Управление персоналом и расчет заработной платы в 1С:ERP

В системе предусмотрена возможность ведения штатного расписания для формирования структуры и численности персонала предприятия. Данная функция позволяет:

• создавать унифицированную форму Т-3;
• оформлять прием и перевод сотрудников;
• автоматически определять список начислений и их размеры при приеме или переводе сотрудника;
• контролировать соответствие кадровых приказов утвержденному штатному расписанию, устанавливать размеры окладов и доплат в виде диапазона значений (от минимального до максимального значения);
• анализировать соответствие фактической расстановки сотрудников утвержденному плану;
• детализировать место работы, указывая помимо должности ее разряд или категорию;
• определять статус подразделений (создано, расформировано) и должностей (включены или исключены из штатного расписания).

Штатное расписание формируется автоматически на основании актуальной расстановки сотрудников. В случаях, когда в одном подразделении предусмотрено несколько одинаковых должностей с идентичными условиями труда, их можно объединить в одну позицию, указав нужное количество штатных единиц, включая возможность задания дробных ставок.

В системе поддерживается ведение штатного расписания как с сохранением истории изменений, так и без нее. При сохранении истории изменений статус подразделений и должностей (созданы, включены или расформированы, исключены из расписания) определяется автоматически на основе утверждённого штатного расписания и отображается в соответствующих карточках, но не подлежит ручному редактированию.

Добавление новых позиций, изменение условий или закрытие существующих должностей выполняется с помощью специальных документов.

В системе предусмотрена возможность добавления новых позиций в штатное расписание, внесения изменений в условия существующих должностей, а также закрытия позиций с помощью специальных документов.

В подсистеме предусмотрено ведение кадрового учета сотрудников (персонала). Сотрудником считается физическое лицо, с которым заключён трудовой договор согласно требованиям Трудового кодекса РФ.

Для работы с кадровыми данными реализованы следующие возможности:

• добавление новых сотрудников в информационную базу;
• оформление личной карточки сотрудника с указанием основных данных (ФИО, дата рождения, пол, номер, ИНН, СНИЛС);
• внесение дополнительных сведений в личную карточку (информация об образовании, квалификации, семейном положении, трудовой деятельности, страховании, выплатах зарплаты, налогах, а также расположение сотрудника в структуре предприятия) с возможностью перехода к заполнению каждой группы сведений через отдельные гиперссылки.

Личная карточка сотрудника — это универсальный инструмент в информационной базе, обеспечивающий полный доступ ко всем данным сотрудника, включая кадровые документы, начисления и удержания, трудовую деятельность, личную информацию и другие сведения.

Для каждого вновь зарегистрированного сотрудника доступны различные кадровые операции:

• Прием на работу — фиксируется заключение трудового договора, формируется приказ о приеме по форме Т-1. Условия приема автоматически заполняются согласно позиции штатного расписания.
• Кадровый перевод — отражаются изменения условий труда (смена должности, подразделения, графика работы, вида занятости, условий оплаты, способа расчета аванса).
• Данные на начало эксплуатации — регистрируются плановые начисления, которые затем применяются сотруднику автоматически при расчетах заработной платы с установленной периодичностью.
• Изменение оплаты труда — фиксируются изменения текущих плановых начислений, других параметров оплаты и порядка расчета аванса. Эти данные также используются для учета рабочего времени сотрудника.

В системе предусмотрена возможность регистрации различных видов начислений сотрудникам. В том числе, для учета рабочего времени могут быть отражены следующие виды начислений:

• Оплата оклада по часам — указывается размер месячной тарифной ставки (оклада) за полностью отработанный месяц
• Оплата по окладу (по часам) — аналогична оплате по окладу, но расчет ведется исходя из отработанных часов
• Оплата по часовому тарифу — указывается размер часовой тарифной ставки и расчет производится по количеству отработанных часов
• Оплата по дневному тарифу — указывается размер дневной тарифной ставки, расчет зависит от отработанных дней
• Сдельный заработок — фиксируется оплата результата (например, по часовому тарифу)

Дополнительно можно учитывать начисления в виде различных надбавок: за вредные условия труда, за выслугу лет, а также премии (например, ежемесячная премия в процентах) и другие виды выплат.

