Казначейство в 1С:ERP

Модуль Казначейства в 1С:ERP - это прежде всего единое рабочее место по управлению финансами организации. Здесь есть информация не просто о текущих наличных и безналичных денежных средствах, но данные о финансовых обязательствах и, соответственно, об ожидаемых поступлениях и обязательных выбытиях.

Казначей может прогнозировать финансовые потоки на ближайший период, уверенно опираясь на полноту данных вне зависимости от того, какой первичный документ внесён в систему. Это позволяет принимать решения о привлечении дополнительного финансирования или размещении избытков денежных средств.

Единое место управления также позволяет осуществлять бюджетный контроль всех финансовых потоков организации и оперативно принимать меры в случае возникновения проблем.

Для эффективного управления денежными средствами предприятия, планирования графиков платежей и контроля их своевременного исполнения в 1С:ERP используется платежный календарь.

Платежный календарь формируется автоматически на основе данных о планируемых поступлениях от клиентов, выплатах поставщикам, а также прочих ожидаемых поступлениях и расходах денежных средств.

С помощью платежного календаря можно:

1. Построить прогноз движения денежных средств на основании текущих остатков, обязательств по оплате и прогнозов поступлений

2. Проконтролировать плановые оплаты с точки зрения бюджетных ограничений

3. Проконтролировать плановые потоки с точки зрения юридических обязательств

4. Сбалансировать денежный поток, в том числе:

• перераспределить плановые оплаты по времени, с учетом обязательств и приоритетов;
• перераспределить средства между расчетными счетами, кассами;
• запланировать размещение излишков или привлечение кредита.

Для унификации работы с платежами в 1С:ERP используется документ Заявка на оплату. Заявка на оплату формируется вручную или на основании документа, формирующего плановую или фактическую задолженность. При формировании заявки на оплату из документа в ней наследуются данные в том числе по договорным обязательствам: валюте и графику платежей. 

Использование Заявок на плату позволяет сформировать единообразную процедуру планирования, контроля и согласования платежей. При этом в 1С:ERP наследуются связи между документами, плановая дата оплаты (по календарю платежей) и факт оплаты отображается в том числе в исходном документе.

Использование заявок на расходование денежных средств позволяет:

• зафиксировать потребность подразделений в денежных средствах;
• планировать расходование средств и формировать платежный календарь;
• предотвратить несанкционированные выплаты;
• отражать платежные потребности согласно требованиям ФЗ № 275-ФЗ;
• фиксировать распределение денежных средств по счетам;
• контролировать допустимые объемы расходования денежных средств.

В системе реализована возможность контроля лимитов расходования денежных средств.

Для этого предусмотрены различные инструменты, которые позволяют:

• планировать необходимую сумму для финансирования расходов конкретных подразделений;
• устанавливать объемы средств, доступных к расходованию по каждой статье движения денежных средств;
• снижать общий уровень расходов и эффективно их контролировать;
• Контроль лимитов может осуществляться как для всей компании в целом, так и по отдельным подразделениям или организациям.

Превышение лимитов контролируется на этапе согласования заявки на расходование денежных средств. Если возникает необходимость потратить сумму, превышающую установленный лимит по определённой статье движения денежных средств (ДДС), это отражается в заявке с помощью признака «Сверх лимита».

Для контроля расходования средств в рамках установленных лимитов используется отчет «Лимиты расхода денежных средств». В нем отражаются установленные лимиты, фактические расходы и информация о том, по каким статьям ДДС лимиты превышены или, наоборот, израсходованы не полностью.

Инструменты лимитирования позволяют устанавливать и контролировать допустимые объемы расходов денежных средств, что особенно актуально при финансовом планировании вне системы бюджетирования.

Если же в компании используется система бюджетирования, становятся доступны расширенные механизмы контроля лимитов по дополнительным аналитикам (например, партнер, договор и другие), а также по периодам, отличным от месяца — кварталу, году или неделе.

Учет наличных денежных средств в системе осуществляется с помощью кассовых ордеров.

Рабочее место по работе с приходными кассовыми ордерами предоставляет доступ к списку распоряжений на поступление наличных, что значительно упрощает процесс их оформления.

