Автоматизация финансовых процессов

Задачи казначейства и бюджетирования в компании

Таким образом, бюджетирование и казначейство тесно взаимосвязаны, но у них разные цели и задачи. Бюджетирование сфокусировано на планировании и распределении ресурсов, а казначейство — на их фактическом движении. В ходе бюджетирования создаются финансовые планы для подразделений и проектов, осуществляется контроль их исполнения и оперативное выявление отклонений. Казначейство распределяет потоки денежных средств, мониторит проведение платежей, управляет размещением свободных средств, сигнализирует о рисках кассовых разрывов.

Зачем нужна автоматизация

К тому же работа в Excel несет высокие риски:

• ошибки в данных из-за невнимательности сотрудников;
• сложность выявления ошибок;
• недостаточный уровень защиты данных;
• потеря данных из-за сбоев или неправомерного доступа;
• использование неактуальных данных.

Автоматизация помогает компании выйти на новый уровень скорости, точности, гибкости и прозрачности процессов казначейства и бюджетирования.

Перечислим ее ключевые преимущества:

1. Сокращение финансовых, трудовых и временных ресурсов, затрачиваемых на управление денежными средствами и бюджетами.
2. Повышение точности планирования, прогнозирования и учета, прозрачности операций.
3. Централизация управления бюджетами и финансами, консолидация по группе компаний.
4. Корректный расчет финансовых и кредитных рисков.
5. Уменьшение рутинной нагрузки на сотрудников, минимизация ошибок, связанных с человеческим фактором, быстрая корректировка плана при выявлении в нем ошибок или неуспешности стратегии.
6. Надежный контроль движения денежных средств и расходов, недопущение кассовых разрывов и мошеннических операций.
7. Ускоренное согласования платежей и утверждение бюджетов.
8. Обоснованный подход к потребности в заемных средствах и кредитах.
9. Контроль за своевременным погашением задолженности.
10. Широкие аналитические возможности.

Автоматизация позволяет выполнять все процессы безошибочно и в несколько раз быстрее. Изучая отчеты и принимая решения, вы будете точно знать, что оперируете достоверными и актуальными данными.

Критерии выбора программного обеспечения

Также, как показывает наш опыт, при выборе важно обращать внимание на следующие критерии:

1. Функциональные возможности. Они должны соответствовать вашим текущим бизнес-процессам и потребностям в автоматизации.
2. Интеграция с другими системами. Если в ПО встроены штатные механизмы для интеграции с используемыми в вашей компании системами и сервисами, это упрощает процесс внедрения.
3. Безопасность и защита данных. Финансовая информация особо чувствительна, поэтому в системе должны быть реализованы механизмы разграничения доступа, многофакторной аутентификации, шифрования и т.п.
4. Удобство интерфейса. Сотрудники быстрее освоят работу в программе, интерфейс которой лаконичен и не перегружен лишними элементами.
5. Пользовательский опыт. Изучите отзывы о программном продукте. Наибольшую пользу представляют те из них, которые объективно освещают преимущества и недостатки системы.
6. Масштабируемость и поддержка роста бизнеса. По истории выпуска релизов вы сможете сделать вывод о том, насколько активно развивается продукт. Также этот вопрос можно обсудить с вендором или партнером напрямую.
7. Стоимость лицензии и внедрения. Совокупная стоимость владения системой включает расходы не только на приобретение лицензии и внедрение продукта, но и на обучение пользователей, сопровождение, обновление и доработку.
8. Техническая поддержка и сопровождение. Поинтересуйтесь, какие варианты сопровождения предлагает вендор, готов ли он взять эти вопросы на себя или предоставить рекомендацию партнеров.

Ниже мы представим обзор наиболее востребованных систем автоматизации казначейства и бюджетирования. Но если вы не готовы самостоятельно заниматься их изучением, анализом и сравнением характеристик, специалисты компании «Первый Бит» сделают это за вас. У нас большой опыт ведения проектов по автоматизации финансовых процессов, и мы по результатам обследования подберем ПО, максимально соответствующее вашим потребностям.

Обзор решений по автоматизации финансовых процессов

Объем и характер процессов казначейства и бюджетирования различается в зависимости от масштаба и специфики предприятия. Поэтому компанией 1С и ее партнерами разработан ряд решений по автоматизации, отражающих потребности разных видов компаний. Представим краткий обзор шести наиболее зрелых и востребованных систем, реализованных на платформе «1С:Предприятие».

