятности наступления и последствий рисков для сравнения результатов анализа риска с установленными критериями, чтобы определить подходящий метод реагирования. Для этого удобно использовать матрицу — она поможет наглядно увидеть, каким рискам нужно уделить первоочередное внимание. Распределите риски на три категории в соответствии с высокой, средней и низкой вероятностью наступления. Аналогичным образом следует поступить с оценкой последствий: они могут быть критическими, умеренными и незначительной. После оценки можно приступать к приоритизации рисков.

Наиболее приоритетными являются риски с высокой вероятностью наступления, тяжелыми и средними по тяжести последствиями. Им нужно уделить наибольшее внимание. Следующие по приоритету категории — риски со средней вероятностью наступления и умеренными последствиями. Рисками, вероятность наступления которых оценивается как низкая, а последствия несущественны, часто пренебрегают.

Методы управления рисками проекта

Теперь, когда вы выявили, оценили и ранжировали риски, пора переходить к управлению ими.

Существует четыре основные стратегии в отношении рисков:

• Избегание риска. Это способ уклониться от риска таким образом, чтобы не столкнуться с ним. Например, использовать продукцию только российского производства, которая не может попасть под санкции.
• Митигация или смягчение. Вы не можете гарантированно избежать риска, но в ваших силах снизить его последствия и/или вероятность наступления. Сюда относится закладывание резерва времени на реализацию новых для команды задач, регулярное отслеживание хода работ и проведение совещаний, внедрение механизмов контроля качества.
• Передача. Ответственность за часть рисков можно делегировать — например, при подключении к работе субподрядчика можно ввести штрафные санкции за нарушения сроков или качества работ и отразить их в договорных документах. Таким образом, при риске невыполнения работы в срок ответственность будет зеркально передана подрядчику. Это не исключает дополнительных репутационных или судебных рисков для самой компании, но смягчает последствия. А случай возникновения некоторых рисков можно прямо застраховать в страховой компании.
• Принятие риска. Риск учитывают, но ничего не предпринимают для его снижения или устранения. Обычно такой подход используется в отношении рисков, не влекущих за собой тяжелых последствий.

Для каждого из рисков нужно выбрать одну из стратегий реагирования или их комбинацию. В отношении наиболее масштабных и вероятных рисков можно и разработать план действий по минимизации, и частично передать риски третьей стороне. При выборе способа реагирования нужно учитывать цели и ценности компании, имеющиеся ресурсы, мнение заинтересованных лиц.

Как превратить риски в возможности

Риски — это отклонения от плана, но, невзирая на негативную коннотацию, они могут нести благоприятные изменения. Искать в рисках возможности, а не только проблемы и угрозы — это конструктивный подход, часто связанный с изменением мышления, умением посмотреть на ситуацию под другим углом, сместить фокус внимания и увидеть более полную картину. Для этого в каждом из рисков нужно постараться идентифицировать потенциальные выгоды, возможности для инноваций и улучшения процессов в проекте.

Например, поставщик подвел и не отгрузил сырье в заданные сроки, из-за чего производство простаивает. Можно использовать вынужденный перерыв для проведения техобслуживания оборудования и его модернизации, либо для обучения персонала, что улучшит качество работы и поможет быстрее изготовить продукцию после поступления сырья. Одновременно с этим имеет смысл найти новых поставщиков, а у того, кто подвел, потребовать скидку.

Поиск в рисках возможностей и потенциала для развития не отменяет проработку негативных сценариев, но помогает команде не фокусироваться на проблемах и уменьшить уровень стресса. Пользу можно найти не во всех рисках — например, если произошло крупное хищение, это серьезная проблема. Однако часть рисков действительно можно преобразовать в новые возможности — расширение рынка сбыта, выпуск инновационных продуктов и услуг, автоматизация рутинных задач, снижение зависимости от нестабильных контрагентов, нахождение альтернативных источников финансирования и проч.