Для анализа фонда оплаты труда сотрудников как в целом по организации, так и по отдельным подразделениям предусмотрена возможность планирования ФОТ на основе назначенных плановых начислений при их установлении или изменении.

Возможности планирования фонда оплаты труда включают:

• проведение различных анализов с помощью специализированных аналитических отчетов;
• выплату аванса в процентах от тарифной ставки;
• расчет и назначение доплат за совмещение должностей или исполнение дополнительных обязанностей;
• учет совокупной тарифной ставки, которая включает процентные надбавки и другие показатели при расчете зарплаты.

Размер фонда оплаты труда сотрудника рассчитывается автоматически с учетом всех назначенных ему начислений, при этом значение может быть скорректировано вручную при необходимости.

Система поддерживает возможность массового внесения изменений в условия труда сразу для нескольких сотрудников. В частности, реализован следующий сценарий:

• Совмещение должностей — предоставляется возможность назначить сотрудникам доплату при совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объёма работы или выполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы, предусмотренной трудовым договором.
  Совмещение должностей
• Доплата до среднего заработка — позволяет назначить сотруднику доплату при временном переводе на нижеоплачиваемую работу или в других случаях, предусмотренных законодательством или коллективным договором.
• Индексация заработка — предназначена для отражения повышения зарплаты сотрудников всей организации или отдельного подразделения за счет индексации тарифных ставок (окладов) с определённого месяца.
• Изменение плановых начислений — обеспечивает регистрацию массовых изменений условий оплаты труда (плановых начислений) для группы сотрудников.
• Изменение аванса — даёт возможность массово скорректировать размер аванса для всех сотрудников организации, отдельного подразделения или произвольной группы.
• Перемещение в другое подразделение — фиксирует массовое перемещение сотрудников между подразделениями, включая обособленные, с возможностью автоматизированного формирования приказов по унифицированной форме Т-5 для каждого работника.

В системе реализована возможность отражения расторжения трудового договора с сотрудником (увольнения) и оформления соответствующего приказа по унифицированной форме Т-8.

С даты, следующей за увольнением сотрудника, ему больше не начисляется заработная плата (прекращаются все плановые начисления), и он не учитывается при формировании отчетности за периоды после увольнения.

Также предусмотрен окончательный расчет с сотрудником, который оформляется запиской-расчетом по унифицированной форме Т-61.

В этот расчет входят:

• начисление заработной платы за фактически отработанное время до дня увольнения;
• компенсация за неиспользованные дни основного и дополнительных отпусков;
• начисление выходного пособия в случаях, предусмотренных законодательством;
• формирование ведомости на выплату начисленных сумм в межрасчетный период.

После увольнения сотруднику может быть начислен сохраняемый заработок на время трудоустройства, и факт таких выплат также отражается по данным об увольнении.

Для анализа кадровых данных и фонда оплаты труда доступны различные аналитические отчеты, в том числе:

• личные карточки по форме Т-2;
• отчёты по кадровым данным;
• сведения о штатных сотрудниках;
• отчеты по уволенным сотрудникам и другие аналитические формы.

В системе автоматизировано ведение воинского учета на предприятии. Реализована запись и хранение всей необходимой информации о воинском учете сотрудников, с автоматизированным заполнением соответствующих разделов их личных карточек.

Ведется учет граждан, состоящих на специальном воинском учете, а также забронированных за организацией на период мобилизации и военное время.

Для ведения общего воинского учета доступны следующие возможности (в соответствии с методическими рекомендациями Генштаба ВС РФ):

• оформление приказов по воинскому учёту и бронированию граждан, пребывающих в запасе;
• создание плана работ по осуществлению воинского учета и бронирования;
• фиксация расписок о приеме от сотрудников документов воинского учета;
• хранение сведений о гражданах, подлежащих воинскому учету;
• учет изменений семейного положения, образования, структурного подразделения, должности и места жительства сотрудников;
• формирование списков граждан, пребывающих в запасе, для сверки учетных данных;
• ведение сведений о гражданах мужского пола 15–16 летнего возраста;
• учет граждан, стоящих и не стоящих (но обязанных состоять) на воинском учете.

Для специального воинского учета по забронированным сотрудникам реализованы различные отчетные формы по нормативным требованиям (например, отчет Форма № 6 о численности забронированных и работающих граждан).

