Управление закупками в 1С:ERP

ERP позволяет рассчитывать актуальную потребность в закупке с учетом запасов, плановых поступлений и ожидаемого потребления. Расчет потребностей можно осуществлять с учетом плановых страховых запасов и с учетом времени поставки. Расчет потребности поможет как избежать перекупа, так и избежать провалов. 

Планирование потребностей может быть использовано как для составление планов (стратегический, тактический уровень), так и в оперативном режиме, для контроля текущей работы. В режиме контроля механизм выявляет разрывы между продажами, производством и закупками, позволяет организовать оперативное взаимодействие между подразделениями.

ERP позволяет вести данные по поставщикам, при этом возможно выделение как юридических лиц, так и управленческих структур, которые могут как объединять несколько юрлиц, так и находиться формально под одним  юрлицом. Закупки в в ERP интегрированы с CRM, что позволяет вести как сложные отношения любого типа, так и накапливать историю взаимодействий, не только документарных. История взаимодействий, включая рекламации и качество поставок, позволяет анализировать и приоритезировать поставщиков для закупок.

Для документарного обеспечения по поставщикам задаются условия взаимодействия, ведутся договора, дополнительные соглашения и другие правоопределяющие документы.

ERP позволяет вести текущие цены и условия работы с поставщиками, что позволяет не проводить запросы условий, что ускоряет (не нужно запроса предложений) и упрощает процесс выбора. Текущие условия могут вестись вручную, загружаться пользователем из Excel и автоматически обновляться при использовании EDI.

Для фиксации цен поставщиков используется механизм прайс-листов, при этом возможно ведение нескольких одновременно действующих прайс-листов с разными условиями применимости. Прайс-листы можно вести как в собственной номенклатуре, так и совмещая с номенклатурой поставщика, при необходимости устанавливая соотношения для новых позиций. Система позволяет вести прайс-листы не только конкретных поставщиков, но более абстрактные позиции, например, средние цены по определенным площадкам, что помогает при оценке условий закупа.

Для каждого поставщика можно зарегистрировать актуальные цены в виде прайс-листа в рамках соответствующего соглашения и с учетом различных условий. Цены фиксируются только для тех товаров, которые сопоставлены с позициями внутренней базы. Загрузка прайс-листов может осуществляться автоматически из файлов, размещенных на сайте поставщика, с помощью внешней обработки. Кроме того, в системе можно регистрировать не только цены закупаемых товаров, но и цены конкурентов.

Для фиксации условий закупок используется специальный элемент — соглашение об условиях закупок. С его помощью можно указать поставщика, определить порядок и этапы оплаты, выбрать схему работы по договорам, задать сроки и склад поставки товаров. На основе соглашения с поставщиком может быть оформлен соответствующий договор, который формируется автоматически по данным, указанным в соглашении.

Для фиксации предварительных договоренностей с поставщиками по условиям, срокам поставки и оплате используется документ «Заказ поставщику». Он позволяет организовать закупочный процесс, контролировать выполнение обязательств поставщика и отслеживать собственные платежи.

Заказы поставщикам могут формироваться автоматически на основе расчета потребностей компании (с учетом сроков поставки, уровня запасов и других параметров), а также 1-в-1 на основании заказов покупателей. При оформлении заказа все основные условия закупки (валюта, вид цены, параметры оплаты, договоры) подставляются автоматически из соглашения с поставщиком.

При формировании заказа поставщику в зависимости от условий рассчитываются плановые даты оплаты. Сама процедура оплаты зависит от организации процесса на конкретном предприятии и может быть осуществлена как непосредственно в связи с Заказом поставщику, так и через Заявку на оплату.

Вне зависимости от выбранного процесса закупщик прямо в Заказе видит информацию об осуществлении оплаты, а плановая дата оплаты попадает в платежный календарь.

Плановые даты поступления товаров по Заказу поставщика включаются в процедуру контроля поставок и могут быть заранее доступны складу для осуществления приемки.

ERP поддерживает несколько вариантов приемки, это может быть и доверительная приемка по заранее полученным (в том числе через интеграцию) упаковочным листам, и приемка с полной идентификацией и пересчетом, когда кладовщик принимает позиции, не имея информации ни о номенклатуре, ни о количестве.

Поставка по Заказу поставщику может быть осуществлена одной или несколькими приемами, с документальным оформлением каждой приемки документом «Приобретение товаров и услуг».

В процессе приемки могут быть выделены отдельные партии продукции, осуществлена приемка по серийным номерам, произведен учет для маркированных товаров.

В случае необходимости проверки по качеству принимаемые партии автоматически блокируются, лаборатория получает задание на проверку.

Договор поставки №45 (Закупка)

Приобретение товаров и услуг

Приобретение товаров и услуг

В процессе приемки может возникнуть расхождения: когда поставляемый товар по каким-то характеристикам и/или цене не соответствует заказанному. 

ERP позволяет обрабатывать расхождения по нескольким схемам, но в общем случае Кладовщик фиксирует фактические данные поступления, а решения по дальнейшим действиям принимаются Закупщиком. В системе фиксируются дальнейшие действия, такие как пересорт, возврат, корректировки, и т.п. 

В случае наличия проблем в ERP может быть зафиксирована Претензия и назначены ответственные по выяснению причин. По результатам разбора итоговые документы фиксируются в связи с Претензией и могут быть учтены в дальнейшей работе с поставщиком.

