Бюджетирование в 1С:ERP и управление финансами

В программе реализован удобный набор инструментов для моделирования будущего финансового состояния компании с учетом текущих ресурсов и вариантов привлечения дополнительного капитала. 

При построении бизнес-модели доступны следующие возможности:

• Регулируемая глубина детализации — вплоть до отдельных организаций и подразделений
• Индивидуальная настройка каждой модели с использованием подчинённых бюджетов любой сложности
• Возможность одновременного ведения неограниченного числа моделей

Планирование оплат осуществляется на основе планов продаж и закупок. Интеграция бюджетирования с другими функциональными разделами системы позволяет учитывать информацию из различных источников, таких как планы продаж, закупок или производства. Программа автоматически заполняет аналитические реквизиты — данные по партнерам, контрагентам, договорам, статьям движения денежных средств — из документов планирования, связанных с торгово-закупочной деятельностью. Также поддерживается как планирование оплат по выбранным статьям бюджета, так и отдельное планирование авансовых и окончательных платежей после отгрузки.

Система обеспечивает оперативный контроль за расходованием денежных средств уже на этапе формирования заявки на выплату.  

Существует несколько видов лимитов:

• Разрешающий лимит — позволяет провести заявку на расходование средств, если сумма не превышает установленный лимит; при превышении лимита проведение заявки автоматически блокируется.
• Дополнительно ограничивающий лимит — дает возможность задавать дополнительные ограничения, например, установить лимит как по конкретной статье движения денежных средств, так и отдельно на определенного партнера.
• Информационный лимит — при превышении лимита пользователь получает уведомление, однако проведение заявки не блокируется.

Контроль движения денежных средств может настраиваться на любой период — день, неделю, месяц, квартал, полугодие или год — и учитывать различные аналитические разрезы, например, статьи движения денежных средств, партнеров, подразделения и другие параметры, которые доступны в документе заявки.  

Сравнение фактических и плановых данных

Для анализа финансового состояния система позволяет сравнивать прогнозные, плановые и фактические показатели предприятия. Это осуществляется в рамках бизнес-модели с возможностью использования разных сценариев (например, базовый квартальный план и квартальный план с учетом внешних факторов), а итоговые показатели рассчитываются в различных валютах: валютах операций, сценариев, управленческого или регламентированного учета.

Источниками фактических данных для сопоставления с плановыми могут быть:

• Оперативный учет, где источником данных выступают хозяйственные операции с возможностью точного определения источника суммы
• Регламентированный или международный учет, использующий остатки и обороты по счетам соответствующих планов счетов
• Произвольные данные, что позволяет гибко настраивать схему получения любых фактических данных, доступных в учетной системе

В подсистеме «Бюджетирование» реализована поддержка скользящего планирования. Особенность этого подхода заключается в том, что период планирования последовательно сдвигается на величину, равную выбранной периодичности. После завершения каждого планового периода ранее составленные планы корректируются, а вперед добавляются новые периоды — таким образом, сохраняется установленное количество плановых периодов. Например, если используется помесячное планирование на три месяца вперед, то каждый новый месяц план уточняется и продлевается еще на один период, чтобы всегда оставались актуальные данные на три следующих месяца.

В подсистеме доступны три основных типа бюджетных отчета:

• Бюджет — отображает исключительно плановые показатели, позволяя оценивать структуру и состав бюджета на выбранный период
• Сравнение сценариев — дает возможность сравнивать различные планы между собой, анализировать и контролировать отклонения по отдельным статьям бюджета
• План-фактный анализ — позволяет сравнивать плановые значения выбранного сценария с фактическими данными за отчетный период

Использование этих отчетных форм дает широкие аналитические возможности: можно выполнять анализ по принципу «план-факт» или «план-план», рассчитывать отклонения в денежном выражении и процентах, что способствует более точному контролю и оценке эффективности управления финансами.

Ведение бюджетной компании на предприятии может быть организовано за счет автоматизации управленческих процессов. Регламенты бюджетирования оформляются в виде четкой последовательности этапов бюджетного процесса с назначением задач ответственным сотрудникам и контролем выполнения.

В системе бюджетный процесс описывается через бюджетные этапы, которые включают ввод плановых данных, расчет и утверждение бюджетов, контроль исполнения планов, а также проведение факторного и план-фактного анализа. Для каждого этапа назначаются конкретные исполнители, что позволяет отслеживать персональную ответственность за выполнение поставленных задач.

Система предусматривает возможность направления задач исполнителям на электронную почту и автоматического контроля их выполнения, что обеспечивает прозрачность и эффективность процесса бюджетирования.

Для удобства контроля за своевременным выполнением задач бюджетного процесса в системе предусмотрено специальное рабочее место — «Монитор бюджетного процесса».

Главное преимущество этого инструмента — компактное и наглядное отображение больших объемов данных, что значительно упрощает визуальную оценку текущей ситуации и ускоряет принятие управленческих решений. Благодаря визуальным средствам можно быстро определить отклонения от намеченных задач, выявить задержки на этапах бюджетной кампании, установить их причины и своевременно принять меры для повышения эффективности работы.

Дополнительно, «Монитор бюджетного процесса» позволяет оперативно обнаруживать возможные конфликты, связанные с нарушением нормативных сроков выполнения бюджетных задач. Например, если планирование инвестиционного бюджета на следующий месяц не будет завершено к его началу, это будет видно в системе. Инструмент также предоставляет возможность проводить комплексную оценку загруженности сотрудников, участвующих в бюджетном процессе, и анализировать объемы порученных им задач.