Управление продажами в 1С:ERP

Для удобной регистрации стандартных условий продажи, которые применяются к различным сегментам партнеров (например, оптовым клиентам, дистрибьюторам, сетевым магазинам), используются типовые соглашения с клиентами. 

С их помощью можно настроить:

• ценовые условия (цены, скидки);
• финансовые условия (валюта, график и форма оплаты, порядок расчетов);
• логистические параметры (выбор склада отгрузки, сроки поставки);
• дополнительные параметры (организация, сегменты клиентов и ассортимента).

Типовые соглашения подходят для массового применения и позволяют создать разные варианты под различные группы товаров или клиентов. Основная функция таких соглашений — автоматический контроль выполнения заданных условий при каждой продаже. Статусы типовых соглашений устанавливаются вручную или автоматически для удобства управления.

Индивидуальные условия продажи

Для клиентов с особым порядком сотрудничества можно создавать индивидуальные соглашения. Такие соглашения фиксируют уникальные условия для конкретного клиента — они могут быть сформированы на базе типового соглашения, но при необходимости дополняются или изменяются. В индивидуальных соглашениях можно уточнить организацию, контрагента, склад, график оплаты и другие параметры, если они не заданы стандартными правилами.

Процесс работы с индивидуальным соглашением также сопровождается установкой соответствующих статусов, отражающих этапы согласования и действия.

Контроль соблюдения правил

Система автоматически следит за выполнением всех условий продажи. Продажа с отклонением от установленных соглашением правил возможна только после дополнительного согласования с руководством или ответственными сотрудниками. Для этого предусмотрен бизнес-процесс «Согласование соглашений с клиентами».

Договоры с клиентами

Для фиксации сведений о конкретных юридических документах в системе ведутся договоры с клиентами. Такой учет возможен независимо от использования соглашений, и каждый договор заключается между вашей организацией и контрагентом. Управление договорами также реализовано с помощью статусов, отражающих состояние работы с договором.

В системе реализована возможность задавать различные виды цен на товары. Для каждого типа цены можно определить валюту, правила расчёта, методы округления и другие параметры. Поддерживается ведение цен с детализацией по номенклатуре, ее характеристикам и сериям, а также по упаковкам. Если товар учитывается по характеристикам, допускается установить одну цену для всех вариантов этой номенклатуры. Система поддерживает как общие, так и индивидуальные виды цен, которые могут быть назначены для определённых складов, форматов магазинов, партнеров или соглашений.

Для каждого вида цен можно настроить собственные правила расчёта.

Доступна настройка способов определения цен:

• на основе информации из базы (например, средняя закупочная цена за прошлый месяц);
• с помощью произвольных формул (например, «Оптовая цена для продукции»).

Назначение алгоритмов возможно как для всех товаров, так и для отдельных ценовых групп, для которых можно задать индивидуальные формулы расчета с помощью конструктора формул.

Используя данные информационной базы, можно, например, определять минимальную рыночную цену, анализируя зарегистрированные в системе цены конкурентов и поставщиков.

При продаже товаров можно устанавливать диапазон допустимых цен, задавая минимальную и максимальную цену реализации, а также фиксировать максимальную закупочную стоимость, которую нельзя превышать.

Расчёт цен продажи может исходить из цен поставки с применением установленных наценок.

В системе реализована возможность назначения как ручных, так и автоматических скидок и наценок. Такие условия могут применяться как в оптовых, так и в розничных продажах.

Скидки и наценки могут предоставляться:

• конкретному клиенту по индивидуальному соглашению либо группе клиентов по типовому соглашению;
• по предъявлению определённого вида карты лояльности;
• при продажах с определённого склада или магазина.

Доступны различные типы скидок и наценок — процентные, суммовые, а также бонусные скидки (в виде подарков или дополнительных товаров «в количестве»). Например, при покупке четырёх товаров пятый предоставляется бесплатно, или в подарок добавляется другой товар при покупке определённого ассортимента.

Скидки и наценки могут быть назначены по определённым сегментам номенклатуры или отдельным товарам, а также уточнены по ценовым группам.

В программе предусмотрены различные схемы предоставления скидок и наценок: за разовый объем продаж, форму оплаты, время совершения покупки и другие условия.