В системе поддерживаются различные варианты учета поставки импортных товаров:

• поставка товаров с зарегистрированным фактом таможенного оформления;
• поставка товаров, требующих таможенного оформления;
• поставка товаров из стран ЕАЭС.

Ведется автоматический учет номеров грузовых таможенных деклараций (ГТД) и стран происхождения. Для товаров с уже оформленной таможней процедура ввода аналогична обычной поставке, с добавлением ГТД и страны происхождения. Все связанные с импортом расходы отражаются как дополнительные и могут включаться в себестоимость товаров или распределяться на направления деятельности.

Если товар требует таможенного оформления, фиксируются как поставка, так и прохождение таможни, с возможностью отслеживания этапов с помощью статусов. При поступлении и дальнейшем движении импортных товаров реализован контроль номеров ГТД, возможно оформление одной или нескольких таможенных деклараций на одну поставку.

Оплата таможенных расходов может производиться авансом или после оформления, напрямую или через таможенного брокера.

Для закупок из стран ЕАЭС предусмотрены операции:

• регистрация поставки;
• подача заявления на оплату налогов в ФНС;
• оплата налогов;
• подтверждение оплаты;
• перечисление оплаты поставщику.

В системе поддерживается учет импортных товаров, включенных в Национальную систему прослеживаемости. Цепочка прослеживаемости начинается с момента ввоза товара в Россию и отслеживается до его продажи, вывоза или выбытия.

Партионный учет ведется по коду ТН ВЭД (10 знаков), а также с использованием кодов ОКПД2 для упрощения идентификации таких товаров. Все операции с прослеживаемыми товарами фиксируются по регистрационному номеру партии товара (РНПТ):

• Для товаров, оформленных по декларации, РНПТ создается на основе регистрационного номера декларации и порядкового номера товара
• Для товаров, включаемых по уведомлениям об остатках или ввозе из ЕАЭС, РНПТ присваивается системой автоматически

РНПТ отображается в счетах-фактурах или отгрузочных документах и передается покупателю. Единицы измерения прослеживаемости могут отличаться от единиц в первичных документах.

Для операций без оформления счета-фактуры необходимо подавать отчет об операциях, в том числе для организаций на специальных налоговых режимах.  

Вся работа по учету таких товаров производится в едином рабочем месте «Учет прослеживаемых товаров».

Система позволяет отражать полный процесс работы с комиссионными товарами:

• ведение актуальной информации и условий работы с комитентами;
• регистрация договоров с комитентами;
• планирование поступления с помощью заказов комитенту;
• оформление поступления, возврата и учет комиссионных товаров отдельно от собственных;
• регистрация продаж и списаний таких товаров;
• расчет и учет задолженности по комиссионному вознаграждению;
• оформление счетов-фактур от комитентов.

Операция приема на комиссию оформляется через соглашение, где указываются условия и размер вознаграждения.

Порядок расчетов с комитентом отличается от обычной закупки: возможна оплата либо по договору, либо на основании отчетов по комиссии.

Для учета операций с комиссионными товарами используется тот же набор документов, что и при обычной купле-продаже. Система позволяет формировать отчеты комитенту о продажах или списании комиссионных товаров.

Отчет комитенту составляется на основе данных о реализованных или списанных товарах. Списание комиссионных товаров отражается автоматически при оформлении непродажных операций (например, списание, передача на внутренние нужды, использование в сборке).

Система поддерживает приобретение товаров и услуг по агентской схеме с обязательным обособлением товаров — либо «по договору с клиентом», либо «по заказу клиента».

Для оформления таких операций используются:

• договор с контрагентом с целью «Поставка под принципала»;
• соглашение об условиях продаж с операцией «Поставка под принципала».

Поставка под принципала

Индивидуальное соглашение об условиях продаж

Закупка по агентской схеме в прикладном решении оформляется использованием следующих документов:

• Заказ комитента (принципала)
• Заказ поставщику
• Приобретение товаров и услуг
• Отгрузка товаров с хранения
• Отчет комитенту (принципалу) о закупках
• Возврат товаров поставщику
• Корректировка приобретения
• Поступление безналичных ДС, Списание безналичных ДС, Приходный кассовый ордер, Расходный кассовый ордер

При оформлении закупки товаров или услуг по агентской схеме в документе приобретения в строках обязательно указывается назначение: «Договор с принципалом» или «Заказ клиента + Договор с принципалом» — в зависимости от выбранного варианта обособления. Это назначение определяет, под какой договор или заказ оформляется приобретение у поставщика.

Для уведомления комитента (принципала) о закупке товаров или работ оформляется документ «Отчет комитенту (принципалу) о закупках». В отчете указывается способ расчета и процент комиссионного (агентского) вознаграждения, которое автоматически распределяется по каждой позиции табличной части.

Отчет комитенту (принципалу) о закупках формирует задолженность комитента (принципала) перед комиссионером (агентом) за поставленные товары (услуги) и комиссионное вознаграждение. Оплата производится по стандартной схеме. В системе реализована возможность перевыставления счетов-фактур от поставщиков комитенту (принципалу). Передача товаров (услуг) оформляется документом «Отгрузка товаров с хранения», а списание и выкуп товаров — документами «Списание товаров с хранения» и «Выкуп товаров с хранения» по аналогии с ответственным хранением.