Пользователь может быстро формировать приходные кассовые ордера для различных типов операций, таких как:

• поступление оплаты через кассу ККМ;
• оплата от клиента;
• поступление средств от другой организации;
• возврат наличных от подотчетного лица;
• возврат оплаты от поставщика и другие операции.

Для оформления выдачи наличных используется рабочее место «Расходные кассовые ордера», где отображается список распоряжений на выдачу средств. Это позволяет быстро создавать расходные ордера по операциям: выдача в кассу ККМ, сотруднику под отчет, оплата поставщику, возврат клиенту и др. Основанием для выдачи могут служить заявки на расходование средств.

Система также поддерживает оформление перемещений между кассами, операций по инкассации и конвертации валюты. Реализована работа с контрольно-кассовой техникой согласно 54-ФЗ.

Инвентаризация наличных денежных средств

Для проведения инвентаризации наличных денежных средств в кассах предприятия используется специализированный инструмент — «Инвентаризация наличных денежных средств». Он позволяет зафиксировать учетные и фактические остатки, а также оформить выявленные излишки или недостачи. По итогам инвентаризации формируется акт по форме ИНВ-15.

Формирование кассовых книг

Формирование кассовых книг производится отдельно для каждой организации и каждого обособленного подразделения, независимо от их выделения на отдельный баланс.

Контроль и анализ всех операций с наличными денежными средствами обеспечиваются с помощью отчетов: «Движения денежных средств», «Ведомость по денежным средствам» и «Контроль операций с денежными средствами».

Прикладное решение поддерживает ведение нескольких банковских счетов, включая счета, открытые за рубежом с использованием формата IBAN и печатью международных банковских реквизитов.

Также реализовано управление денежными средствами для участников гособоронзаказа согласно требованиям 275-ФЗ.

Для работы с безналичными платежами используется универсальное рабочее место «Безналичные платежи», которое позволяет фиксировать все операции по поступлению и списанию средств с расчетных счетов, а также подтверждать регистрацию платежей по данным банковской выписки (статус «Проведено банком»).

Для учета поступления денежных средств на расчетный счет используются документы «Поступление безналичных ДС». С их помощью можно зафиксировать такие типовые операции, как:

• поступление оплаты от клиента;
• поступление от другой организации;
• сдача наличных в банк;
• погашение займа контрагентом;
• прочие поступления и др.

Списание денежных средств с расчетного счета оформляется с помощью документов «Списание безналичных ДС» с указанием типа операции, например:

• оплата поставщику;
• выдача подотчетнику;
• таможенный платеж;
• прочий расход;
• выдача займа контрагенту и др.

В программе реализован сервис, обеспечивающий электронную передачу платежных документов в банк и автоматический прием банковских выписок по расчетному счету.

Передача документов возможна следующими способами:

Обмен через файл «1С:Предприятие-Клиент банка» — платежные документы выгружаются в файл в одном из двух форматов:

• 1CClientBankExchange (формат 1С);
• ISO20022 (международный стандарт).

Затем файл загружается в систему Клиент-банк. Указание файлов выгрузки и загрузки можно уточнить в процессе обмена.

DirectBank (прямой обмен данными) — позволяет передавать платежные документы напрямую из 1С:Предприятия 8 в банк без промежуточных файлов. 

Преимущества:

• управление всеми расчетными счетами прямо из 1С;
• безопасность благодаря подписанию документов в 1С;
• единый интерфейс для всех банков;
• отправка платежей и получение выписок одной командой.

В режиме DirectBank также возможен прямой обмен валютными операциями: поступления и списания в иностранной валюте, конвертация, валютный контроль и обмен подтверждающими документами в соответствии с требованиями законодательства (ФЗ № 173-ФЗ и Инструкция Банка России № 181-И).

Все эти операции выполняются через рабочее место «Безналичные платежи».

В программе реализована возможность учета денежных средств, выданных подотчетным лицам, с поддержкой как наличных, так и безналичных расчетов.

Можно отражать операции по закупке товарно-материальных ценностей, а также прочим и командировочным расходам. Все расходы подотчетных лиц подтверждаются документами «Авансовый отчет», которые позволяют контролировать суммы расходов и наличие перерасхода по выданным средствам.