Скидки и наценки могут быть объединены в группы, для которых настраиваются правила совместного применения:

• минимум — применяется минимальное значение;
• максимум — применяется максимальное значение;
• сложение — значения суммируются;
• умножение — скидки/наценки применяются последовательно;
• вытеснение — действует только скидка/наценка с наивысшим приоритетом.

Возможны ограничения для ручных скидок/наценок: лимиты могут устанавливаться для конкретных пользователей, клиентов или ценовых групп.

Также предусмотрена возможность загружать в систему новые виды скидок и наценок с произвольными условиями посредством дополнительных внешних обработок.

Для оформления предложения о покупке товаров с указанием всех необходимых условий в системе используется документ «Коммерческое предложение клиенту». Благодаря этому документу можно зафиксировать процесс предварительных переговоров и взаимодействия с покупателем.

В коммерческом предложении отражаются все цены, условия оплаты и поставки — они определяются в рамках соответствующего типового или индивидуального соглашения с клиентом. Управление процессом согласования коммерческого предложения осуществляется через статусы документа.

Окончательное согласование фиксируется в системе на основании подтверждения клиента. В процессе обсуждения коммерческого предложения может быть предоставлена дополнительная скидка или снижена цена, чтобы учесть интересы покупателя.

Работа с коммерческими предложениями подразумевает возможность многократного пересмотра условий: если клиент не согласен с первым вариантом предложения, на его основе можно подготовить новую, скорректированную редакцию документа.

Для фиксации предварительной договорённости с клиентом по поставке товаров, а также порядка и сроков оплат в системе используется документ «Заказ клиента». 

Этот инструмент позволяет:

• назначать ручные и автоматические скидки или наценки;
• определить вариант обеспечения товара;
• резервировать товар на складе;
• отслеживать наличие товара и ожидаемые поступления;
• планировать даты отгрузки;
• составлять график оплат (даёт возможность планировать поступление выручки, контролировать соблюдение сроков оплаты клиентом, выявлять просроченную задолженность);
• выставлять счета клиентам (печать заказа или ведение учета выписанных счетов).

Выполнение заказа контролируется через специальные статусы и состояния, которые автоматически отражают текущий этап работы по заказу.

Менеджер в любой момент может получить полную информацию по заказу: этапы и способ оплаты, текущее состояние платежей (с учётом просроченных), а также факт отгрузки.

В списке заказов отображается срок исполнения — это дата, к которой необходимо выполнить обязательства по заказу.

Можно отдельно отследить состояние обеспечения заказа (наличие и доступность товаров) и выполнение самого заказа.

Если заказ создаётся на основе коммерческого предложения, эти данные автоматически переносятся. Заказ также может быть сформирован по итогам сделки с клиентом или задания торговому представителю.

Система автоматически контролирует соответствие заказов условиям соглашений с клиентом. В случае отклонения допустимо согласование заказа с помощью специального бизнес-процесса — при этом задачи по согласованию отправляются ответственным лицам, и заказ утверждается только после одобрения.

Система позволяет изменять и уточнять назначение товаров, которые были выделены и зарезервированы специально под конкретный заказ (например, под заказ клиента или заказ на перемещение).

При проведении корректировки назначения товаров доступны следующие операции:

• резервирование товара под заказ из свободных остатков на складе;
• перераспределение резерва между заказами, снятие резерва с одного заказа и перенос на другой;
• снятие избыточного резерва с одного или нескольких заказов;
• полное снятие индивидуального резерва с отдельных заказов.

Постоянным клиентам предоставляется доступ в личный кабинет с использованием индивидуального логина и пароля, где отображаются только их собственные данные и заказы. 

Это позволяет клиенту самостоятельно выполнять следующие задачи:

• редактировать свою контактную информацию, данные контактных лиц, контрагентов и банковские реквизиты;
• оформлять заказы и отслеживать их выполнение;
• просматривать печатные формы документов по своим заказам (счета, накладные, счета-фактуры и др.);
• регистрировать расхождения;
• оформлять возвраты товаров;
• вносить данные о продаже товаров, полученных на комиссию;
• создавать и отслеживать претензии;
• формировать планы закупок или планы продаж для поставщика;
• просматривать задолженность по оплатам и отгруженным товарам.