Доступны аналитические отчеты для контроля и анализа:

• анализ карточек воинского учета;
• отслеживание изменений личных данных;
• отчеты по принятым и уволенным военнообязанным сотрудникам и др.

Использование этих отчетов помогает поддерживать актуальные сведения о военнообязанных и сотрудниках призывного возраста.

Для мониторинга кадров, подлежащих призыву, используется отчет «Призывник».

В системе поддерживается ведение специального воинского учёта для отдельных категорий сотрудников (например, летного состава, плавсостава и других специалистов), и отражать их наличие в отчетах по бронированию.

Для анализа численности и структуры сотрудников и забронированных граждан имеются отчеты:

• «Численность работающих и забронированных граждан» (Форма № 6)
• «Донесение о количестве граждан в запасе» (Форма № 11/МУ) — для данных о численности и проценте забронированных, а также приписанных к войскам
• «Анализ обеспеченности трудовыми ресурсами» — для оценки обеспеченности кадрами на период мобилизации и военное время

В системе реализована возможность ведения учета рабочего времени сотрудников, что позволяет формировать табель по унифицированной форме Т-13 и автоматически рассчитывать повременную оплату труда.

При приеме на работу или кадровом перемещении каждому сотруднику назначается график работы — общий или индивидуальный. Для конкретного месяца может быть установлен индивидуальный график.

Отклонения фактического времени от планового фиксируются в табеле учета рабочего времени, что дает возможность учитывать их при расчете начислений за периоды отклонений.

Для учета рабочего времени штатных сотрудников используются графики работы:

• общий график устанавливается при приеме или кадровых изменениях;
• индивидуальные графики назначаются персонально сотруднику.

Заполнение графиков работы осуществляется на основе федерального или регионального производственного календаря, с учетом вечерних и ночных часов, возможностью формирования графиков неполного рабочего времени или графиков суммированного учета.

Для анализа данных по учету рабочего времени используется отчет «Табель учета рабочего времени» (Унифицированная форма Т-13).

В системе поддерживается регистрация различных видов начислений по сотрудникам. 

Предусмотрены типовые виды начислений:

• повременная и сдельная оплата труда;
• премии и вознаграждения;
• стимулирующие выплаты, доплаты, надбавки, компенсации;
• оплата отпусков и больничных;
• выплаты по командировкам и другие.

Для каждого вида начисления можно указать особенности учета при расчете среднего заработка, НДФЛ и страховых взносов. Список начислений при необходимости дополняется.

Назначения начислений отражаются в специализированных документах:

• оплата больничных (в том числе по профзаболеваниям), отпусков, командировок;
• начисления за совмещение, стимулирующие выплаты, премии и др.;
• фиксация неявок и простоев.

Расчет начислений возможен по разным параметрам:

• по тарифной ставке (месячной, дневной, часовой);
• сдельно за фактический период;
• фиксированной суммой;
• по среднему заработку (например, при отпуске или больничном);
• как доплата до среднего заработка и др.

В системе можно оформлять начисления и выплаты, которые осуществляются не через кадровые, а через специальные документы. Это включает:

• ежегодные и разовые премии сотрудникам;
• материальную помощь (в том числе по особым случаям, например, при рождении ребёнка);
• разовые доходы, не связанные с оплатой труда, например компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях.

В 1С:ERP можно отражать различные виды удержаний:

• страховые взносы (в государственный и негосударственный пенсионные фонды);
• профсоюзные взносы;
• плановые удержания по исполнительным документам суда или соглашениям об уплате алиментов.

Удержания рассчитываются разными способами:

• фиксированной суммой;
• процентом от заработка или прожиточного минимума;
• долей от заработка или прожиточного минимума.

Также система позволяет учитывать отсутствие сотрудников на рабочих местах различными специализированными документами:

• отпуска (основной, дополнительный, оплачиваемый учебный);
• больничные листы (по болезни, травмам, беременности, уходу за ребенком);
• командировки;
• отпуск по уходу за ребенком (до 1,5 или 3 лет), назначение соответствующего пособия;
• отпуск без сохранения зарплаты (за свой счет, дополнительный учебный отпуск без оплаты);
• отпуск по среднему заработку (например, исполнение гособязанностей, сдача крови);
• прогул или неявка по невыясненной причине.