Инструменты для управления проектными рисками

Расскажем про наиболее востребованные методики и технологии для управления рисками в проектной деятельности

• Матрица рисков — двумерная таблица для визуальной оценки и классификации рисков, где по оси X отмечается вероятность возникновения риска, а по оси Y его влияние. Матрица помогает понять, к наступлению каких рисков стоит подготовиться в первую очередь.
• Реестр рисков — структурированный документ, содержащий полный перечень выявленных рисков, их оценку, причины, последствия, вероятность и мероприятия по управлению. Реестр позволяет централизованно управлять рисками.
• SWOT-анализ — метод комплексной оценки факторов влияния на проект: анализ его сильных и слабых сторон, возможностей и угроз. Это помогает глубоко проанализировать возможности и ограничения проекта, обнаружить риски, которые не лежат на поверхности.
• Диаграмма Исикавы. Упорядочивает информацию, полученную во время мозгового штурма, визуализирует причинно-следственные связи, помогает систематизировать мысли и найти корни проблем. В центр диаграммы помещается анализируемый риск, вокруг него выстраиваются основные и второстепенные причины, способствующие его возникновению.

Сейчас, как никогда раньше, важна скорость обработки информации и реагирования на непредвиденные обстоятельства, поэтому управление рисками по максимуму автоматизируется. Если до начала проекта команда может уделить достаточное время комплексному анализу, то в ходе проекта принимать решения нужно будет быстро. В этом помогут инструменты автоматизации.

Специализированные программные решения

На платформе «1С:Предприятие» разработан ряд решений, позволяющих эффективно управлять рисками в совокупности с автоматизацией других участков проектной деятельности. Представим краткий обзор универсальных конфигураций, подходящих для любой специфики бизнеса и поддерживающих управление рисками.

Линейка решений «1С:PM Управление проектами»

Поддерживается автоматизация всех этапов управления рисками:

• идентификация;
• оценка;
• планирование мероприятий по работе с рисками;
• фиксация свершения рисков.

1С:Документооборот

Риски фиксируются в системе как контрольные точки, к которым прилагаются их качественные оценки — вероятность наступления и степень воздействия. Контрольные точки обеспечивают оперативную статистику по количеству и состоянию рисков, позволяют оценить их на стратегическом, тактическом и оперативном уровнях.

1С:ERP. Управление холдингом

Ее функционал позволяет:

• Регистрировать каждый риск в паспорте, где указаны общие сведения о риске, оценка риска, владелец, проставлены связи риска с документами, проекциями или целями, дано описание причин и последствий риска.
• Регламентировать уровень риска в зависимости от его вероятности и оценки ущерба.
• Планировать и согласовывать контрольно-предупредительные мероприятия и мероприятия-реакции.
• Вести учет и контроль мероприятий по управлению рисками, формировать отчеты по ним.
• Регистрировать инциденты, связывать их с зафиксированными рисками.
• Обосновывать расходы, используя риски как аналитику бюджета, оперативного плана или заявки на операцию.
• Детально анализировать расходы по рискам и понесенный ущерб.

Заключение

Несмотря на то, что наступление рисков не гарантированно, важно их распознать и подготовиться к наступлению рисковой ситуации. Если в ходе проекта возникает непредвиденная ситуация, подрывающая его стабильное течение, неизбежен стресс и хаотичный поиск решения, которое может оказаться не оптимальным. Совсем другое дело, если вы заранее выявили вероятность такой ситуации, продумали план B в случае ее наступления и готовы его применить. Тогда если и будут негативные последствия для проекта, то их масштаб окажется гораздо меньшим, чем при полной неготовности к риску. А в лучшем случае вы сможете обратить изменившиеся обстоятельства в свою пользу, найдя новые возможности и выйдя за рамки стереотипов.

Помогает в этом трансформация отношения к рискам и использование средств автоматизации для управления ими. Специалисты компании «Первый Бит» готовы поспособствовать вам в обоих направлениях. Мы проведем консультацию по всем интересующим вопросам, на ваших актуальных примерах поясним, как научиться видеть в рисках возможности, а не только угрозы. Проведем обследование, по результатам которого станет понятно, какая система управления рисками лучше всего вам подходит, и осуществим проект ее внедрения под ключ.