1С:ERP Управление предприятием

Система комплексной автоматизации «1С:ERP Управление предприятием» содержит отдельные подсистемы: «Бюджетирование» для финансового планирования и «Казначейство» для управления платежами. Все подсистемы взаимосвязаны и работают с общими данными из единой точки доступа.

Функционал подсистемы «Бюджетирование» позволяет составлять финансовые планы на стратегическом, тактическом и операционном уровнях и осуществлять их оперативный контроль. Можно одновременно использовать неограниченное количество бюджетных моделей. Моделирование производится с учетом имеющихся ресурсов и возможностей по привлечению дополнительного капитала. При построении бизнес-модели ее можно детализировать вплоть до подразделений предприятия и гибко настроить, используя подчиненные бюджеты любого уровня сложности.

Реализованы следующие возможности бюджетирования:

• планирование оплат по планам продаж и закупок;
• учет данных из различных источников при построении бизнес-модели — хозяйственных операций, остатков и оборотов по плану счетов и т.д.;
• автоматическое заполнение документов планирования аналитик по партнерам, контрагентам, договорам, статьям движения денежных средств;
• раздельное планирование оплат на аванс и оплату после отгрузки;
• оперативный контроль над расходованием денежных средств по любым аналитикам в момент формирования заявки на их выплату;
• сравнение прогнозных и фактических данных по различным сценариям с расчетом отклонений и оценкой итоговых сумм;
• скользящее планирование;
• поэтапное формирование регламентов бюджетирования;
• постановка задач и контроль их выполнения.

Подсистема «Казначейство» в 1С:ERP предназначена для автоматизации управления денежными средствами и контроля над платежами.

Для этого предназначены функции:

• формирование платежного календаря на основании планируемых поступлений и расходов;
• оформление заявок на расходование и управление ими с помощью статусов;
• установление и контроль лимита расходования денежных средств по предприятию или по подразделениям;
• учет кассовых ордеров и денежных документов;
• отражение процесса инвентаризации наличных средств;
• формирование кассовых книг;
• ведение нескольких банковских счетов, в том числе открытых за рубежом;
• обмен платежными документами с банками;
• учет и контроль средств, выданных подотчетным лицам;
• оценка состояния взаиморасчетов и анализ обязательств между предприятием и его контрагентами;
• контроль дебиторской и кредиторской задолженности;
• учет кредитов, депозитов и займов;
• учет операций эквайринга.

1C:ERP. Управление холдингом

Подсистема «Корпоративное бюджетирование» позволяет решить задачи:

• создание наглядной организационно-финансовой структуры ЦФО с возможностью гибкого управления составом группы;
• планирование бюджетов в сводных таблицах, интерфейс которых схож с MS Excel;
• разработка бюджетных моделей любой сложности во встроенном конструкторе с использованием пяти ключевых измерений и шести дополнительных аналитик;
• автоматическая реорганизация ранее введенных данных при изменении аналитик;
• моделирование сценариев «Что если?»;
• применение методов планирования от достигнутого, «от пустографки», способом обратного распределения, по профилю сценария и т.д.;
• гибкая настройка маршрутов согласования, включая упрощенное согласование без входа в систему;
• визирование и комментирование бюджетов или отдельных показателей;
• импорт файлов консолидационных пакетов из файлов MS Excel, внешних баз, текущей базы 1С;
• управление бюджетным процессом множества ЦФО в виде наглядной последовательности этапов с возможностью их пакетной обработки;
• многомерный интерактивный анализ данных с различных ракурсов и с разной детализацией;
• расчет, сравнение и оценка KPI инвестирования по данным бюджетов проектов.

Подсистема «Корпоративное казначейство» в «1С:ERP УХ» содержит функционал для централизованного управления финансами.

В дополнение к возможностям казначейства в «1С:ERP», она позволяет:

• гибко управлять лимитами БДДС;
• обслуживать полный жизненный цикл коммерческих договоров и договоров финансирования, заполнять их по шаблонам;
• управлять обязательствами по расходным и доходным договорам, в том числе валютным;
• использовать финансовые инструменты для привлечения и размещения средств;
• учитывать обеспечения договоров в форме аккредитивов, банковских гарантий, залогов и поручительств;
• рассчитывать графики платежей на основании параметрических платежных условий и договоров финансирования;
• управлять ликвидностью и финансовыми рисками;
• выполнять краткосрочное, среднесрочное и долгосрочное планирование;
• контролировать лимиты и резервы.