Для оформления операций по продаже товаров и сопутствующих услуг используется документ «Реализация товаров и услуг».

В процессе отгрузки выполняются следующие задачи:

• оформление накладных на ордерном складе после выполнения отбора товаров по расходным ордерам;
• оформление расходных ордеров по нескольким распоряжениям на отгрузку, в том числе на разные организации и для разных клиентов;
• контроль расхождений между складским и финансовым учетом, доступный для менеджеров, кладовщиков и бухгалтеров;
• контроль статуса отгрузки и оформления накладных по заказам.

Товары могут быть отгружены по одному или нескольким заказам сразу, с нескольких складов. По результатам отгрузки формируются необходимые печатные формы, такие как ТОРГ-12, М-15, счет-фактура и др.

Если фактическая отгрузка товара и оформление накладной происходят раздельно, то сначала регистрируется расходный ордер на товары на основании данных документа реализации. Для фиксации факта оказания услуг или выполнения работ используется документ «Акт выполненных работ». Можно также оформить акт на передачу товаров.

При передаче товаров на ответственное хранение с правом их дальнейшей реализации используются следующие документы:

• соглашение и договор с хранителем;
• заказ на передачу товаров на хранение;
• передача товаров хранителю;
• выкуп или списание товаров у хранителя.

Система поддерживает анализ стоимости товаров на хранении и учёт себестоимости по сериям переданной продукции.

Корректировка документов после отгрузки

Программа позволяет корректировать уже оформленные документы отгрузки и отслеживать все этапы внесения изменений, даже если по данным документам уже сдана регламентированная отчетность.

Варианты корректировки реализации включают:

• исправление ошибок;
• корректировку по взаимному согласованию с клиентом.

Возникшие при корректировке расхождения могут быть обработаны разными способами:

• списаны на расходы (например, при порче товара по нашей вине во время транспортировки);
• уменьшить реализацию или отразить при инвентаризации (например, клиенту поступило меньше товара, часть нужно найти при проверке остатков);
• увеличить реализацию или учесть при инвентаризации (например, клиент получил больше товара и согласен оплатить разницу);
• отразить как прочие доходы (если клиенту поступило больше товара, чем было указано в документах, и он готов оплатить излишки).

В системе предусмотрена возможность оформления возврата товаров от клиента и замены возвращаемых товаров.

Работа с возвратами включает следующие операции:

• возврат от клиента — сумма возвращённого товара может быть учтена при взаиморасчётах в счёт оплаты других продаж;
• возврат от комиссионера — возможен в любой момент: как до получения отчёта о продажах комиссионером, так и после регистрации реализации у комиссионера;
• возврат от розничного покупателя — оформляется, если товар возвращён после закрытия смены и кассовой книги.

Для учёта возвратов можно оформлять заявки на возврат товаров. Заявка может быть создана как на основании данных по реализации, так и без ссылки на конкретную продажу. Управление статусами заявок позволяет отслеживать их этапы обработки.

Процедура фактического поступления возвращённых товаров на склад зависит от используемой схемы складского учёта:

• при ордерной схеме документооборота процесс выписки накладной и фактический приём товара разделены — возврат регистрируется приходным ордером;
• при отсутствии ордерной схемы фактическое поступление возвращённых товаров оформляется непосредственно накладной.

В системе реализована возможность организации доставки товаров клиенту.

Доступны несколько способов доставки:

• Самовывоз — клиент самостоятельно забирает товар с нашего склада;
• Доставка до клиента — товар доставляется нашими силами по указанному адресу и в согласованное время;
• Доставка силами перевозчика — транспортировку осуществляет сторонний перевозчик: он может забрать товар с нашего склада и доставить клиенту, либо мы сами передаём товар перевозчику для дальнейшей доставки.

Информация о доставке фиксируется в документах продажи, которые становятся основанием для автоматического формирования задания на перевозку.

Задания на перевозку можно отслеживать по статусам, контролировать этапы выполнения, а также учитывать различные параметры: зону доставки, оптимальный маршрут объезда, грузоподъемность транспорта. Зоны доставки могут быть сгруппированы по регионам и районам для повышения эффективности логистики.