Для комплексного контроля расчетов с подотчетными лицами в системе предусмотрены специальные отчеты.

С помощью этих отчетов можно:

• отслеживать выданные подотчетному лицу авансы;
• анализировать закупки через подотчетных лиц по целям выдачи средств;
• фиксировать случаи перерасхода денежных средств;
• контролировать суммы использованных и возвращенных авансов;
• выявлять незавершенные операции с наличными и безналичными деньгами;
• получать рекомендации по дальнейшим действиям (например, оформить авансовый отчет или выдать новую сумму подотчетнику);
• контролировать остаток задолженности подотчетного лица и сроки отчета по выданным суммам.

В программе реализована возможность планирования командировок сотрудников и учета связанных с ними расходов. Поддерживается интеграция с сервисом Smartway, что позволяет бронировать билеты, гостиницы, трансферы и работать с авансовыми отчетами. Оформленные в Smartway бронирования могут быть автоматически загружены в систему для дальнейшей обработки и учета.

В деятельности компании регулярно используются денежные документы, такие как оплаченные авиа- и железнодорожные билеты, путевки, талоны на ГСМ. 

Денежные документы подтверждают факт оплаты и предоставляют право на получение товаров, работ или услуг, обычно оформляются на бланках строгой отчетности (БСО).

В рабочем месте «Денежные документы» осуществляется контроль остатков и учёт движения денежных документов, а также оформление соответствующих операций.

Подсистема взаиморасчетов предназначена для оценки состояния и анализа взаимных обязательств между предприятием и его контрагентами. Она позволяет учитывать как фактическую, так и планируемую задолженность, вести взаиморасчеты с детализацией до договора, заказа, накладной или платежного документа, использовать различные валюты, отражать операции взаимозачетов и списания задолженности.

Система поддерживает оформление и согласование актов сверки взаиморасчетов, анализ состояния расчетов, выявление просроченной задолженности. Ведется раздельный учет взаиморасчетов по партнерам (для управленческого учета) и по контрагентам (для регламентированного учета), что особенно важно для работы с корпорациями, состоящими из нескольких юридических лиц.

Условия расчетов (валюта, детализация, порядок оплаты) настраиваются в договоре или соглашении. В зависимости от потребностей можно вести взаиморасчеты с различной детализацией: по договорам, по заказам, по расчетным документам, с учетом авансов и долгов по накладным. Порядок оплаты формируется на основании графиков, которые зависят от выбранного варианта детализации расчетов.

Для анализа текущего состояния взаиморасчетов, суммы долгов, просроченной задолженности, а также сумм к оплате, отгрузке или получению в системе доступны разнообразные отчеты: «Ведомость расчетов с клиентами», «Задолженность клиентов», «Задолженность клиентов по срокам», «Сверка расчетов» и другие.

В системе предусмотрено формирование отчетов по дебиторской и кредиторской задолженности с анализом данных по различным интервалам задолженности.

Можно использовать как стандартные интервалы, принятые на предприятии, так и самостоятельно настраивать любое количество собственных интервалов для детализации отчетности.

Для анализа задолженности доступны следующие отчеты:

• «Задолженность клиентов по срокам» (дебиторская задолженность) — позволяет отслеживать текущее состояние, выявлять клиентов с наибольшей просрочкой по выбранным интервалам
• «Задолженность поставщикам по срокам» (кредиторская задолженность) — контролирует состояние и длительность просроченной задолженности перед поставщиками с разбивкой по интервалам
• «Досье партнера» (при использовании одного варианта классификации задолженности)

Данные отчеты могут отображаться в виде таблиц и диаграмм для удобного анализа просроченной задолженности по срокам.

В системе предусмотрена возможность отражения операций взаимного погашения дебиторской и кредиторской задолженности по нескольким партнерам.

При оформлении взаимозачета можно проводить следующие операции:

• Перенос аванса клиента — объединение авансов, поступивших по разным объектам расчетов, на один
• Перенос долга клиента — объединение задолженности клиента по нескольким объектам расчетов на один
• Перенос аванса поставщику — объединение ранее выданных авансов по разным объектам расчетов
• Перенос долга поставщику — объединение задолженности перед поставщиком по разным объектам расчетов
• Взаимозачет по встречным обязательствам — зачет задолженности между компанией и контрагентом, если он одновременно выступает и клиентом, и поставщиком; операция отражается в рамках одной организации и одного контрагента
• Произвольный взаимозачет — перенос авансов и долгов между любыми нужными объектами расчетов

Эти операции позволяют гибко управлять задолженностями и оперативно отражать их зачеты в учете.