1С:Управление холдингом

Бит.Финанс

В начале рассмотрим возможности казначейских процессов:

1. Согласование заявок на расходование средств по заранее разработанным маршрутам в 1С, мобильном приложении, через email или Telegram.
2. Установка и контроль лимитов, поддержание неснижаемого остатка по счету или кассе.
3. Учет кредитов, депозитов и займов.
4. Автоматизированное рабочее место казначея.
5. Составление интерактивного платежного календаря с детализацией по статьям оборотов, реестра платежей.
6. План-фактный анализ расходования и поступления денежных средств.
7. Учет денежного потока и остатков по счету и кассе.
8. Контроль отражения факта БДДС.
9. Формирование платежных документов на основе согласованных заявок на расходование денежных средств.
10. Визирование реестра платежей по любым алгоритмам.
11. Составление отчетности по текущим и неснижаемым остаткам, о движении денежных средств, по контрольным значениям бюджетов, план-фактной аналитики по заявкам, поступлениям, прогнозам платежей.

Формирование бюджетов и автоматический сбор фактических данных производится с помощью функций:

• настройка бюджетных моделей, процессов и регламентов;
• создание, согласование и консолидация операционных, вспомогательных и мастер-бюджетов;
• поддержка мультивалютности;
• многосценарное бюджетное планирование, в том числе на основе данных прошлых периодов;
• прогнозирование исполняемости бюджетов;
• согласование и консолидация бюджетов;
• установка контрольных значений по бюджету;
• распределение плановых и фактических данных по произвольным базам;
• план-фактный анализ исполнения бюджетов, отклонений, расходования лимитов, статей, остатков и т.п.;
• разграничение финансовой ответственности по ЦФО, проектам, направлениям деятельности, видам статей.

1С:Управление торговлей 8

Решение «1С:Управление торговлей» предназначено для предприятий, занимающихся оптовой или розничной торговлей. Функционал «1С:УТ» частично повторяет «1С:ERP»: в частности, подсистема «Казначейство» идентична одноименной подсистеме в «1С:ERP». Бюджетирование реализовано частично в подсистеме «Бюджетирование и планирование». Ее функционал позволяет составлять и корректировать бюджеты, отслеживать их исполнение, разделять бюджеты по различным ЦФО, анализировать расхождения.

1С:Комплексная автоматизация

Реализованы возможности:

• планирование;
• постановка целей;
• ведение оперативного, кадрового, регламентированного учета;
• мониторинг финансово-хозяйственной деятельности;
• анализ план-фактных отклонений.

Не предусмотрено поддержки зависимых бюджетов, план-фактного и комплексного анализа бюджетов, постановки задач, отслеживания процессов бюджетирования, учета выпуска продукции из давальческого сырья и некоторых других опций.

Этапы внедрения системы автоматизации

При внедрении системы автоматизации казначейства и бюджетирования важно не пропустить ни один из ключевых этапов:

1. Анализ текущих процессов компании.
2. Постановка целей автоматизации и формирование требований к системе.
3. Выбор решения и поставщика для внедрения и сопровождения.
4. Установка и настройка решения, выполнение интеграций и доработок.
5. Тестирование и обучение сотрудников
6. Запуск системы и организация его технической поддержки.

Все эти этапы можно делегировать интегратору. Специалисты компании «Первый Бит» проконсультируют вас по всем интересующим вопросам, проведут аудит и на его основе подберут подходящий для вашей компании инструмент автоматизации.

Заключение

Из обзора решений для автоматизации финансовых процессов можно сделать предварительный вывод о том, какая система станет оптимальной для вашей компании. Для крупных моно-предприятий рекомендуем в первую очередь рассмотреть «1С:ERP» и «Бит.Финанс», для групп компаний — «1С:ERP УХ», «Бит.Финанс/Холдинг» и «1С:УХ» в зависимости от планируемых масштабов автоматизации. Для малого и среднего бизнеса могут подойти «1С:КА» или «1С:УТ», но функционал по бюджетированию в них ограничен, поэтому имеет смысл обратить внимание на конфигурации «Бит.Финанс/ПРОФ» и «Бит.Финанс/Управленческий учет».

Наша практика показывает, что инвестиции, вложенные в автоматизацию, достаточно быстро окупаются. Управляемость финансовых потоков растет, ошибки и издержки уменьшаются, потребность в срочном привлечении заемных средств минимизирована. Сотрудники получают возможность сконцентрироваться на интеллектуальных задачах и развитии бизнеса.