В системе предусмотрены:

• печать маршрутных листов и сопутствующих документов для клиентов и перевозчиков;
• оформление сложных доставок (например, часть товара забирает клиент, остальное доставляется);
• создание поручений экспедитору.

В системе реализована поддержка комиссионных продаж на стороне комитента. 

Доступны следующие возможности:

• использование типовых и индивидуальных правил передачи товаров на комиссию;
• контроль полномочий на отклонение от установленных правил при оформлении документов передачи на комиссию;
• регистрация договоров с комиссионерами;
• выставление коммерческих предложений комиссионерам;
• оформление и согласование взаимных обязательств в заказе комиссионера;
• регистрация передачи товаров на комиссию в складском и финансовом учете;
• регистрация отчетов комиссионера о продажах и списании полученных товаров;
• выставление счетов по итогам отчетов комиссионера;
• оформление возврата товаров и согласование условий возврата с комиссионером;
• ведение расчетов с комиссионером — как в целом по договору, так и детально по каждому отчету;
• анализ состояния расчетов, контроля задолженности и сроков исполнения финансовых обязательств комиссионером.

Система поддерживает розничную торговлю с возможностью регистрации торговых точек, назначения цен и автоматических скидок, печати ценников и этикеток, а также оформления возвратов. Продажи фиксируются через кассы ККМ (онлайн и офлайн), включая рабочее место кассира для приема оплат, оформления чеков и управления кассовой сменой.

Реализована поддержка бонусных программ лояльности и подарочных сертификатов, которые можно продавать и принимать в оплату. Для анализа доступны отчёты по розничным продажам.

В системе автоматизирована дистанционная торговля (интернет-магазины, продажи по каталогам) с интеграцией заказов через сайт, распределением задач между сотрудниками и автоматическим учётом оплат (интеграция с ЮKassa). Для сборщиков, курьеров и диспетчеров предусмотрены мобильные рабочие места и контроль расчётов с использованием виртуальных касс.

Система обеспечивает интеграцию с государственными ИС в соответствии с законодательством:

• ЕГАИС — для алкогольной продукции;
• ГИСМ — для меховых изделий;
• ВетИС (Меркурий) — для продукции животноводства;
• ИС МОТП — для табачной продукции;
• ИС МП «Честный Знак» — для маркировки и прослеживания товаров.

Для компаний с несколькими юридическими лицами автоматизированы все процессы движения товаров между организациями.

Поддерживаются:

• межфирменная передача товаров, включая автоматическое заполнение документов на основании продаж и возвратов;
• оперативная реализация товаров других организаций с последующим оформлением передачи;
• различные схемы и правила межфирменных операций (в том числе для комиссии);
• межфирменный возврат, в том числе возвраты от клиентов;
• контроль остатков с учётом межфирменных операций;
• оформление сделок через посредника (непрямые расчёты);
• гибкие механизмы взаимозачёта оплат между организациями;
• работа в рамках договоров между организациями.

Сервис «Прогнозирование продаж» автоматически формирует прогнозы на основе накопленной истории продаж в 1С:ERP, используя современные методы, включая машинное обучение. Системе передаются данные о продажах и характеристиках товаров, а результаты загружаются в виде планов продаж — для дальнейшего планирования закупок и производства.

Преимущества:

• Сокращение случаев out-of-stock и упущенных продаж
• Снижение товарных остатков и повышение оборачиваемости

Как это работает:

1. Из 1С:ERP выгружаются данные в сервис, где строится прогноз по выбранным сценариям и видам планов.
2. Прогнозы автоматически загружаются обратно в 1С в виде документов «План продаж по номенклатуре».
3. Реализовано гибкое управление настройками, периодичностью и составом прогнозируемых данных.

Подключение сервиса осуществляется прямо из 1С с помощью мастера, через учетные данные или по подписке ИТС. Для пользователей доступно интегрированное рабочее место аналитика: можно настраивать сценарии, выгрузку данных, анализировать сравнение план-факт и просматривать динамику продаж. Сервис позволяет создавать разные сценарии прогнозирования, анализировать результаты, формировать отчёты и контролировать актуальное выполнение планов по продажам.