В системе предусмотрена возможность отражения операций списания задолженности, возникшей в результате хозяйственных операций между предприятием и его клиентами или поставщиками.

Для контроля состояния взаиморасчетов между организацией и юридическим лицом партнера за выбранный период используется инструмент «Сверка взаиморасчетов». Сверку можно проводить с детализацией по партнерам и объектам расчетов.

Актуальный статус сверки отображается в документе, что позволяет отслеживать этапы процесса.

Для анализа проведенных сверок и выявления расхождений между данными организации и клиента применяется отчет «Сверка расчетов».

В системе предусмотрены инструменты для учета кредитов, депозитов и займов. Можно:

• вводить начальные остатки по кредитным и депозитным договорам;
• регистрировать новые договоры с учетом параметров погашения, начисления процентов и комиссий;
• рассчитывать и отражать ежемесячные суммы процентов и комиссий по каждому договору;
• вести график начислений и выплат по кредитам и депозитам;
• анализировать обязательства предприятия по кредитным договорам.

Для формирования прогноза движения денежных средств система поддерживает учет по вариантам графиков. Графики можно создавать вручную или загружать из внешних файлов.

Эти данные используются для автоматического формирования заявок на расходование средств, а также для расчета доходов и расходов по процентам и комиссиям.

При оформлении начислений по кредитам, депозитам и займам поддерживаются следующие операции:

• начисления по полученным кредитам и займам;
• начисления по депозитам;
• начисления по выданным займам.

В системе реализована возможность корректировки задолженности по кредитам и займам. Можно списывать или начислять задолженность на статьи доходов, расходов, а также на статьи активов и пассивов. Возможна регистрация взаимозачетов и перевод задолженности между кредитами/займами и контрагентской задолженностью с использованием промежуточных статей активов и пассивов.

В системе поддерживается учет операций эквайринга — оплата платежными картами и через интернет-эквайринг.

Возможны следующие сценарии:

• Прием оплаты в интернет-магазине через различные платежные системы: банковской картой, Яндекс.Деньги, PayPal и др
• Информация об оплатах выгружается с сайта и загружается в учетную систему
• Использование эквайринговых терминалов не является обязательным и описывается в договоре при необходимости

Эквайринговые операции (оплата платежными картами) оформляются с указанием договора эквайринга и эквайринговых терминалов.

Для учета платежей через эквайринговые терминалы их необходимо зарегистрировать в списке торгового оборудования и, при необходимости, подключить к рабочему месту кассира. Возможна и автономная работа терминалов без автоматической связи с кассой.

В системе реализованы следующие возможности:

• зачисление полученных по эквайрингу платежей за вычетом комиссии;
• регистрация отчётов по эквайринговым операциям, полученных из банка по итогам отчетного периода;
• автоматическая загрузка банковских отчетов по эквайрингу;
• сверка итоговых данных по эквайрингу;
• оформление возвратов денежных средств по эквайринговым операциям.

1C:ERP обладает развитым функционалом в части управления денежными средствами, но стоит обозначить ситуации, когда функционала может быть недостаточно прежде всего из-за ограничения ERP как класса систем.

Ограниченный период планирования

Формирование платежного календаря в системах класса ERP строится на данных документов, что ограничивает период планирования (пока нет заказа, нет информации о плановом платеже). 1С:ERP может для платежей кроме данных документов использовать данные из планов (бюджетов), но этой информации может оказаться недостаточно. В таком случае стоит рассмотреть дополнительно использование функционала планирования в решение класса CPM 1С:УХ или комплексное решение 1С:ERP УХ.

Акцент на управления финансами одной компании

1С:ERP акцентирована на управление финансами одной компании. В случае необходимости управления финансами группы (в том числе для использования cash pool) нужно рассмотреть специализированное решение казначейства для группы, например казначейство в 1С:УХ.