В 1С:ERP реализован универсальный инструмент для расчёта заработной платы и учета резервов по отпускам в соответствии с учетной политикой компании.

Основные возможности:

• Расчет зарплаты штатных сотрудников, включая оплату по договорам ГПХ, удержания (по исполнительным листам, страховым взносам, займам, НДФЛ), начисление страховых взносов.
• Начисление зарплаты и взносов производится по итогам месяца соответствующим документом, с возможностью одновременного начисления премий.
• Зарплата и страховые взносы могут относиться на различные статьи затрат и автоматически распределяться по правилам, заданным для аналитики расходов.
• Зарплата передаётся в оперативный и бухгалтерский учёт с помощью документа «Отражение зарплаты в финансовом учете», формирующего все необходимые проводки.
• Поддерживается расчет и учет как сдельной, так и повременной оплаты труда.

Работа с выработкой и распределением оплаты:

• Нормативная стоимость работ фиксируется по показателю «Сдельный заработок» (документ «Выработка сотрудников»).
• Зарплата сотрудников может относиться на партии производства, что позволяет точно калькулировать себестоимость продукции.
• При повременной оплате возможна выборка по количеству выполненных работ или по длительности.

Резервы по отпускам:

• Учет обязательств по предстоящим отпускам обязателен (кроме субъектов малого предпринимательства).
• Параметры учета резервов задаются в учетной политике (метод обязательств/нормативный метод).
• Начисление осуществляется регламентной процедурой по закрытию месяца («Начисление оценочных обязательств по отпускам» с формированием проводок).
• Списание резервов выполняется документом «Отражение зарплаты в финансовом учете».

Отчётность и особенности:

• Программа поддерживает распределение всех расчетов с сотрудниками по статьям затрат и видам аналитики.
• Весь учет может быть организован под специфику предприятия через гибкие настройки системы.

После расчета начислений и удержаний программа формирует сумму, подлежащую выплате каждому сотруднику. Для этого автоматически создаются зарплатные ведомости с нужными списками сотрудников и печатными формами.

Зарплата может быть выдана:

• на карточку в рамках зарплатного проекта;
• на произвольный банковский счет;
• через кассу;
• через раздатчика (например, руководителя подразделения).

Выплата возможна по авансу, итоговой зарплате, отпускным, материальной помощи, командировочным и другим межрасчетным начислениям.

Система поддерживает учет депонентов: депонирование, выплату и списание депонированной зарплаты с помощью соответствующих документов и формирует отчет «Книга учета депонентов».

В системе реализован учет выданных сотрудникам займов и займов, полученных от физических лиц. Заем может быть выдан и погашен единовременно или поэтапно (траншами), обычно через удержания из зарплаты. Возможна самостоятельная оплата займа сотрудником.

Возможности учета:

• регистрация условий займа (сумма, ставка, сроки, порядок погашения, налогообложение материальной выгоды);
• отражение выдачи займа целиком или траншами;
• изменение условий договора (сумма, ставка, график, отсрочки);
• регистрация возврата займа;
• автоматический расчет процентов, материальной выгоды и НДФЛ на основе фактического остатка долга.

Для займов, получаемых организацией от физлица, договор регистрируется в разделе «Казначейство», а физлицо заносится в справочник контрагентов. Начисление НДФЛ происходит через соответствующий документ в зарплатном модуле.

В системе реализован учет доходов, начисление обязательных страховых взносов и подготовка необходимой отчетности.

Основные возможности:

• Учет и регистрация уплаты страховых взносов во внебюджетные фонды с разделением по видам платежей.
• Расчет НДФЛ с использованием классификатора видов доходов; автоматический учет стандартных, имущественных и социальных вычетов (в т.ч. по добровольным пенсионным взносам).
• Перерасчет и возврат излишне удержанного НДФЛ, а также корректировка данных по доходам и отражение доходов, не связанных с зарплатой.
• Формирование и сдача отчетности по НДФЛ и сведения для персонифицированного учета в ПФР.
• Отчеты можно подготавливать в бумажном и электронном виде.
• Доступно рабочее место «Квартальная отчетность в ПФР» для комплексного формирования, проверки и отправки отчетности через сервис «1С-Отчетность».